Dar sentido a la información

“Obtener la información adecuada en el momento oportuno, a través de profesionales idóneos”. Estos son los requisitos que según un estudio recientemente elaborado por KPGM (1) precisa una empresa para alcanzar la excelencia en la función financiera; y que yo me atrevo a decir que se puede hacer extensible a toda la operativa empresarial.

Pero para alcanzar estos objetivos el estudio reconoce la necesidad de contar con profesionales que dispongan de habilidades para entender las implicaciones de la información del negocio.

Y es que son muchas las empresas que para dar respuesta a sus necesidades de información realizan inversiones considerables en soluciones de inteligencia empresarial o “business intelligence” con las que recopilar información que ayude a los responsables empresariales a tomar mejor sus decisiones. Pero el problema con el que habitualmente se encuentran es que sus sistemas y procesos de business intelligence no cumplen los objetivos previstos. Y es que invertir en business intelligence no sirve de nada si no se cuenta con los profesionales adecuados para analizar e interpretar la información y convertirla en acciones bien definidas para los responsables del negocio.

A la conclusión a la que finalmente llegan desde KPGM es la necesidad que las empresas tienen de llevar a cabo acciones bien definidas para:

1. Entender verdaderamente lo que genera valor para la empresa.
2. Simplificar las estructuras de datos y los sistemas y procesos integrales para ofrecer “inteligencia empresarial” puntual, fiable y de calidad.
3. Mejorar la capacidad de identificar los riesgos empresariales, y utilizar la información para ayudar a los responsables de la entidad a gestionar dichos riesgos de una forma más adecuada.

En todas estas acciones, la aportación de los profesionales de la información y la documentación puede ser una contribución clave para la consecución de los objetivos.


Notas:
(1) Jochen R. Pampel, Rodger Hill (2009). La excelencia en la función financiera: más allá de la supervivencia. Madrid: KPMG

La situación actual del documentalista dentro de la empresa aragonesa

El pasado 21 de mayo dentro de las XI Jornadas Españolas de Documentación FESABID 2009, se celebró el foro “Los documentalistas aragoneses: los que están en Aragón y los que están fuera. Conocernos para colaborar”, organizado por ANABAD ARAGÓN.

El documentalista en la empresa

Desde CEPYME ARAGÓN presentamos una de las tres ponencias que articulaban el Foro, y que llevaba por título “El documentalista en la empresa”, y con la que se intentó presentar la situación en la que se encuentra la profesión dentro de la Comunidad Autónoma aragonesa, y para ello se plantearon una serie de interrogaciones:

1.- ¿Quiénes somos los documentalistas aragoneses?

Esta fue la primera de las preguntas a las que se intentó buscar respuesta y para ello se presentaron los datos que ofrecía el directorio de centros y servicios de información y documentación elaborado en 1996 por Isabel Ubieto, Ana Sánchez Casabón y Antonio Paulo Ubieto (1), así como el Directorio de Centros de Documentación elaborado por el Grupo de Trabajo de Documentación promovido desde ANABAD ARAGÓN.

Según este último directorio, la mayoría de los centros de documentación aragoneses dependen de la Administración Pública, y en cuanto a los privados pertenecen a medios de comunicación, entidades financieras, asociaciones empresariales y sindicales, u ONGs.

2.- ¿Quiénes se encargan de gestionar la información y la documentación en las empresa aragonesas?

Para dar respuesta a esta pregunta, se utilizó los datos de una investigación realizada desde la Universidad de Zaragoza durante los años 2003 y 2004, que tenía por finalidad conocer los hábitos y costumbres informativas de los empresarios aragoneses (2).

Según dicho estudio el 74% de las empresas aragonesas cuentan con departamentos relacionados con la información y documentación, siendo los departamentos concretos encargados de gestionarlas el de Documentación (28%), Información (21%), Comunicación (20%), Marketing (16%) y Relaciones Humanas (15%)

Para los autores de este estudio, los servicios de información y documentación dentro de las empresas aragonesas, aún estando en auge, todavía están en un estado incipiente de desarrollo.

3.- ¿Qué ofrecemos como colectivo a las empresas?
Utilizando algunas de las características reseñadas por José Antonio Merlo (3) como propias de los profesionales de la información, se hizo una aproximación a lo que los documentalistas como colectivo ofrecemos a las empresas:

• Una profesión delimitada: Las aptitudes o competencias profesionales están definidas de manera excelente en documentos como el Euroreferencial en Información y Documentación, auténtico catálogo de perfiles y tareas.
• Una profesión formada, ya que contamos con una oferta formativa muy amplia, tanto reglada como extrauniversitaria
• Una profesión informada, disponiendo de una variedad aceptable de revistas profesionales que cubren la mayoría de los campos de interés profesional.
• Una profesión multidisciplinar, así desde dentro de nuestro oficio se pueden incluir desde quienes leen escrituras antiguas, hasta gestores de contenidos web, lo que se refleja en la variedad de denominaciones que se han ido generando para referirse a las actividades que van asumiendo los profesionales de la información: Archivero, Bibliotecario, Documentalista, Gestor de información, Gestor de contenidos, Gestor de conocimiento, Infonomista, Experto en información, Arquitecto de información, Analista de información, Experto en vigilancia empresarial, Formador de usuarios, Indizador, Catalogador …
• Una profesión cambiante y adaptada al cambio.

También se analizaron los conceptos sobre los que se apoyaban las campañas promocionales de la profesión dirigidas a las empresas:

• Poder
• Tiempo
• Rentabilidad Empresarial (dinero)

4.- ¿Nos demandan las empresas?

Tras analizar lo que nosotros ofrecemos, planteamos si las empresas aragonesas nos estaban demandando, para lo que nos servimos de los datos que nos facilitaron desde el portal de información y orientación profesional para la búsqueda de empleo de CEPYME ARAGÓN Inforienta.

En Inforienta, diariamente recopilan las ofertas de empleo que aparecen publicadas en diferentes fuentes (INAEM, Empleo Público Aragón, Heraldo de Aragón, Heraldo Digital, Infojobs, Laboris, Infoempleo, Servicios de colocación CEPYME (AIL-PISL), otros (Aragónempleo, CIPAJ, Empleados, Huesca Empleo, etc), disponiendo en la actualidad una base de datos histórica con 43519 ofertas desde el año 2006 hasta la fecha.

Pues bien según la información facilitada por este servicio se comprueba que raramente las empresas aragonesas demandan a profesionales de la información (archiveros, bibliotecarios y documentalistas). Comprobándose por otra parte una clara indefinición de nuestro perfil en las ofertas de trabajo, pues suele ser habitual solicitar otro tipo de profesionales para la realización de tareas que estarían dentro de nuestro ámbito competencial, como al revés, solicitar documentalistas para cubrir puestos que no está claro que seamos nosotros quienes debemos cubrirlos.

5.- ¿Por qué no nos demandan las empresas?
Ante esta realidad se planteó cuales pueden ser las causas por las que las empresas aragonesas no están demando a los profesionales de la información en la medida que se podría esperar, máxime comparando con lo que está ocurriendo en otros territorios nacionales:

• ¿La reducida dimensión de sus empresas, con un tejido empresarial formado mayoritariamente por microempresas?
• ¿Una cultura empresarial poco propicia a reconocer el valor de la documentación y la información?
• ¿El desconocimiento de nuestra profesión y de nuestras capacidades?
• ¿La imagen obsoleta y tópica de los bibliotecarios / documentalistas?
• ¿La competencia de otros profesionales que ejercen nuestras funciones?
• ¿No ofrecemos los productos que verdaderamente necesitan las empresas?

Finalmente, se dieron una serie consejos para trabajar en una empresa como documentalista fruto de mi propia reflexión personal, y por lo tanto completamente subjetivos, y que fueron los siguientes:

1. ¡¡Créetelo!! Ten confianza
2. Oír, ver… y actuar
3. Busca alianzas en el interior de la empresa
4. Se competente en tu trabajo
5. Crea tu “marca” profesional
6. Promociónate
7. Innova y adáptate al cambio continuo

Notas:

1.- Ubieto Artur, M.I.; Sánchez Casabón, A.I.; Ubieto Artur, A.P. (1996) El sistema de información aragonés: centros y servicios de información y documentación
2.- Ubieto Artur, M.I.; Sánchez Casabón, A.I. (2007). “Las empresas en la sociedad de la información”. En: Revista Española de Documentación Científica, 30 (1), 91-105. Accesible en: http://redc.revistas.csic.es/index.php/redc/article/view/370/374
3.- Merlo-Vega, José-Antonio (2006). "La profesión de archivos, bibliotecas y centros de documentación". En: La profesión de archivos, bibliotecas y centros de documentación. Jornada estratégica de revitalización. Bilbao: Aldee, 21 de septiembre de 2006. Accesible en: http://eprints.rclis.org/7266/1/Bilbao210906.pdf

Congresos, comunidades de prácticas, buscadores, repositorios…

La pasada semana acudí a las XI Jornadas Españolas de Documentación FESABID 2009, la cita bianual imprescindible para los profesionales de la información y la documentación, por lo que durante estos días no se ha actualizado el blog. En este post voy a dar entrada a una serie de novedades reseñables que se han producido en estos pasados días.

1.- FESABID 2009

La primera de ellas la celebración de las propias FESABID 2009. Para conocer como han transcurrido, desde la propia sede web del congreso se pueden consultar las actas , enlaces a
video-resúmenes y presentaciones, los comentarios que se hicieron antes, durante y después del congreso en Twitter …

Además a través de los distintos servicios 2.0 se pueden descargar videos, presentaciones y fotos

2.- Nueva comunidad de prácticas del SEDIC
Desde SEDIC y tras el éxito cosechado el año pasado con la comunidad de prácticas “Web social para profesionales de la información” se nos propone una nueva actividad completamente gratuita: “Promoción de servicios de información en las redes sociales: cómo difundir nuestros servicios en la web social”

Esta nueva comunidad de prácticas se desarrollará online, a través del blog http://comunidad20.sedic.es/ desde el próximo 4 al 27 de junio de 2009.

El objetivo fundamental es aprender las técnicas necesarias para publicitar nuestros servicios de información y los servicios que en ellos se prestan a través de las redes sociales desde tres puntos de vista: la promoción de servicios mediante el marketing viral, de sitios web mediante el posicionamiento y la promoción de la imagen institucional.

La duración de la actividad será de tres semanas y media, durante las cuales los tutores irán publicando los contenidos en el blog de la comunidad, en forma de entradas. Las personas inscritas en la Comunidad podrán participar con comentarios a dichas entradas. Aquellos que no estén inscritos podrán igualmente consultar los contenidos publicados, que serán públicos y estarán disponibles una vez finalizada la actividad. La comunidad de prácticas no es un curso de formación, sino una experiencia de aprendizaje colectiva en la que el conocimiento se transmite en ambas direcciones y donde los tutores son simplemente los guías que marcan el camino.

La coordinación correrá a cargo de Natalia Arroyo Vázquez y Luis Rodríguez Yunta


3.- Wolfram/Alpha un nuevo motor de búsqueda

Todos estamos acostumbrados a realizar búsquedas de información a través de buscadores tradicionales como Google, en los que si por ejemplo buscamos el término “Zaragoza” obtenemos como respuesta una larga lista de enlaces a páginas web que contienen información sobre Zaragoza: el ayuntamiento de Zaragoza, la entrada en Wikipedia al término Zaragoza, la página oficial del Real Zaragoza…

Wolfgram Alpha () nos propone un nuevo modelo de buscador, en el que no se ofrece una lista de enlaces sino los datos factuales, textuales y gráficos sobre las preguntas que se le hacen.

Así, si realizamos mediante Wolfgram Alpha la búsqueda por el término “Zaragoza” la respuesta que obtendremos será una página con los principales datos de nuestra ciudad: número de habitantes, su localización geográfica (incluidas las coordenadas y su imagen por satélite), datos climatológicos, distancia a otras ciudades…

Aunque todavía está en sus fases iniciales de desarrollo este buscador muestra la evolución hacía buscadores orientados a satisfacer nuestras necesidades concretas de información.

4.- Un nuevo repositorio digital
Desde el 19 de mayo entró en funcionamiento el Repositorio Digital de la UPF (e-Repositorio), que recoge, difunde y preserva la producción intelectual en formato digital que resulta de la actividad académica e investigadora de la Universitat Pompeu Fabra, las revistas científicas y las publicaciones institucionales.

En la primera fase, el contenido del repositorio estará formado por documentos recolectados (depositados en los repositorios consorciados ya operativos) y por documentación institucional, repartido en diferentes colecciones: Revistes científicas, Tesis, Papeles de trabajo y Publicaciones institucionales.

Diferencias entre un Gestor Documental y un Archivo Electrónico

En el anterior post recogíamos la definición de archivo electrónico , en este señalaremos las diferencias que existen entre un archivo electrónico y un gestor documental.

Los Sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos (SGDE), también llamados Gestores Documentales son herramientas que facilitan la creación, edición y compartición de documentos electrónicos generados como resultado de la operativa de la unidad organizativa, permitiendo a los usuarios modificarlos y borrarlos. En otras palabras, manejan documentos “vivos” que pueden cambiar como resultado del trabajo diario.

En un Gestor Documental pueden conservarse distintas versiones de un mismo documento, mantener duplicados, así como almacenar cualquier documentación de apoyo que se considere oportuno para la tramitación.

Sólo cuando el documento electrónico alcanza su versión definitiva y no se permiten nuevas modificaciones, se ingresa en el sistema de archivo electrónico, que se ocupará de su custodia y conservación. Una vez en el archivo electrónico, el documento podrá consultarse pero no editarse ni borrarse.

El archivo electrónico deberá asegurar la accesibilidad, disponibilidad, integridad y autenticidad de los documentos electrónicos en el futuro, independientemente del medio físico de almacenamiento y del formato del fichero.

Para favorecer su preservación, pueden imponerse algunos requisitos a los documentos previamente a su ingreso en el Archivo Electrónico:

• Formato: será necesario que los documentos electrónicos de archivo tengan unos formatos definidos para su conservación y consulta, recomendándose que estos formatos estén basados en estándares abiertos.
• Firma electrónica: se podrá exigir una serie de requisitos a los documentos firmados electrónicamente para poder verificar su autenticidad e integridad.
• Digitalización: los documentos de papel que se digitalicen, deberán cumplir unos requerimientos normativos para que se puedan considerar copias auténticas del documento original.

Para facilitar el proceso, se recomienda que las normas, requisitos y políticas de conservación se tengan en consideración desde el mismo instante en el que se genera el documento, y no sólo en el momento de su ingreso en el Archivo Electrónico.

Fuente:

Software de fuentes abiertas en la Administración electrónica: Archivo electrónico de las Administraciones Públicas . Barcelona: Centro Nacional de Referencia de Aplicación de las TIC basadas en fuentes abiertas (CENATIC), 2009, pp. 20-22

El archivo electrónico en las Administraciones Públicas

El archivo electrónico es el sistema que ofrece almacenamiento seguro para los documentos y ficheros relacionados con cada expediente, gestionando el ciclo de vida de cada documento desde su creación y registro hasta su archivo definitivo (preservación y custodia). Además de la funcionalidad de almacenamiento permite la recuperación y consulta de los documentos de cada procedimiento administrativo tanto por parte de los empleados de la Administración como de los interesados en el procedimiento.

Según la ley 11/2007, de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos, un archivo electrónico:

• Deberá ser capaz de conservar en formato electrónico todo documento electrónico que forme parte de un expediente y/o que afecte a derechos o intereses de los ciudadanos.
• Deberá tener en cuenta que el interesado o las Administraciones Publicas podrán emitir copias auténticas siempre que el documento original esté en manos de la Administración y que la información sobre firma electrónica (y, si procede, sellado de tiempo) permitan comprobar la coincidencia con el original
• El almacenamiento debe ser seguro (archivo securizado). En particular se deberá asegurar la identificación y el control de accesos.
• El almacenamiento de los documentos deberá ser en un soporte que se pueda convertir a otros formatos accesibles desde distintas aplicaciones.
• Deberá entender como expediente al conjunto de documentos electrónicos correspondientes a un procedimiento. Debe ser posible que un documento pueda formar parte de distintos expedientes electrónicos
• Deberá tener en cuenta que los expedientes deberán llevar un índice electrónico firmado por la Administración.

Como resultado, del empleo de sistemas informáticos para la creación y distribución de documentación como parte de la operativa diaria de las organizaciones que está originando una sustitución del soporte papel por otros formatos digitales, un proceso impulsado por la implantación de mecanismos de relación entre los ciudadanos y las administraciones a través de medios electrónicos, desde la aprobación de la Ley 11/2007, durante los próximos años se prevé un importante aumento en el volumen de información digital gestionada por los organismos públicos, los cuales deberán disponer de sistemas adecuados que permitan almacenarla de una forma ordenada y eficaz.

En este contexto, sin embargo el archivo electrónico no se está percibiendo como una prioridad a corto plazo, ya que la tecnología actual permite adoptar soluciones de contingencia a bajo coste. Así, es habitual que las Administraciones Públicas habiliten sistemas de almacenamiento donde mantener la información digital generada sin abordar el desarrollo de mecanismos que garanticen su conservación a largo plazo.

Existen principalmente tres tendencias dentro de la Administración para abordar el archivo de documentos electrónicos:

1. Implantar soluciones orientadas a automatizar la gestión de documentación en papel, que aunque permiten el almacenamiento de información digital, no entran a resolver su problemática. Suelen encontrarse en plataformas integrales de Administración Electrónica, como SIGEM o W@nda
2. Ampliar la funcionalidad de los sistemas de Gestión Documental existentes para habilitar ciertos mecanismos de preservación, utilizando sistemas corporativos como Documentum o Alfresco.
3. Habilitar espacios de almacenamiento de documentos digitales, dejando la implantación de políticas de preservación para más adelante.

En general, estas iniciativas tienden a impulsarse a través de departamentos de informática y sistemas, siendo poco habitual la participación de personal relacionado con el Archivo de la entidad en el proceso de diseño y definición.

Para superar esta situación, dentro de la iniciativa impulsada por el Centro Nacional de Referencia de Aplicación de las TIC basadas en fuentes abiertas (CENATIC) para analizar la problemática actual del archivo de documentos electrónicos en las Administraciones Públicas, se ha elaborado el estudio “Software de fuentes abiertas en la Administración electrónica: Archivo electrónico de las Administraciones Públicas” un documento en el que define un modelo conceptual de archivo electrónico adecuado a las necesidades de las Administraciones Públicas, y se analiza la viabilidad de una implantación tecnológica del modelo propuesto en el ámbito del software de fuentes abiertas.

La definición del modelo conceptual se apoya en un análisis previo de la normativa existente, que ha permitido determinar las directrices que deberán regir la operativa del Archivo Electrónico. Sobre ellas, se ha diseñado una propuesta válida y flexible para dar respuesta a los requerimientos de los distintos tipos de Administraciones Públicas existentes en España.

La relevancia de la información y la documentación para la empresa

Con motivo de la celebración en Zaragoza de las XI Jornadas Españolas de Documentación (FESABID 2009) los próximo días 20 a 22 de mayo, Estrategia: la voz de la pyme aragonesa, la revista que editan conjuntamente las organizaciones empresariales CEPYME ARAGÓN y la Federación de Empresarios del Metal de Zaragoza (FEMZ) ha dedicado en su último número un apartado especial dedicado a analizar la relevancia de la información y la documentación para la empresa, y los retos a los que se enfrenta la gestión de la documentación .

En su elaboración han participado la presidenta de FESABID Gloria Pérez Salmerón, y Miguel Ángel del Prado Martínez, director del Servicio de Documentación y Archivos de CEPYME ARAGÓN.

Gloria Pérez Salmerón en “Retos de futuro en la gestión de la documentación” identifica 5 aspectos fundamentales a tener actualmente en cuenta:

1. Las soluciones para la gestión del ciclo de vida del producto que van a permitir a las empresas industriales acelerar los ciclos de desarrollo de nuevos productos, fomentando la innovación mediante la reutilización y el uso colaborativo de la información del producto tanto dentro de la propia empresa como en su relación con clientes y proveedores.
2. El reconocimiento del derecho a un acceso universal de las personas físicas o jurídicas a la Administración que implica una gestión documental basada en el dato único, es decir, todo aquel dato que está recogido en algún lugar no habrá que volver a recogerlo sino que deberá ser reutilizado.
3. Por su parte el contexto tecnológico actual nos propone una gestión documental federada, consistente en que quien genera el dato, lo procesa, lo custodia y sobre todo, y lo más importante, lo pone accesible y lo comparte con quien lo necesite.
4. La seguridad adquiere una relevancia extrema en la gestión documental haciéndose obligatorio adoptar medidas para la protección de datos de carácter personal, de rastreo de quien accede a los documentos y de quien los gestiona a fin de evitar manipulaciones
5. La nueva era de la documentación será verde ya que los procesos documentales virtuales tienen la característica de no utilizar papel.

Miguel Ángel del Prado en “Información y documentación, recursos estratégico para las empresas” a partir de la constatación de que la información se ha convertido en el factor crítico que posibilita a las empresas la reacción frente al cambio externo constante, y que en consecuencia la estrategia de gestión de la información en una empresa puede ser su principal activo, o su déficit más limitante, identifica los principales problemas a los que se debe enfrentar:

1. La sobreabundancia de información. Ahora se dispone de más información de la que podemos procesar y asimilar, por lo que las empresas en este nuevo entorno deben ser capaces de discriminar las fuentes relevantes y de seleccionar la información que les resulte pertinente.
2. La realidad documental en las empresas se ha hecho muy compleja y heterogénea, conviviendo documentos en diferentes soportes y formatos, lo que genera dificultades e incertidumbres en su gestión. Así son muchas las empresas que carecen de políticas claras sobre el tratamiento que se debe aplicar a los distintos soportes, no tienen delimitados los puntos de ruptura en el tiempo entre la documentación en papel y sus secuencias soportadas en las distintas aplicaciones informáticas, los correos electrónicos no se gestionan correctamente, se tiene dificultades para localizar los documentos electrónicos en los discos duros, hay pérdidas de documentos históricos y de la memoria corporativa…

Para superar estos problemas las empresas necesitan coordinar y controlar de forma sistemática la creación, recepción, organización, almacenamiento, preservación, acceso, difusión y eliminación de sus documentos, sea cual sea su soporte. En definitiva deben adoptar una eficaz gestión documental.

Pero el verdadero reto para las empresas es transformar la documentación y la información en un recurso estratégico que les facilite la toma de decisiones, les dote de capacidad de reacción ante los cambios en el entorno, les permita descubrir nuevas oportunidades de negocio y que aumente la eficacia de la gestión empresarial.

Los documentalistas aragoneses: los que están en Aragón y los que están fuera. Conocernos para colaborar

El próximo 21 de mayo a las 18 horas todos los documentalistas aragoneses estamos citados en la sala Mariano Gracia del Auditorio de Zaragoza.

Dentro de las XI Jornadas Españolas de Documentación FESABID 2009 que se celebrarán en Zaragoza los días 20 a 22 de mayo, la Unión Territorial de la Confederación de Asociaciones de Archiveros Bibliotecarios, Museólogos y Documentalistas (ANABAD ARAGÓN) ha organizado el Foro “Los documentalistas aragoneses: los que están en Aragón y los que están fuera. Conocernos para colaborar”.

El objetivo del foro es ponernos en contacto los documentalistas que trabajamos en Aragón y todos los que, siendo aragoneses, están trabajando fuera por diferentes motivos, y a partir de este encuentro intentar establecer posibles líneas de trabajo y colaboración.

Se pretende que el foro sea un lugar de encuentro, espontáneo y fresco, que congregue a personas que puedan contar, preguntar, compartir…. desde la libertad y tranquilidad de que no es algo oficial, protocolario, encorsetado, creando un clima de acogida y de amistad entre profesionales que tienen en común, además de la profesión, su Comunidad: Aragón.

El foro estará coordinado por Marga Torrejón documentalista en el SGI de Cáritas Zaragoza, y se organizará en torno a tres experiencias:

1. “El consultor en gestión y arquitectura de información, un perfil con demanda creciente” por Jorge Serrano Cobos, documentalista de la empresa MASmedios.com, y que trabaja en Valencia, quien expondrá su experiencia como consultor en la empresa privada.
2. “El documentalista como gestor e integrador de canales de información en la Administración Pública” por Pilar Sanz, Jefe de Servicio de Información y Documentación Administrativa del Gobierno de Aragón, quien expondrá su experiencia dentro de la administración pública.
3. “El documentalista dentro de la empresa, una inversión rentable” por Miguel Angel del Prado, documentalista de CEPYME-Aragón y que trabaja en Zaragoza, quien analizará la situación actual de los documentalistas dentro la empresa, partiendo de su perspectiva y experiencia personal.

Pregunte, las bibliotecas responden

Los servicios públicos de referencia digital son los sistemas de información que las administraciones bibliotecarias ponen a disposición de los ciudadanos para que realicen consultas de cualquier tipo y tema y para que las mismas sean respondidas por personal bibliotecario especializado, empleándose sistemas telemáticos en todo el proceso de comunicación.

De entre estos servicios es de desatacar "Pregunte, las bibliotecas responden" un servicio de atención de consultas y peticiones de información a través de Internet mediante correo electrónico, puesto en marcha en el año 2000 de forma cooperativa por las bibliotecas públicas de diferentes comunidades autónomas y la Subdirección General de Coordinación Bibliotecaria.

Desde su puesta en marcha cualquier ciudadano ha podido plantear desde la página web del servicio todo tipo de preguntas, consultas y peticiones de información, tanto de carácter práctico como temáticas, bibliográficas y culturales. Las consultas atendidas por el personal especializado en búsqueda y organización de la información de un conjunto de bibliotecas públicas españolas, reciben respuesta a través de correo electrónico en un plazo máximo de 72 horas.

Desde hoy 12 de mayo Pregunte: las bibliotecas responden ofrece la posibilidad de recibir las respuestas a las consultas tanto por correo electrónico como en línea mediante “chat” .

Tal y como informan desde el Ministerio de Cultura de momento se trata de un proyecto piloto, en su fase inicial, disponible en castellano los martes y jueves, de 12 a 13 h y de 18 a 19 h. En fases sucesivas, y una vez se vayan incorporando otras bibliotecas interesadas, se irá ampliando el horario de atención y se responderá en todas las lenguas oficiales.

El nuevo servicio tiene como objetivo:

• Mejorar el servicio de información y referencia.
• Reforzar el servicio que se está ofreciendo a través del formulario de consulta por correo electrónico.
• Permitir al usuario plantear sus consultas en directo, interactuar con un bibliotecario referencista y recibir la respuesta en tiempo real.
• Fomentar el uso de las nuevas tecnologías entre las bibliotecas y los ciudadanos.

Para un mejor conocimiento de este servicio se puede consultar la tesis doctoral de José Antonio Merlo Vega “La calidad de la información telemática: evaluación de servicios públicos de referencia digital“ defendida el pasado año 2008 en la Universidad de Salamanca, y de acceso libre y gratuito.

Twin Docs: Gestor personal de documentos electrónicos a través de la web

El pasado día 6 de mayo la empresa zaragozana Twin Docs, arropada por el presidente de la Comunidad Autónoma de Aragón presentaba en la Sala de la Corona del edificio Pignatelli TwinDocs, una nueva aplicación web para la gestión de documentos digitales que permite a los usuarios finales archivar y gestionar a través de Internet de un modo sencillo y seguro sus documentos electrónicos personales (facturas, recibos, resguardos de transferencias, reservas…)

Como informaba Jesús Tramullas el proceso es el ya estándar: cuenta gratuita, acceso web e interfaz 2.0. A partir de ahí, el usuario dispone de total libertad para crear su estructura de carpetas de almacenamiento, el etiquetado propio y anotaciones de contenidos, la reorganización de documentos, etc. Incorpora un curioso sistema de “grapa” para unir, virtualmente, documentos relacionados.

Además próximamente se va a posibilitar la facturación en línea mediante la publicación del API que permita a cualquier banco, comercio o administración, enviar las facturas directamente a los archivos personales en Twindocs.

Diez consejos para profesionales de la información

En el “Encuentro de académicos, estudiantes y profesionales de la información en la Universidad de León” celebrado los días 17 y 18 de octubre de 2008, José Antonio Merlo Vega presentó un decálogo de sugerencias sobre las cualidades que debe poseer un buen profesional de la información. Un decálogo que se recogió en la revista El profesional de la información, v.18, n. 1, enero-febrero 2009, y que he creido interesante reproducir.

Para Merlo los profesionales de la información deben:

1. Estar formados. La formación continua, el aprendizaje a lo largo de la vida, es una característica de la sociedad actual. El profesional de la información nunca termina su formación, debe actualizar su educación especializada constantemente.

2. Estar informados. Es esencial leer revistas, boletines o blogs profesionales, así como participar en foros y estar suscritos a listas de distribución específicas.

3. Estar presentes. Trabajamos para organizaciones, por lo que debemos ser parte de las mismas, integrándonos en sus órganos de decisión, comisiones o cualquier otro grupo en el que se puedan tomar decisiones o asesorar sobre políticas de información. Debemos llevar nuestra opinión allí donde se decida sobre nuestro trabajo.

4. Ser competentes. Hacer el trabajo de forma correcta nos garantiza el respeto a nuestra actividad y el reconocimiento a los profesionales de la información.

5. Ser activos. Las necesidades de información son constantes, pero la sociedad es cambiante, la tecnología evoluciona y las posibilidades de atención mejoran. El profesional de la información debe ser proactivo, adecuando los servicios a sus usuarios e inventando, creando o redefiniendo sistemas de información para nuestros ciudadanos y organizaciones.

6. Ser cooperantes. Nuestros usuarios tienen necesidades muy similares, por lo que estar en constante contacto con centros parecidos, intercambiar prácticas e integrarse en redes redundará en la calidad de nuestra actividad.

7. Saber adaptarse. El cambio en nuestra profesión es constante y necesario. Debido sobre todo a las innovaciones tecnológicas, el profesional de la información debe aprender a reconvertir su trabajo, ya que las organizaciones se reestructuran y los medios evolucionan.
Es habitual que haya que replantearse el sentido de nuestra actividad, por lo que hay que estar preparados para el cambio.

8. Saber aliarse. Los profesionales de la información trabajan para colectivos muy diversos a los que se debe apoyar y de los que se puede aprender. Será útil y enriquecedor disponer de sistemas de colaboración con personas u organizaciones de ámbitos diferentes a la documentación.

9. Saber difundirse. El reconocimiento no es posible sin un conocimiento previo. Estar presentes en los canales de información de nuestra entidad, así como en los medios informativos –profesionales o no- serán vías para dar a conocer nuestra actividad. Publicar una nota de prensa, aparecer en los medios locales, presentar una comunicación en un congreso o informar
desde la web contribuirán a que se conozca nuestra labor.

10. Sentirse importantes. Una entidad está perdida sin un correcto sistema de gestión del conocimiento. Una sociedad está vacía sin un adecuado sistema de información pública. Los profesionales de la información deberían sentirse orgullosos de ejercer una profesión necesaria para el funcionamiento de las organizaciones, para la promoción de la cultura y para el desarrollo social y personal de los ciudadanos.

Boletín Bibliográfico Empresarial nº 36 (abr. 2009)

Ya está accesible el Boletín Bibliográfico Empresarial correspondiente al mes de abril de 2009, elaborado por el Servicio de Documentación de CEPYME ARAGÓN.

http://www.conectapyme.com/files/BBE_2009-36.pdf

El boletín es una publicación de periodicidad mensual que recoge todos los recursos documentales (artículos, libros, informes…) recibidos en el centro de documentación de las organizaciones empresariales CEPYME ARAGÓN y FEMZ durante el periodo correspondiente, clasificados temáticamente, conteniendo su referencia bibliográfica (título, autor, editorial, páginas) y un breve resumen que permita valorar su potencial interés.

Como anexo se presenta las disposiciones legales más relevantes publicadas en el periodo, y que han sido seleccionadas por el Departamento Jurídico.

La clasificación temática que estructura los recursos contenidos en el boletín es la siguiente:

I. Actividades económicas y empresariales
II. Economía, política y sociedad
III. Empleo y relaciones laborales
IV. Seguridad laboral
V. Medio ambiente
VI. Formación. Educación
VII. Internacional
VIII. Investigación. Comunicación. Información. Documentación
Anexo: Novedades legislativas

Semana Europea de la PYME 2009: Aragón 4 a 12 de mayo

La primera Semana Europea de las PYME, es una campaña organizada por la Dirección General de Empresa e Industria de la Comisión Europea destinada a fomentar el espíritu empresarial en Europa, así como a informar a los empresarios sobre las ayudas puestas a su disposición tanto a escala europea como nacional y local. La campaña permitirá a las PYME acceder a una gran cantidad de información, así como a asesoramiento, asistencia e ideas para ayudarles a desarrollar sus actividades.

En Aragón del 4 al 12 de mayo, bajo el lema Visión emprendedora. Oportunidad empresarial , se han programado una serie de eventos en diferentes capitales de provincia y comarcas (Monzón, Huesca, Alcañiz, Teruel, Calatayud y Zaragoza), dirigidas a personas emprendedoras y microempresarios de Aragón, con el objetivo de informar a pymes, emprendedores y futuros emprendedores sobre las líneas de apoyo a su alcance, y se darán a conocer experiencias de éxito y buenas prácticas.

La semana concluirá con la celebración del Día de la Persona Emprendedora en Aragón el 12 de mayo, en Zaragoza.