Situación de partida
En una ponencia presentada en los VIII Encuentros Internacionales sobre Sistemas de Información y Documentación (Ibersid 2003) deje manifiesto el escaso, por no decir nulo, desarrollo de la archivística en el ámbito de las organizaciones empresariales. Allí señalaba como estas organizaciones no han prestado mucha atención a sus archivos con una ausencia generalizada tanto de departamentos específicos encargados de la gestión documental como de personal cualificado al frente de sus archivos. Al no haber profesionales trabajando en estos archivos no se ha desarrollado una práctica archivística y mucho menos ha habido análisis teóricos sobre la documentación producida, las funciones a desarrollar en estos archivos, la metodología a aplicar... Consecuentemente, en la actualidad carecemos de una bibliografía específica que pueda orientar las actuaciones a realizar en estos archivos.
A esta situación se une el vacío legal en materia documental que deja en manos de las propias organizaciones empresariales la decisión sobre que documentación producen, como la organizan y cuanto tiempo la conservan, por lo que están obligadas a crear de manera autónoma y carente de asesoramiento técnico sus propios modelos de gestión documental.
Que el 80 % de las organizaciones empresariales encuestadas presente problemas de falta de espacio para conservar la documentación y que casi un 30 % tenga dificultades para controlarla y localizarla, deja de manifiesto las dificultades a las que se enfrentan. Por otra parte, el hecho de que el 87 % de las organizaciones reconozca la realización de expurgos, nos debe alertar de los riesgos derivados de unas destrucciones realizadas al margen de normativas y ajenas a las metodologías archivísticas.
Una propuesta de trabajo
Este negro panorama, capaz de atenazar a quien asume la responsabilidad de organizar uno de estos archivos, no debe dar lugar a actitudes derrotistas. Así un análisis comparado, nos permitirá comprobar como instituciones con sistemas archivísticos actualmente modélicos, no hace mucho tiempo presentaban un estado de desarrollo tan incipiente como el que hoy ofrecen las organizaciones empresariales. Véase el caso de los archivos municipales, autonómicos o universitarios en la década de los 80 o incluso de los 90. No será por lo tanto descabellado, servirnos de las lecciones ya aprendidas por aquellas instituciones e intentar aplicar en la medida de lo posible las mejores prácticas desarrolladas por ellas.
La creación de colectivos altamente concienciados de los problemas archivísticos a los que se enfrentaban, convencidos de la posibilidad de establecer modelos comunes de actuación en instituciones semejantes, y de las ventajas que podía reportar aplicar soluciones consensuadas superadoras de las viejas recetas individualistas, marcaron el punto de inflexión en el modo de trabajar en los archivos, abrieron paso a la normalización de procesos y en definitiva al avance de una disciplina como la archivística que con una base eminentemente práctica cada vez tiene un corpus teórico más sólido.
Pues bien, este es el camino que creemos se debe tomar para desarrollar la archivística en las organizaciones empresariales, y así lo expusimos en una comunicación presentada en los IX Encuentros Internacionales sobre Sistemas de Información y Documentación (Ibersid 2004) y que acaba de publicarse en la revista Scire 14 : 1 (en.-jun. 2008) 125-140, bajo el título de Los estatutos de las organizaciones empresariales como fuente para el conocimiento de sus tipologías documentales, y cuyo borrador puede consultarse el el repositorio e-lis.
Esta claro que lo primero que se necesita es la existencia de un grupo de profesionales que trabajando en los archivos de las organizaciones empresariales estén dispuestos a aportar soluciones comunes, para ello, evidentemente es prioritario que se lleguen a crear puestos de trabajo en estas instituciones. ¿Imposible? Lo mismo podía parecer hace unos años para otro tipo de archivos.
Los problemas estructurales a los que se enfrentarán estos profesionales, son los ya señalados. En cuanto a los problemas operativos, se puede poner en primer lugar el absoluto desconocimiento de las tipologías documentales que conforman los archivos de las organizaciones empresariales. Así, hoy en día es imposible encontrar siquiera una lista de las mismas. Por lo tanto, un punto de arranque puede ser establecer un canon –obligatoriamente generalista- de los documentos que pueden conformar el archivo de una organización empresarial.
Contra este empeño se podrá alegar que cada organización empresarial es autónoma, tiene sus propios órganos de gobierno y administración, así como distintas normas de funcionamiento, por lo que en buena lógica la documentación que produzcan será distinta en cada asociación. Aún siendo esto cierto, creo que por encima de las peculiaridades propias de cada organización, es posible encontrar puntos comunes que nos permitan llegar a generalizaciones de aplicación a todas ellas. Una vez más podemos acudir a la comparación para ver como en la década de los 80 había muchas voces críticas al intento de establecer un modelo de clasificación común para todos los archivos municipales basándose en las peculiaridades de los municipios en las distintas épocas y territorios españoles. Sin embargo, los trabajos de la Mesa de Trabajo sobre Organización de Archivos Municipales demostraron la posibilidad de elaborar un Cuadro de Clasificación de Fondos de Ayuntamientos aplicable en todos los municipios españoles.
A esta situación se une el vacío legal en materia documental que deja en manos de las propias organizaciones empresariales la decisión sobre que documentación producen, como la organizan y cuanto tiempo la conservan, por lo que están obligadas a crear de manera autónoma y carente de asesoramiento técnico sus propios modelos de gestión documental.
Que el 80 % de las organizaciones empresariales encuestadas presente problemas de falta de espacio para conservar la documentación y que casi un 30 % tenga dificultades para controlarla y localizarla, deja de manifiesto las dificultades a las que se enfrentan. Por otra parte, el hecho de que el 87 % de las organizaciones reconozca la realización de expurgos, nos debe alertar de los riesgos derivados de unas destrucciones realizadas al margen de normativas y ajenas a las metodologías archivísticas.
Una propuesta de trabajo
Este negro panorama, capaz de atenazar a quien asume la responsabilidad de organizar uno de estos archivos, no debe dar lugar a actitudes derrotistas. Así un análisis comparado, nos permitirá comprobar como instituciones con sistemas archivísticos actualmente modélicos, no hace mucho tiempo presentaban un estado de desarrollo tan incipiente como el que hoy ofrecen las organizaciones empresariales. Véase el caso de los archivos municipales, autonómicos o universitarios en la década de los 80 o incluso de los 90. No será por lo tanto descabellado, servirnos de las lecciones ya aprendidas por aquellas instituciones e intentar aplicar en la medida de lo posible las mejores prácticas desarrolladas por ellas.
La creación de colectivos altamente concienciados de los problemas archivísticos a los que se enfrentaban, convencidos de la posibilidad de establecer modelos comunes de actuación en instituciones semejantes, y de las ventajas que podía reportar aplicar soluciones consensuadas superadoras de las viejas recetas individualistas, marcaron el punto de inflexión en el modo de trabajar en los archivos, abrieron paso a la normalización de procesos y en definitiva al avance de una disciplina como la archivística que con una base eminentemente práctica cada vez tiene un corpus teórico más sólido.
Pues bien, este es el camino que creemos se debe tomar para desarrollar la archivística en las organizaciones empresariales, y así lo expusimos en una comunicación presentada en los IX Encuentros Internacionales sobre Sistemas de Información y Documentación (Ibersid 2004) y que acaba de publicarse en la revista Scire 14 : 1 (en.-jun. 2008) 125-140, bajo el título de Los estatutos de las organizaciones empresariales como fuente para el conocimiento de sus tipologías documentales, y cuyo borrador puede consultarse el el repositorio e-lis.
Esta claro que lo primero que se necesita es la existencia de un grupo de profesionales que trabajando en los archivos de las organizaciones empresariales estén dispuestos a aportar soluciones comunes, para ello, evidentemente es prioritario que se lleguen a crear puestos de trabajo en estas instituciones. ¿Imposible? Lo mismo podía parecer hace unos años para otro tipo de archivos.
Los problemas estructurales a los que se enfrentarán estos profesionales, son los ya señalados. En cuanto a los problemas operativos, se puede poner en primer lugar el absoluto desconocimiento de las tipologías documentales que conforman los archivos de las organizaciones empresariales. Así, hoy en día es imposible encontrar siquiera una lista de las mismas. Por lo tanto, un punto de arranque puede ser establecer un canon –obligatoriamente generalista- de los documentos que pueden conformar el archivo de una organización empresarial.
Contra este empeño se podrá alegar que cada organización empresarial es autónoma, tiene sus propios órganos de gobierno y administración, así como distintas normas de funcionamiento, por lo que en buena lógica la documentación que produzcan será distinta en cada asociación. Aún siendo esto cierto, creo que por encima de las peculiaridades propias de cada organización, es posible encontrar puntos comunes que nos permitan llegar a generalizaciones de aplicación a todas ellas. Una vez más podemos acudir a la comparación para ver como en la década de los 80 había muchas voces críticas al intento de establecer un modelo de clasificación común para todos los archivos municipales basándose en las peculiaridades de los municipios en las distintas épocas y territorios españoles. Sin embargo, los trabajos de la Mesa de Trabajo sobre Organización de Archivos Municipales demostraron la posibilidad de elaborar un Cuadro de Clasificación de Fondos de Ayuntamientos aplicable en todos los municipios españoles.
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