Actualmente existe un gran desconocimiento social de lo que son los archivos y de lo que hacen los profesionales que asumen su responsabilidad, es decir los archiveros. En líneas generales los archivos se vinculan exclusivamente con la Administración Pública, siendo muy pocas las personas conscientes de que en el ámbito empresarial también existen archivos que deben ser correctamente atendidos; y por lo que respecta al perfil del profesional del archivero se le suele concebir como un erudito destinado a custodiar y difundir los documentos y fondos por su valor cultural e histórico, dejando en un lugar muy secundario, cuando no inexistente, todo lo relativo a la gestión de la documentación durante su tramitación y mientras posee valor para sus productores.Ante esta situación, y para poder mostrar a la sociedad en general cuál es el trabajo que realizan los archiveros, la Coordinadora de Asociaciones Profesionales de Archiveros de España ha publicado el “Informe sobre un catálogo de funciones y tareas del personal archivero” con la pretensión de convertirse en una guía de referencia de las funciones que corresponden propiamente a los archiveros y una propuesta de cómo estas tareas deben distribuirse entre ellos, según sean personal directivo, técnicos, o personal auxiliar. De momento no se trata de un documento cerrado, sino de una propuesta abierta a la consideración y a las aportaciones de los propios archiveros.
I.- Funciones del archivero:
La función principal del archivero, como profesional, es garantizar la conservación de los documentos de archivo, asegurar y fomentar su uso y el de la información que contienen, con finalidades jurídicas, administrativas, informativas, culturales y científicas. Por lo tanto los archiveros contribuyen tanto a mejorar el funcionamiento de las organizaciones en las que prestan servicios, como a salvaguardar los derechos de las personas, a preservar la memoria colectiva, la investigación científica y la conservación y difusión del patrimonio cultural, y, en el caso específico de los archivos públicos, a garantizar la transparencia de los poderes públicos.
El papel de los archiveros dentro de las organizaciones posee un carácter central, puesto que a su función de custodios del patrimonio documental unen la de ser gestores de la documentación administrativa y garantes cualificados de la transparencia de la actividad de los poderes públicos. Y a todo ello debe añadirse el creciente interés que nuestra sociedad está manifestando por la apertura y la buena conservación de los archivos con las finalidades más variadas (acreditación de derechos, restitución de la dignidad…). La suma de todo ello es lo que viene denominándose por algunos autores como la función integral de los archivos.
Si bien es cierto que las funciones que el archivero puede desempeñar son uniformes en cualquier organización, también lo es que el tipo de organización determina el desarrollo en la práctica de determinadas de estas funciones y de las tareas derivadas de las mismas. Las funciones posibles del personal archivero pueden agruparse en cinco grandes apartados:
1.- Gestión organizativa del centro o servicio
Su objetivo es diseñar, administrar, implementar y auditar un sistema que permita una organización de los procesos de trabajo y de relaciones laborales que favorezca la tarea de abordar la obtención de un sistema de gestión documental y archivo de la forma más adecuada posible.
Primarán por tanto aquí el conocimiento en planificación estratégica, la gestión de proyectos (metodologías para el análisis de procesos y propuesta de soluciones más adecuadas…), normativa y buenas prácticas administrativas, la gestión presupuestaria, estrategias de comunicación, técnicas para favorecer el liderazgo, gestión de recursos humanos.
2.- Gestión documental
Su objetivo es diseñar, administrar, implementar y auditar un sistema que optimice los procesos de creación, recepción, modificación, manejo y circulación de los documentos propios de una organización, y de su información, hasta su llegada al archivo central de la misma.
Primarán por tanto aquí, además de la mayoría de los conocimientos genéricos del apartado anterior, la auditoría de procesos administrativos, el diseño de documentos y procesos, buenas prácticas en lenguaje administrativo, la normativa, estándares y técnicas archivísticas y de gestión documental (ISO 15489, 15836; 18492; 19005; 23081, 26122…), los conocimientos en hardware y software, procesos de reprografía, estrategias de migración, evaluación de rendimientos, normativa o estándares de calidad, etc.
3.- Gestión de riesgos
Incluye todos los conocimientos y tareas necesarios para mitigar y gestionar adecuadamente los potenciales daños o pérdidas tanto de documentos, como de información. Por tanto este apartado incluye no sólo el análisis de los riesgos potenciales que pueden afectar a los edificios de archivo y a sus documentos, sino también la elaboración de una política adecuada para prevenir cada uno de ellos, en la medida de lo posible, y otra de respuesta ante la aparición de los mismos, especialmente desastres de todo tipo, que permitan asegurar la continuidad y recuperación de la organización y la ejecución de sus competencias o de su campo de negocio.
Los conocimientos necesarios para una adecuada política en este apartado serán los relativos a normativa o recomendaciones para la construcción de edificios de archivos y de edificios con acceso del público, normativa antiincendios, factores medioambientales de deterioro, estrategias de conversión y migración, normativa y estándares de seguridad tecnológica (serie 2700 de las normas ISO), características del hardware y software, gestión de espacios, conocimiento de las reacciones de los diferentes soportes…
4.- Organización documental o archivística
Incluye todos los conocimientos y tareas necesarios para el tratamiento documental desde el diseño de su entrada en el sistema de archivo de la organización, hasta la clasificación y descripción de los documentos, que permita su adecuada recuperación y difusión. Esta función es distintiva de nuestros profesionales y es la clave para un adecuado servicio a la institución, entidad o empresa para la que prestamos servicio.
Los conocimientos esenciales aquí serán principios de la Archivística, la Historia, el Derecho Administrativo, la capacidad de análisis y relacional, normas y estándares archivísticos [EAD, ISAD(G), ISAAR (CPF)…], etc.
5.- Comunicación y función social
La difusión y el uso de los documentos es la finalidad última de todo el sistema y a su vez el éxito de esta función es la que genera una mayor corriente de apoyo al servicio de archivo y gestión documental dentro de la institución u organización. Se incluyen en este apartado todas las cuestiones relativas a la consultabilidad y uso tanto de los documentos y de la información en ellos contenida, como de los instrumentos de descripción y control de los mismos generados en la organización documental o archivística. También se incluyen todas las actividades destinadas a dar a conocer el servicio de archivo y su papel a la institución o a la sociedad.
Los conocimientos más importantes para esta función son normativa sobre acceso a la documentación e información y protección de datos y de la intimidad, códigos éticos, cultura de la organización para la que se trabaja (fijación de niveles de acceso…), relaciones públicas y marketing, programación de actividades, montaje de exposiciones, edición de publicaciones, procedimientos de contratación de actividades, formación en atención al público, etc.
II.- Distribución de tareas entre los diferentes niveles profesionales de los archiveros
En un archivo existirá una gradación de personal archivero, cuyo número o existencia vendrá dada por los fondos y funciones del servicio o centro de archivo y por los recursos de la propia organización. En su máxima expresión, los niveles existentes serán los siguientes:
El director o jefe del archivo
Tendrá como misión planificar, dirigir, impulsar, coordinar y controlar el servicio de archivo y el sistema de gestión de los documentos de la institución, organismo, empresa… de la que depende, partiendo de los recursos humanos y materiales necesarios, para que este cumpla su finalidad básica: conservar organizadamente el fondo documental depositado en el mismo a la vez que asegurar y potenciar su consultabilidad por todos aquellos que estén autorizados a la misma según la normativa vigente.
Archivero / Gestor de documentos
Su misión será colaborar de forma activa en todas aquellas tareas de carácter técnico que el director le haya encomendado relativas a la implantación y supervisión del sistema de gestión documental y archivo. Esta colaboración debe entenderse, también, como una aportación de iniciativas y mejoras tanto técnicas, como organizativas, que propondrá a la dirección del centro con objeto de mejorar la eficacia y eficiencia de los recursos y servicios que presta el archivo a la organización y/o a la sociedad.
Técnico Medio de Archivo
Se encarga de colaborar y participar en la implantación y desarrollo del sistema de gestión documental. Esta participación se realiza normalmente, según indicación de la dirección del centro, bajo la coordinación y supervisión de los archiveros o técnicos superiores. Su campo básico de actuación se centra tanto en la aplicación de la clasificación documental y en la descripción de las unidades documentales, como en la difusión de la información y en el servicio de atención al usuario.
Auxiliar de Archivo
Su misión será servir de apoyo en las tareas archivísticas más básicas y mecánicas, aplicando las directrices del personal técnico y bajo su supervisión.
I.- Funciones del archivero:
La función principal del archivero, como profesional, es garantizar la conservación de los documentos de archivo, asegurar y fomentar su uso y el de la información que contienen, con finalidades jurídicas, administrativas, informativas, culturales y científicas. Por lo tanto los archiveros contribuyen tanto a mejorar el funcionamiento de las organizaciones en las que prestan servicios, como a salvaguardar los derechos de las personas, a preservar la memoria colectiva, la investigación científica y la conservación y difusión del patrimonio cultural, y, en el caso específico de los archivos públicos, a garantizar la transparencia de los poderes públicos.
El papel de los archiveros dentro de las organizaciones posee un carácter central, puesto que a su función de custodios del patrimonio documental unen la de ser gestores de la documentación administrativa y garantes cualificados de la transparencia de la actividad de los poderes públicos. Y a todo ello debe añadirse el creciente interés que nuestra sociedad está manifestando por la apertura y la buena conservación de los archivos con las finalidades más variadas (acreditación de derechos, restitución de la dignidad…). La suma de todo ello es lo que viene denominándose por algunos autores como la función integral de los archivos.
Si bien es cierto que las funciones que el archivero puede desempeñar son uniformes en cualquier organización, también lo es que el tipo de organización determina el desarrollo en la práctica de determinadas de estas funciones y de las tareas derivadas de las mismas. Las funciones posibles del personal archivero pueden agruparse en cinco grandes apartados:
1.- Gestión organizativa del centro o servicio
Su objetivo es diseñar, administrar, implementar y auditar un sistema que permita una organización de los procesos de trabajo y de relaciones laborales que favorezca la tarea de abordar la obtención de un sistema de gestión documental y archivo de la forma más adecuada posible.
Primarán por tanto aquí el conocimiento en planificación estratégica, la gestión de proyectos (metodologías para el análisis de procesos y propuesta de soluciones más adecuadas…), normativa y buenas prácticas administrativas, la gestión presupuestaria, estrategias de comunicación, técnicas para favorecer el liderazgo, gestión de recursos humanos.
2.- Gestión documental
Su objetivo es diseñar, administrar, implementar y auditar un sistema que optimice los procesos de creación, recepción, modificación, manejo y circulación de los documentos propios de una organización, y de su información, hasta su llegada al archivo central de la misma.
Primarán por tanto aquí, además de la mayoría de los conocimientos genéricos del apartado anterior, la auditoría de procesos administrativos, el diseño de documentos y procesos, buenas prácticas en lenguaje administrativo, la normativa, estándares y técnicas archivísticas y de gestión documental (ISO 15489, 15836; 18492; 19005; 23081, 26122…), los conocimientos en hardware y software, procesos de reprografía, estrategias de migración, evaluación de rendimientos, normativa o estándares de calidad, etc.
3.- Gestión de riesgos
Incluye todos los conocimientos y tareas necesarios para mitigar y gestionar adecuadamente los potenciales daños o pérdidas tanto de documentos, como de información. Por tanto este apartado incluye no sólo el análisis de los riesgos potenciales que pueden afectar a los edificios de archivo y a sus documentos, sino también la elaboración de una política adecuada para prevenir cada uno de ellos, en la medida de lo posible, y otra de respuesta ante la aparición de los mismos, especialmente desastres de todo tipo, que permitan asegurar la continuidad y recuperación de la organización y la ejecución de sus competencias o de su campo de negocio.
Los conocimientos necesarios para una adecuada política en este apartado serán los relativos a normativa o recomendaciones para la construcción de edificios de archivos y de edificios con acceso del público, normativa antiincendios, factores medioambientales de deterioro, estrategias de conversión y migración, normativa y estándares de seguridad tecnológica (serie 2700 de las normas ISO), características del hardware y software, gestión de espacios, conocimiento de las reacciones de los diferentes soportes…
4.- Organización documental o archivística
Incluye todos los conocimientos y tareas necesarios para el tratamiento documental desde el diseño de su entrada en el sistema de archivo de la organización, hasta la clasificación y descripción de los documentos, que permita su adecuada recuperación y difusión. Esta función es distintiva de nuestros profesionales y es la clave para un adecuado servicio a la institución, entidad o empresa para la que prestamos servicio.
Los conocimientos esenciales aquí serán principios de la Archivística, la Historia, el Derecho Administrativo, la capacidad de análisis y relacional, normas y estándares archivísticos [EAD, ISAD(G), ISAAR (CPF)…], etc.
5.- Comunicación y función social
La difusión y el uso de los documentos es la finalidad última de todo el sistema y a su vez el éxito de esta función es la que genera una mayor corriente de apoyo al servicio de archivo y gestión documental dentro de la institución u organización. Se incluyen en este apartado todas las cuestiones relativas a la consultabilidad y uso tanto de los documentos y de la información en ellos contenida, como de los instrumentos de descripción y control de los mismos generados en la organización documental o archivística. También se incluyen todas las actividades destinadas a dar a conocer el servicio de archivo y su papel a la institución o a la sociedad.
Los conocimientos más importantes para esta función son normativa sobre acceso a la documentación e información y protección de datos y de la intimidad, códigos éticos, cultura de la organización para la que se trabaja (fijación de niveles de acceso…), relaciones públicas y marketing, programación de actividades, montaje de exposiciones, edición de publicaciones, procedimientos de contratación de actividades, formación en atención al público, etc.
II.- Distribución de tareas entre los diferentes niveles profesionales de los archiveros
En un archivo existirá una gradación de personal archivero, cuyo número o existencia vendrá dada por los fondos y funciones del servicio o centro de archivo y por los recursos de la propia organización. En su máxima expresión, los niveles existentes serán los siguientes:
El director o jefe del archivo
Tendrá como misión planificar, dirigir, impulsar, coordinar y controlar el servicio de archivo y el sistema de gestión de los documentos de la institución, organismo, empresa… de la que depende, partiendo de los recursos humanos y materiales necesarios, para que este cumpla su finalidad básica: conservar organizadamente el fondo documental depositado en el mismo a la vez que asegurar y potenciar su consultabilidad por todos aquellos que estén autorizados a la misma según la normativa vigente.
Archivero / Gestor de documentos
Su misión será colaborar de forma activa en todas aquellas tareas de carácter técnico que el director le haya encomendado relativas a la implantación y supervisión del sistema de gestión documental y archivo. Esta colaboración debe entenderse, también, como una aportación de iniciativas y mejoras tanto técnicas, como organizativas, que propondrá a la dirección del centro con objeto de mejorar la eficacia y eficiencia de los recursos y servicios que presta el archivo a la organización y/o a la sociedad.
Técnico Medio de Archivo
Se encarga de colaborar y participar en la implantación y desarrollo del sistema de gestión documental. Esta participación se realiza normalmente, según indicación de la dirección del centro, bajo la coordinación y supervisión de los archiveros o técnicos superiores. Su campo básico de actuación se centra tanto en la aplicación de la clasificación documental y en la descripción de las unidades documentales, como en la difusión de la información y en el servicio de atención al usuario.
Auxiliar de Archivo
Su misión será servir de apoyo en las tareas archivísticas más básicas y mecánicas, aplicando las directrices del personal técnico y bajo su supervisión.
