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miércoles, 30 de diciembre de 2009

Presentaciones de la Jornada Comportamientos de mora. ¿Cómo actuar antes y después de producirse un impago?

Una de las consecuencias de la crisis económica ha sido el considerable incremento de la morosidad empresarial, un problema que afecta especialmente a las pequeñas empresas y a los autónomos que al retrasarse o incumplirse los pagos por parte de sus clientes tienen grandes dificultades para hacer frente al pago a proveedores, seguridad social y hacienda, empleados...

Para ayudar a las empresas a hacer frente a esta situación el pasado 25 de noviembre CEPYME ARAGÓN en colaboración con Iberinform (Grupo Crédito y Caución) organizó la jornada “Comportamientos de mora. ¿Cómo actuar antes y después de producirse un impago?”

El representante de Iberinform, en su ponencia titulada “Prevención de impagos, información, segmentación y modelos predictivos de comportamiento de mora” analizó con carácter introductorio la problemática de la morosidad, para a continuación abordar los medios de prevención del riesgo de impago, prestando atención a la gestión de la información tanto interna como externa como un factor fundamental para minimizar los impagos. La segmentación de los clientes por niveles de riesgos fue otra de las medidas propuestas.


Eugenio García-Rodeja, Director de la Asesoría Jurídica de CEPYME ARAGON, abordó el enfoque jurídico-práctico ante situaciones de mora, en el que a partir de la definición legal de mora, expuso la normativa existente, para analizar las formas de reclamación del pago ante la situación de mora en los distintos supuestos.


martes, 22 de diciembre de 2009

Empresas inteligentes

Una adecuada gestión de la documentación así como de la información tanto interna como externa resulta vital para la supervivencia de las empresas , pero no deben conformarse con ello, sino que deben ir más lejos. Y es que en la actualidad el hecho diferencial y la ventaja competitiva para las empresas está determinado por su capacidad para analizar y contextualizar la información, en su capacidad para dar sentido a la información y de aplicarla de manera estratégica a la toma de decisiones, a la resolución de problemas y a su operativa diaria; y evidentemente para ello le resulta imprescindible obtener y difundir la información adecuada en el momento oportuno, a través de profesionales idóneos.

Inteligencia en acción

No resulta por tanto extraño que conceptos como vigilancia tecnológica, inteligencia competitiva o inteligencia empresarial se vayan incorporando paulatinamente al vocabulario habitual de la gestión empresarial, y que a pesar de las dificultades que conlleva su aplicación práctica, ésta esté despegando en España.

Así, recientemente la prensa se hacía eco de la aplicación por primera vez en España de las actividades de inteligencia, por parte de una compañía de Seguridad Privada en la ejecución de sus operaciones.

Se trataba de la empresa Eulen Seguridad, que durante los 6 meses de navegación del buque BC Teneo en su circunvalación por el continente africano desde el puerto de Algeciras hasta el de Suez, se encargó de garantizar su protección de los ataques piratas, contando para ello con el auxilio de la Unidad de Inteligencia y Prospectiva, que se encargó de la obtención, la evaluación, la integración y el análisis de información procedente de múltiples fuentes humanas, tecnológicas y abiertas sobre los escenarios donde la misión se fue desarrollando y concernientes a los trabajos de protección del buque.

La experiencia ha sido expuesta en la revista Seguritecnia por Miguel Ángel Esteban Navarro, profesor titular de Biblioteconomía y Documentación de la Universidad de Zaragoza y responsable de la Unidad de Inteligencia y Prospectiva de Eulen Seguridad, quien ha coordinado al equipo aragonés encargado de proveer este servicio al barco.

Los productos que la Unidad de Inteligencia y Prospectiva elaboró para cubrir la misión del BC Teneo fueron los siguientes:
  • Un informe general de análisis y evaluación de la seguridad en la zona de operaciones.
  • Informes quincenales sobre la zona de operaciones, donde se ofrece una actualización de información, un análisis de los principales escenarios y una prospectiva de su evolución.
  • Informes ad hoc sobre necesidades de información específicas relacionadas con el desarrollo de la misión.
  • Un plan de gestión de crisis y de comunicación para el caso de que se produjeran incidentes.
  • Alertas sobre la navegación y la seguridad marítima en la zona de operaciones.
  • Correos electrónicos y SMS sobre asuntos de urgencia en un servicio de 24 horas/365 días al año.
Características de una empresa inteligente

En el último número de Cuadernos de Gestión del Conocimiento Empresarial se señalan las características esenciales que describen a una empresa que sabe analizar y aplicar de manera inteligente la información:
  • La compañía inteligente está atenta, esto es, reúne, percibe y emplea información estructurada y no estructurada de cada nodo, persona y sensor de su entorno de información.
  • La compañía inteligente está interconectada, conectando las funciones internas y externas de los distintos departamentos, unidades de negocio y equipos de manera que las alinea a los resultados de negocio deseados. Es capaz de juntar grupos diferentes para compartir y aprovechar información en beneficio mutuo.
  • La compañía inteligente es precisa y utiliza sólo la información más relevante para apoyar decisiones o/y acciones a tiempo más cercanas al punto de impacto. La información se entrega contextualmente, facilitando la capacidad de actuar rápidamente.
  • La compañía inteligente es interrogativa, y se cuestiona el status quo mientras que genera nuevas oportunidades. Las asignaciones no se harían según su valor nominal, sino por la oportunidad que suponen: ¿cómo puede hacerse más rápido, con menor coste y con mayor calidad?, ¿cómo podemos hacer más feliz a este cliente?, ¿cómo podemos hacer el proceso más seguro?
  • La compañía inteligente capacita y extiende la memoria y el análisis de sus empleados, así como su competencia para decidir y actuar, lo que requiere un cambio en la cultura que posibilite pasar de la supervisión constante a la confianza y delegación.
  • La compañía inteligente predice y se prepara para el futuro y no sólo reacciona o corrige acciones, sino que evalúa las consecuencias. El futuro se modeliza y se simula según una historia de eventos pasados.
Desde un punto de vista tecnológico, Eduardo Bueno, catedrático de Economía de la Empresa de la Universidad Autónoma de Madrid, señala en el recientemente publicado informe sobre “La Sociedad de la Información en España 2009”, que para poder competir y evolucionar económicamente en el nuevo contexto socioeconómico del siglo XXI, la “empresa inteligente” deberá responder a los siguientes caracteres definitorios y sistemas asociados, como reto para la década próxima:
  • Capacidad de adaptación a situaciones nuevas a través de la captura de información sobre el entorno: BIS (Business Intelligence Systems) o sistemas de inteligencia empresarial, de vigilancia tecnológica o competitiva.
  • Capacidad de aprendizaje y de memorizar las actividades y resultados de la organización: Sistemas de bases de datos, de e-learning y en general KBS (Knowledge-Based Systems).
  • Capacidad de manejar y relacionar conceptos y símbolos abstractos: En general los sistemas expertos y autómatas desarrollados por la inteligencia artificial.

lunes, 21 de diciembre de 2009

Metodología para aplicar la Responsabilidad Social Empresarial en las pymes

La Responsabilidad Social ofrece a las empresas una posibilidad de diferenciación de la competencia a través de la mejora de la reputación y de los atributos ambientales y sociales de los productos y servicios, que bien aprovechada puede ser importante para el éxito empresarial, al permitir aumentar las ventas y los ingresos, y por tanto mejorar la cuenta de resultados.



Así, tal y como señala la “Guía de aprendizaje sobre la implementación de Responsabilidad Social Empresarial en pequeñas y medianas empresas” elaborada por la Fundación Ecología y Desarrollo, gracias a la RSE una pyme puede:

1) Aumentar la retención y atracción de clientes y consumidores: las empresas que adoptan medidas de RSE acceden más fácilmente a los clientes que evalúan y seleccionan a sus proveedores bajo criterios sociales y ambientales; y a nuevos consumidores en los mercados más maduros que demandan estas prácticas.

2) Mejorar la eficiencia operacional: las empresas que introducen mejoras en la gestión de sus recursos y buscan la ecoeficiencia pueden disminuir el costo de sus insumos (materias primas, suministros, etc.)

3) Mejorar la atracción, retención y productividad de los recursos humanos: las empresas que invierten en la mejora de la calidad de vida laboral y en su reputación pueden retener y atraer a los mejores profesionales que valoran cada vez más estas prácticas.

4) Mejorar la gestión de riesgos: las empresas que realizan una revisión de sus impactos económicos, ambientales y sociales detectan los riesgos ambientales o sociales actuales o potenciales con mayor antelación lo que facilita la toma de medidas preventivas antes de que se produzca una crisis.

5) Facilitar la identificación y aprovechamiento de oportunidades: las empresas que realizan un análisis de su desempeño en todos sus procesos, son capaces de vincularlos de un modo más integrado y estratégico; y de identificar y aprovechar mejor las oportunidades.

6) Incentivar la innovación: las empresas que revisan sus impactos económicos, ambientales y sociales y se comparan con sus competidores detectan más fácilmente oportunidades de innovación en procesos, productos y servicios que generen nuevos beneficios.

7) Expandir las posibilidades de financiación: las empresas que adoptan medidas de RSE acceden más fácilmente a índices de inversión socialmente responsable.

8) Mejorar la licencia social para operar: las empresas que realizan inversiones sociales pueden obtener la aceptación social más fácilmente por parte de las comunidades en las que operan.

9) Mejorar la imagen y reputación: las empresas que adoptan medidas de RSE mejoran los atributos intangibles de sus productos lo que contribuye a su diferenciación.

Para ayudar a las pymes a integrar la Responsabilidad Social Empresarial en sus estrategias de negocio, la “Guía de aprendizaje sobre la implementación de Responsabilidad Social Empresarial en pequeñas y medianas empresas” les ofrece una metodología y un conjunto de herramientas prácticas.

Fases para la implementación de la RSE

La metodología propuesta en esta guía para la implementación de la RSE parte de un enfoque de procesos y mejora continua, basado en el ciclo de mejora continua (Planificar, Hacer, Verificar y Actuar), y que supone las siguientes fases:

1.- Preparación y análisis preliminar, permite a la empresa responder a la pregunta “¿Por qué queremos mejorar?”

2.- Diagnóstico, permite a la empresa responder a la pregunta “¿Dónde estamos?”

3.- Planificación, permite a la empresa responder a la pregunta “¿Hacia dónde queremos ir?”. Y para ello se propone llevar a cabo en primer lugar una planificación estratégica que suponga la revisión de la orientación (misión y visión), la cultura (valores y código de conducta) y los compromisos (políticas) empresariales; seguida de la planificación operativa, mediante la elaboración del plan de acción (objetivos y metas, y acciones) y del cuadro de mando (indicadores).

4.- Implementación, permite a la empresa responder a la pregunta “¿Cómo avanzamos?”. Para ello los pasos propuestos son: la capacitación del personal; la documentación de procedimientos; la implementación de acciones; y el registro de evidencias.

5.- Monitoreo y evaluación, permite a la empresa responder a la pregunta “¿Hemos avanzado todo lo que esperábamos?”, para lo que es necesario llevar a cabo la medición del proceso y su análisis y mejora.

6.- Comunicación, permite a la empresa explicar “Así lo hemos hecho”. Para ello será preciso elaborar y ejecutar un plan de comunicación; elaborar el reporte de sostenibilidad; y finalmente validar el reporte de sostenibilidad.

7.- Revisión y ajuste, permite a la empresa responder a la pregunta “¿En qué podemos mejorar?”. Para ello se llevará a cabo la revisión por la dirección y se adoptaran las medidas de ajuste y mejora oportunas.

miércoles, 16 de diciembre de 2009

ONIX, estándar para la codificación y el intercambio de información bibliográfica del sector editorial

Uno de los retos a los que se enfrentan todos los agentes implicados en la producción, distribución, acceso y difusión de libros y otras publicaciones en entornos digitales (editoriales, distribuidoras, librerías, bibliotecas) es a la necesidad de crear espacios en los que los usuarios consigan experiencias virtuales basadas en textos, imágenes y muestras de contenido que emulen las sensaciones y experiencias físicas producidas en el mundo real al ver, tocar, hojear, y -llegado el caso- leer los libros.

Sin lugar a dudas, el éxito de las bibliotecas o centros de documentación en la web está ligado a su capacidad para satisfacer esa necesidad. Pero si importante es para estos servicios, no lo es menos para el sector editorial y librero, pues como señala Antonio María Ávila Álvarez, Director Ejecutivo de la Federación de Gremios de Editores de España, en un artículo centrado en “El libro electrónico” que acaba de ver la luz en el Boletín Económico de Información Comercial Española (ICE) “El lector está dispuesto a comprar libros sin necesidad de tocarlos siempre que se le ofrezca información suficiente, rica y bien presentada”.

Pues bien, la respuesta dada por la industria del libro para posibilitar que los potenciales compradores puedan conocer los libros ofertados, decidir si les interesaba y en su caso adquirirlo, fue el desarrollo de “ONIX for Books

ONIX for Books es un estándar internacional diseñado para la codificación y el intercambio electrónico de información bibliográfica con orientación comercial, basado en XML, creado y mantenido por el sector editorial y que está mantenido por la entidad independiente EDItEUR. La adaptación del estándar internacional al libro español es ONIX-ES, constituido, con las recomendaciones, normas de uso y sistemas de marcados realizadas por la Federación de Gremios de Editores de España.

Desde su creación en el año 2000, entre sus objetivos principales figuran:
  • Elevar el nivel de información del libro disponible en formato digital, fundamentalmente en entornos de venta en línea, webs de libros y lectura, etc.
  • Constituirse en un referente internacional, es decir, entendible y utilizable en cualquier entorno cultural.

ONIX permite un marcado completo de los libros, con los datos bibliográficos, de comercialización y distribución, resúmenes, fragmentos, críticas, premios, público objetivo al que se dirige, biografías, cubierta y otras imágenes, audios, vídeos...

Para Antonio María Ávila Álvarez la importancia de ONIX no es pequeña, así en su opinión el éxito actual de las librerías en Internet se sustenta en ONIX, ya que ha permitido disponer de un lenguaje común para la generación y transmisión de la información entre los diferentes agentes implicados en la cadena del libro, y gracias a él los compradores han podido conocer los libros ofertados, decidir si les interesaba y en su caso adquirirlos.

Pero si ONIX es una herramienta que ha posibilitado la venta de libros impresos a través de Internet, con los libros electrónicos su importancia es mayor, ya que al no existir objetos físicos, todas las transacciones se van a hacer en entornos virtuales. Con el libro electrónico la venta por catálogo ya no es una opción sino que es la única vía de acceso al producto.

lunes, 14 de diciembre de 2009

En defensa del patrimonio documental empresarial

La importancia que tiene la documentación histórica que atesoran algunas empresas transciende los intereses particulares de sus propietarios, no en vano según establece la ley 16/1985 de 25 de junio del Patrimonio Histórico Español aquellos documentos con una antigüedad superior a los 100 años pasan a formar parte del Patrimonio Documental Español.

Obreras de la fábrica de Siemens de Cornellà

Si bien la legislación descarga la responsabilidad de la protección de esta documentación sobre sus propietarios, se hace necesario adoptar medidas por parte de las distintas administraciones públicas que posibiliten o en su caso potencien su adecuada conservación, difusión y uso.

En este sentido un ejemplo a seguir es el de Cataluña, donde el Archivo Nacional de Cataluña, ha desarrollado, desde sus inicios, una política activa de recuperación de archivos empresariales históricos. Profundizando esta línea de actuación los departamentos de Economía y Cultura de la Generalitat han puesto recientemente en marcha un proyecto para preservar los fondos documentales de las empresas catalanas y conservar así la memoria de su pasado industrial.

Este programa ofrece a las empresas catalanas dos posibilidades:
  1. Asesoramiento para que las empresas creen sus propios servicios de archivo histórico con las condiciones técnicas y archivísticas necesarias para la buena conservación de la documentación.
  2. Ceder la documentación a la Administración catalana para su ingreso como donación o depósito en la sección de “archivos empresariales” del Archivo Nacional de Cataluña.
Además de la conservación del material documental, el proyecto prevé poner en marcha un programa de investigación sobre los fondos preservados con el objetivo de mejorar el análisis de la historia económica de Cataluña. Este compromiso se materializará con la creación de un Centro de Documentación Empresarial de Interés Histórico que tutelará la administración catalana.

viernes, 11 de diciembre de 2009

Biblioteca Virtual de Aragón

El Gobierno aragonés ha puesto en marcha la Biblioteca Virtual de Aragón que, con más de medio millón de páginas digitalizadas, permite el acceso universal, por medio de Internet, al patrimonio bibliográfico de la Comunidad Autónoma.

La Biblioteca Virtual de Aragón es el primer paso en la dirección de difundir a través de la red y preservar digitalmente el riquísimo acervo bibliográfico que se conserva en Aragón, haciendo de este modo más accesible el conocimiento sobre Aragón por medio de los fondos de su patrimonio bibliográfico y documental, dotado de manuscritos, libros, prensa histórica, revistas, documentos sonoros y otros materiales.

Los primeros trabajos para la puesta en marcha de este proyecto empezaron en el año 2007 con la digitalización del fondo antiguo de Huesca y Lastanosa del Instituto de Estudios Altoaragoneses y prensa antigua de Teruel, además de los fondos de Huesca.

La Biblioteca Virtual de Aragón irá creciendo paulatinamente sumando material de otros fondos e instituciones con la firma de convenios que permitirán incorporar cada vez más volúmenes, unos documentos que se sumarán a los fondos de patrimonio aragonés que han sido ya escaneados.

Empresas socialmente responsables en materia de discapacidad

Las empresas de 50 o más trabajadores, en cumplimiento de la legislación vigente, deben tener en su plantilla a un 2% de personas con discapacidad o bien, si aún no alcanza dicha cifra, solicitar, con carácter excepcional, una autorización administrativa que le permita cumplir con la norma a través de las así llamadas “medidas alternativas. El incumplimiento de esta norma, está siendo controlado de manera creciente por la Inspección de Trabajo, está considerado como falta grave y lleva consigo la correspondiente sanción económica.

Una empresa socialmente responsable en materia de discapacidad, debe ir más allá del cumplimiento de las obligaciones legales, planteándose como objetivos:

1.- Cumplir con la cuota a través del empleo directo de personas con discapacidad y no a través del uso de las medidas alternativas, en caso de estar obligada a ello, o disponer de una política de incorporación de personas con discapacidad en caso de no estar obligada.

2.- Alcanzar niveles de empleo que superen claramente la cuota del 2%, en caso de estar obligada a ello.

3.- Conseguir que haya personas con discapacidad trabajando en todos los niveles de la empresa.

4.- Establecer objetivos de contratación de personas con discapacidad con especiales dificultades de inserción laboral, en el que se debe incluir a personas con secuelas de parálisis cerebral, con enfermedad mental o con discapacidad intelectual, con un grado de minusvalía reconocido igual o superior al 33%; personas con discapacidad física o sensorial, con un grado de minusvalía reconocido igual o superior al 65%; mujeres con discapacidad; y trabajadores con discapacidad mayores de 45 años.

Para todas aquellas empresas decididas abordar este reto, la Fundación ONCE ha elaborado la “Guía de Responsabilidad Social Empresarial y Discapacidad”, una publicación que nace con el objetivo de convertirse en una herramienta que permita a las empresas valorar la calidad de sus actuaciones en esta materia y plantea pautas concretas para aquellas que comiencen a abordar este reto o en su caso líneas de actuación más ambiciosas para las empresas que están en una situación más desarrollada.

Según la guía, los pasos que han de seguir las empresas comprometidas y responsables con la discapacidad son los siguientes:

  • Compromiso expreso por parte de la dirección de la empresa de que las personas con discapacidad deben formar parte de la política de RSE de la compañía, debiendo asegurar su igualdad de trato y no discriminación.
  • Autodiagnóstico de la situación actual de cómo se integra la dimensión de la discapacidad en la política de RSE para poder realizar una evaluación posterior.
  • Evaluación externa, del funcionamiento actual en materia de empleo, accesibilidad, proveedores y acción social.
  • Creación de un punto de referencia dentro de la empresa desde donde se promueva y haga un seguimiento del cumplimiento de la RSE-D, sirviendo asimismo de asesoramiento para las diversas áreas de la empresa en esta materia.
  • Establecimiento de objetivos específicos en materia de empleo, accesibilidad, proveedores y acción social, plazos para la consecución de los mismos y fijación de indicadores que permitan analizar su avance.
  • Comunicación con organizaciones de personas con discapacidad como grupo de interés, de cara a informar de los objetivos establecidos y explorar vías de colaboración.
  • Inclusión de actuaciones realizadas y objetivos futuros relativos a personas con discapacidad en las secciones correspondientes de la Memoria de RSE.
  • Revisión y definición de acciones de mejora en materia de discapacidad.

jueves, 10 de diciembre de 2009

Ayuntamiento electrónico de Zaragoza

Los ciudadanos que posean un DNI electrónico o un certificado digital reconocido podrán efectuar a partir del próximo 1 de enero desde la sede web del Ayuntamiento de Zaragoza todos los trámites que ahora efectúan en las ventanillas del Ayuntamiento. Así lo ha dejado manifiesto Ricardo Cavero Arceiz, Director General de Ciencia y Tecnología del Ayuntamiento de Zaragoza.

De este modo Zaragoza cumplirá con lo establecido en la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos en la que se reconoce el derecho de los ciudadanos a realizar todas las gestiones ante la Administración, a no tener que presentar datos ni documentos que obren en poder de las Administraciones, a acceder por medios electrónicos a los servicios públicos prestados por las Administraciones, a conocer por medios electrónicos el estado de tramitación de los procedimientos administrativos, a obtener copias electrónicas de los documentos electrónicos incorporados a los expedientes o procedimientos en los que tengan la condición de interesados.

La ley que obliga a la Administración General del Estado y los organismos públicos vinculados o dependientes de ésta a satisfacer estos derechos a partir del 31 de diciembre de 2009, deja abierta la posibilidad de incumplimiento de este plazo a las Comunidades Autónomas, Diputaciones Provinciales y Ayuntamientos que sus disponibilidades presupuestarias no se lo permitan. Y Zaragoza finalmente parece que ha tenido la capacidad presupuestaria, técnica y organizativa necesaria para poner en funcionamiento su Ayuntamiento Electrónico en dicho plazo y de este modo cumplir con el objetivo marcado y del que dio cumplida cuenta su Director General de Ciencia y Tecnología del Ayuntamiento de Zaragoza, hace un año, en el marco de las VIII Jornadas de Archivos Aragoneses.

Aunque todavía se está pendiente de establecer la normativa interna para apoyar el cambio en la gestión municipal, siendo previsible que el próximo año se apruebe una ordenanza específica de administración electrónica, a partir de enero ya no será necesario guardar fila para realizar los diferentes trámites con el Ayuntamiento pudiendo hacerse las gestiones desde casa o la empresa, se reducirá el número de documentos a presentar, y habrá una mayor agilidad en la resolución de los expedientes.

miércoles, 9 de diciembre de 2009

Cómo aplicar la gestión documental en una empresa: un caso práctico

Suele ser relativamente habitual leer referencias sobre las bondades que ofrece una adecuada gestión documental en la mejora de la gestión empresarial, pero lo que ya no resulta tan habitual es conocer experiencias concretas de cómo se lleva a cabo este proceso. Por ello es reseñable el proyecto de gestión documental desarrollado por el grupo At4 Wireless, dado a conocer en las XI Jornadas de Gestión de la Información, organizadas por SEDIC el pasado mes de noviembre.


Según expone su documentalista, Nuria Amérigo Flores, el proyecto surge de la necesidad de adoptar soluciones acordes a la nueva realidad documental que vivía la empresa debido al crecimiento exponencial del número de documentos como consecuencia a su vez del crecimiento de su plantilla, y para solucionar toda una serie de problemas detectados en la gestión documental, como era la inexistencia de un repositorio común para almacenar la información, la duplicidad de la documentación o la dispersión y descentralización de la documentación.

Ante esta situación se decide establecer una estrategia global para la gestión de la documentación que incluiría a todas Divisiones y Departamentos de la empresa, a los documentos en formato papel y electrónico, así como a las bases de datos y a cualquier persona con responsabilidad de crear y mantener documentos. Se trataba de crear un servicio único que integrara todo el ciclo de la evolución documental y que permitiera acceder rápidamente a los documentos de cualquiera de las filiales de la empresa.

Las fases seguidas y que aparecen detalladas en la ponencia son:

1. Investigación preliminar
Mediante la consulta de diversas fuentes documentales y entrevistas al equipo directivo de la empresa, se identificaron y documentaron los fines y cometidos de la organización, su estructura, su entorno legal y normativo, así como los factores críticos y debilidades en relación con la gestión de documentos de archivo.

2. Análisis de las actividades de la organización
El análisis de la organización les permitió obtener una visión estructurada de las funciones, actividades y operaciones de la organización, que les posibilitó definir los tipos documentales producidos en la empresa, establecer una nomenclatura inequívoca y elaborar una clasificación única para todos ellos.

3. Diseño del mapa documental
A continuación crearon un mapa que clasifica y agrupa los documentos, indica cual es su soporte, específica su valor para la organización y marca políticas de conservación y transferencia documental.

4. Crear procedimientos
La siguiente etapa fue el establecimiento de normas y procedimientos para la gestión y mantenimiento con el objetivo de que aseguraran coherencia, sinergias, y rentabilidad de las tareas documentales, y se elaboró el diseño funcional, necesario para su posterior desarrollo en la herramienta informática.

5. Elección e implantación del gestor documental
Una fase crucial fue la elección del gestor documental, buscando una herramienta intuitiva, cómoda y sencilla cuyo uso no supusiera una tarea añadida para el usuario, y que debía cumplir los siguientes requisitos:
  • Almacenar la documentación en un repositorio único
  • Reducir los tiempos de búsqueda.
  • Automatizar el control de los documentos a través de los ciclos de vida.
  • Asegurar el acceso a la última versión del documento y coordinar de modo global los cambios y disponibilidades.
  • Compartir la información.
  • Mantener la confidencialidad.
  • Garantizar la seguridad mediante pistas de auditoria y trazabilidad.
En este proceso de elección de un gestor documental, resulta de interés las recomendaciones que Julián Moyano da para evaluarlos correctamente.

La herramienta fianalmnete escogida fue Alfresco.

6. Formación de usuarios
Para que los usuarios conocieran el proyecto y supieran manejar la herramienta, se abordó la formación del personal de la empresa, en grupos reducidos de 15 a 25 personas según su rol dentro del Sistema de Gestión Documental y el Departamento o División al que pertenecieran.

7. Proyecto Piloto
Antes de su aplicación general se implantó un proyecto piloto con varios grupos de usuarios pertenecientes a distintos Departamentos para identificar buenas y malas prácticas y depurar fallos.

8. Incorporación de los datos
Los documentos se fueron incorporando por Departamentos y Divisiones en varias fases. Para garantizar que el cambio de los documentos de un repositorio a otro se había hecho bien, se auditó cada traslado y se implicó a los responsables de los distintos departamentos.

9. Valoración archivística
Finalmente se decidió el tiempo que debían permanecer los documentos en el archivo de gestión y en el intermedio, y cuando se tenían que migrar a otros formatos de conservación.

Normativa aplicada y responsabilidades

En este proyecto se han seguido las indicaciones de la norma UNE-ISO 154895 que proporciona estrategias y metodología para el diseño e implantación de sistemas de gestión de documentos y constituye una referencia fundamental para la implantación de buenas prácticas y el establecimiento de una política corporativa de gestión de los documentos.

La gestión documental se caracteriza por su transversalidad afectando a todos los miembros de la empresa. En At4 Wireless las responsabilidades en gestión documental se distribuyen jerárquica y funcionalmente entre:

  • Dirección General: lidera el proyecto.
  • Directores de División y Departamento: validan las propuestas de los jefes de unidad en materia de taxonomías, permisos, workflow, transferencias y expurgo.
  • Jefes de unidad: definen las taxonomías, pueden dar permisos de acceso a las carpetas de las que son responsables, controlan que la documentación se clasifica adecuadamente, establecen los plazos de transferencia y expurgo con el servicio de archivo.
  • Jefes de proyecto: transmiten a los jefes de unidad sugerencias, necesidades y mejoras del sistema que les hace llegar su equipo de trabajo; controlan que la documentación se clasifica adecuadamente.
  • Departamento de informática: se responsabiliza del correcto funcionamiento de los servidores, de las copias de seguridad, y hacer desarrollos a medida en función de la evolución el Sistema de Gestión Documental.
  • Servicio de documentación: propone estrategias, es administrador de la herramienta de gestión documental, responsabilizándose de su adaptación y actualización, aplica las normas de archivo, imparte la formación, supervisa las transferencias al archivo intermedio e histórico, coordina las tareas del personal con responsabilidades en el archivo y por último detecta los problemas y atiende las demandas de usuarios.
  • Todo personal es responsable de la correcta clasificación, conservación y uso de documentación que genera y recibe.

viernes, 4 de diciembre de 2009

¿Qué información usan las empresas?

Las asociaciones de empresarios son la principal fuente de información institucional para las empresas. Esta es una de las conclusiones a las que llegan Antonio Muñoz Cañavate y Antonio Pulgarín Guerrero en “La gestión de la información en las empresas de Extremadura” que acaba de publicarse en la Revista Española de Documentación Científica, un trabajo de gran interés dada la escasez de estudios acerca de los usos de la información por las empresas españolas.


Entre los resultados a los que llegan sus autores, tras encuestar a las 144 empresas de mayor facturación y número de empleados de Extremadura, es reseñable la escasa penetración que todavía tienen los profesionales de la información en las plantillas de las empresas, de manera que sólo un 27,4 % de las empresas disponen de biblioteca o unidades de información y/o documentación.

Lo habitual es que las tareas de gestión de la información dentro de las empresas las compaginen sus profesionales con la realización de otras tareas de gestión interna, así aunque el 46,5 % de las empresas dispone de algún departamento o persona encargado de capturar información externa para la toma de decisiones, sólo un 3 % cuenta con personal dedicado de manera exclusiva a la recopilación, organización y análisis de información relevante para la empresa.

En cuanto a las fuentes de información más utilizadas para la toma de decisiones por las empresas extremeñas estas son la prensa, la legislación, las normativas los convenios colectivos, y los catálogos de productos y/o catálogos de ferias comerciales.

Por lo que respecta a las fuentes de información institucionales, el tipo de institución de la que más información recibe la empresa para tomar decisiones es las asociaciones de empresarios seguida de las entidades financieras y la Administración regional.

Los resultados de uso de la información procedente del medio ambiente externo son los proveedores y los clientes las fuentes más utilizadas:

miércoles, 2 de diciembre de 2009

Tecnología RFID: Usos y Oportunidades

La identificación por radiofrecuencia (RFID) es una tecnología de captura e identificación automática de información contenida en etiquetas electrónicas que, cuando están en el área de cobertura de un lector RFID, transmiten por radio la información almacenada en su memoria sin necesidad de que exista contacto físico o visual.

En un sistema RFID, el elemento a identificar (puede ser un objeto, animal o persona) se etiqueta con un pequeño chip de silicio unido a una antena de radiofrecuencia (conocido como 'tag' o etiqueta) de modo que pueda comunicarse y ser identificado, a través de ondas de radiofrecuencia, por un dispositivo transmisor/receptor (conocido como 'reader') diseñado para ese propósito.

La característica principal que dota a este sistema de identificación de un gran valor añadido, es que el chip de RFID permite almacenar en su interior información de identificación que confiere a cada uno de los elementos etiquetados de un carácter único.

Se prevé que el uso de la tecnología RFID tenga un impacto importante sobre la actividad diaria de las empresas cuando cada vez más productos sean etiquetados y lleguen a los clientes finales propiciando la aparición de nuevas aplicaciones y servicios basados en RFID.

Por su parte el futuro de la “Internet de los Objetos” permitirá en pocos años que cualquier objeto a nuestro alrededor pueda intercambiar información y trabajar de forma coordinada, convirtiéndose así en “objetos inteligentes”.

Para potenciar el desarrollo de esta tecnología en España, el Observatorio Nacional de las Telecomunicaciones y de la Sociedad de la Información acaba de publicar el libro “La Tecnología RFID: Usos y Oportunidades”, en el que con un enfoque divulgativo explica qué es y cómo funciona el RFID, qué utilidad tiene -recogiendo una amplia catálogo de casos de éxito en su aplicación en distintos sectores y actividades- y cuáles son las tendencias de futuro para esta tecnología.

martes, 1 de diciembre de 2009

Boletín Bibliográfico Empresarial nº 42 (dic. 2009)

Ya está accesible el Boletín Bibliográfico Empresarial correspondiente al mes de diciembre de 2009, elaborado por el Servicio de Documentación de CEPYME ARAGÓN.



El boletín es una publicación de periodicidad mensual que recoge todos los recursos documentales (artículos, libros, informes…) recibidos en el centro de documentación de las organizaciones empresariales CEPYME ARAGÓN y FEMZ, clasificados temáticamente, conteniendo su referencia bibliográfica (título, autor, editorial, páginas) y un breve resumen que permita valorar su potencial interés.

Como anexo se presenta las disposiciones legales más relevantes publicadas en el periodo, y que han sido seleccionadas por el Departamento Jurídico.

La clasificación temática que estructura los recursos contenidos en el boletín es la siguiente:

I. Actividades económicas y empresariales
II. Economía, política y sociedad
III. Empleo y relaciones laborales
IV. Seguridad laboral
V. Medio ambiente
VI. Formación. Educación
VII. Internacional
VIII. Investigación. Comunicación. Información. Documentación
Anexo: Novedades legislativas