La anterior entrada de este blog (
La huida hacia delante como estrategia en la gestión documental) ha dado lugar a un interesante debate en la lista de archivística “Arxiforum” sobre la utilización / apropiación del término gestión documental por la industria TIC y sobre los problemas que tienen los archiveros para acercarse a las empresas, especialmente a las pymes. En este debate hay coincidencia en que la gestión documental en las empresas es mejorable, y así mismo se reconoce que la industria TIC ha utilizado el término para introducir sus productos en las empresas mientras que los archiveros se siguen quedando fuera. Y llegados a este punto Lluís-Esteve Casellas planteó abiertamente y con gran acierto si
¿el problema está fuera o dentro de la profesión?
Sin lugar a dudas este es un asunto complejo en el que se cruzan factores tanto internos como externos. Con esta entrada me gustaría exponer algunos de los factores que en mi opinión explican la situación.
1.- El contextoEl tejido empresarial español tiene una característica que hay que tener muy en cuenta: la
reducida dimensión de sus empresas; y es que el 99 % de las empresas tienen menos de 50 empleados, y lo que todavía es más significativo 8 de cada 10 empresas tiene dos o menos asalariados.
La
cultura empresarial con respecto a los archivos, la producción y gestión documental, tampoco parece ayudar al desarrollo archivístico en las empresas constatándose la poca consideración otorgada al archivo en particular y a la documentación en general.
2.- Factores externos a la profesiónLa gestión documental tiene que “competir” con otras necesidades empresariales para conseguir financiación como son la gestión ambiental, la gestión de la seguridad y salud laboral, la gestión de la calidad, y por supuesto aspectos de más peso como la gestión de los recursos económicos – financieros – patrimoniales, la gestión de sus recursos humanos, la gestión de sus clientes, la producción, la logística … Para cada uno de estos ámbitos hay profesionales y propuestas sólidas de mejora capaces de captar la financiación de las empresas. Y es que la gestión documental es un factor más que puede contribuir a la consecución de los objetivos empresariales, pero ni mucho menos el único, y claro está con unos limitados recursos económicos las empresas invierten en aquellas mejoras que consideran van a resultarles más rentables.
Por otra parte,
si una empresa decide abordar la problemática de su gestión documental hay otros actores distintos a los archiveros dispuestos a dar su solución, fundamentalmente la industria TIC, una industria que sabe utilizar muy bien el marketing, por lo que sus propuestas y su terminología resultan atractivas y cercanas a las empresas. En este sentido la utilización que realizan del término “gestión documental” generalmente obedece a intereses promocionales muy alejados de preocupaciones doctrinales sobre lo que implica o deja de implicar una correcta gestión documental.
3.- Factores internos a la profesiónPero a los factores externos hay que sumar algunos rasgos propios de nuestra profesión, y en primer lugar me gustaría destacar la frecuente
arrogancia de nuestros discursos “en los que la esencia del archivero está por encima del bien y del mal” tal y como señalaba María Jesús Sánchez Carrasco en un mensaje en Arxiforum. Al menos en este campo debemos reconocer nuestras propias limitaciones y debilidades.
Relacionado con lo anterior sería bueno
relativizar nuestra importancia, asumiendo que los archiveros no somos indispensables para las empresas –como la realidad demuestra-, aunque sí que podemos serles muy necesarios. Por ello no debemos plantearnos si las empresas pueden funcionar sin archivos, sino que la pregunta que debemos hacernos es ¿qué podemos hacer para ayudar a las empresas? Por lo tanto a la hora de acercarnos a las empresas
lo prioritario es escucharlas para tratar de conocer y entender sus necesidades reales, y a partir de este conocimiento proponer las soluciones.
Descendiendo al terreo práctico, con una metodología archivística construida por y para la administración pública,
nuestra respuesta “técnica” se debería acomodar al ámbito empresarial. En este sentido Lluís-Esteve Casellas planteaba una larga lista de tareas: elaborar sistemas de clasificación eficientes para las empresas, recomendaciones sobre la gestión de documentos, sobre los beneficios de un sistema de gestión documental para la gestión del negocio, sobre calendarios de conservación y retención, sobre la incidencia de la gestión de documentos en el cumplimiento de la legislación sobre protección de datos, sobre la relación entre un sistema de gestión documental y la explotación de información como activos de información para la empresa …
El marketing es otro déficit importante de la profesión, mientras que la industria TIC les propone a las empresas soluciones con una terminología y unas presentaciones atractivas y cercanas a las empresas, nosotros incidimos en los problemas y les proponemos complicadas estructuras que no son capaces de comprender.
Necesitamos construir un argumentario atractivo para llegar a las empresas.
Y por supuesto se hecha en falta
acciones de defensa profesional por parte de las asociaciones profesionales. Y es que tal y como señala Lluís Anglada en una entrevista realizada en el último número de la revista
El Profesional de la Información “las asociaciones se han refugiado en la formación profesional y han abandonado el lobismo y la defensa de la profesión”.
