Notificaciones electrónicas de la Agencia Estatal de Administración Tributaria

A partir del próximo 1 de enero de 2011 todas las entidades que tengan la forma jurídica de sociedad anónima, sociedad de responsabilidad limitada y las uniones temporales de empresas están obligadas a recibir por medios electrónicos las comunicaciones y notificaciones administrativas que les realice la Agencia Estatal de Administración Tributaria en sus actuaciones y procedimientos tributarios, aduaneros y estadísticos de comercio exterior y en la gestión recaudatoria.

El Real Decreto 1363/2010, por el que se regulan supuestos de notificaciones y comunicaciones administrativas obligatorias por medios electrónicos en el ámbito de la Agencia Estatal de Administración Tributaria publicado en el Boletín Oficial del Estado del pasado 16 de noviembre de 2010, establece la obligatoriedad de recibir por medios electrónicos las comunicaciones y notificaciones administrativas que en el ejercicio de sus competencias les dirija la Agencia Estatal de Administración Tributaria a las siguientes entidades:

• Las sociedades anónimas (entidades con número de identificación fiscal que empiece por la letra A)
• Las sociedades de responsabilidad limitada (entidades con NIF que empiece por la letra B)
• Las personas jurídicas y entidades sin personalidad jurídica que carezcan de nacionalidad española (NIF que empiece por la letra N)
• Los establecimientos permanentes y sucursales de entidades no residentes en territorio español (NIF que empiece con la letra W)
• Las uniones temporales de empresas (entidades cuyo NIF empieza por la letra U)
• Las entidades cuyo NIF empiece por la letra V y se corresponda con uno de los siguientes tipos:
• Agrupación de interés económico
• Agrupación de interés económico europea
• Fondo de Pensiones
• Fondo de capital riesgo
• Fondo de inversiones
• Fondo de titulización de activos
• Fondo de regularización del mercado hipotecario
• Fondo de titulización hipotecaria
• Fondo de garantía de inversiones
  

Además con independencia de su personalidad o forma jurídica, estarán obligados a recibir por medios electrónicos las comunicaciones y notificaciones administrativas que les practique la Agencia Estatal de Administración Tributaria las personas y entidades en las que concurra alguna de las siguientes circunstancias:

• Estuvieran inscritas en el registro de grandes empresas.
• Hayan optado por la tributación en el régimen de consolidación fiscal.
• Hayan optado por la tributación en el Régimen especial del grupo de entidades, regulado en el capítulo IX del título IX de la Ley 37/1992, de 28 de diciembre, del Impuesto sobre el Valor Añadido.
• Que estuvieran inscritas en el registro de devolución mensual, regulado en el artículo 30 del Real Decreto 1624/1992, de 29 de diciembre, Reglamento del Impuesto sobre el Valor Añadido.

Planes de Continuidad de Negocio en las pymes

Si una empresa de pequeñas dimensiones es objeto de un suceso grave que impacta en sus actividades y no ha trabajado un plan de respuesta, las posibilidades de disolución o al menos de cierre temporal de la misma son reales y mayores que en una empresa grande. A pesar de ello, sólo un 38,4 % de las pymes españolas cuenta con algún tipo de estrategia enfocada a garantizar la continuidad de su negocio en caso de una incidencia o desastre, según se desprende del “Estudio sobre el estado de la PYME española ante los riesgos y la implantación de Planes de Continuidad de Negocio” que acaba de presentar el Instituto Nacional de Tecnologías de la Comunicación (INTECO).

En términos generales las pequeñas y microempresas españolas no son conscientes de los riesgos que pueden paralizar sus operaciones de negocio, y consideran que es suficiente con disponer de copias de seguridad, antivirus o sistemas de detección y extinción de incendios. De esta manera la PYME española es mayoritariamente reactiva, es decir, solo cuando sufren incidentes de seguridad graves es cuando se despierta su interés y su predisposición a fortalecer la resistencia de sus operaciones.

La falta de tiempo, recursos y/o presupuesto de las pymes, así como la reducida probabilidad con la que contemplan la ocurrencia de crisis o desastres son las principales causas aducidas para no abordar este proceso vital para las empresas.

Recomendaciones para las pequeñas y microempresas españolas

En este estudio se dan una serie de recomendaciones a las pequeñas y microempresas españolas para un mejor acercamiento a la gestión de la continuidad de los negocios.

1.- Formarse y documentarse en materia continuidad de negocio

Las empresas deberían conocer qué es un plan de continuidad de negocio y el sistema que permite gestionar el mismo, por qué la implantación del plan requiere de un mantenimiento y una mejora continua, qué ventajas proporciona el disponer de un plan de continuidad de negocio.

2.- Elaborar un análisis previo de riesgos que les permita la toma de decisiones acertadas

Las empresas deben ser capaces de entender mejor los riesgos a los que se enfrentan y las consecuencias de no encararlos adecuadamente, y para ello necesitan:

• Conocer los procesos de negocio e identificar los activos de información más críticos que soportan los mismos (personas, información, aplicaciones, sistemas de soporte, proveedores de servicio, etc.).
• Conocer y priorizar los riesgos que pueden dañar la disponibilidad de dichos activos.
• Proponer y diseñar medidas de seguridad que minimicen los riesgos más críticos.
• Decidir el alcance y los componentes de la estrategia de continuidad en base a los riesgos, las debilidades de la empresa y los procesos de negocio más importantes.

3.- Comenzar por tareas sencillas

Diseñar e implantar un plan de continuidad de negocio no es una tarea sencilla. Por ello es aconsejable identificar y abordar, sobre todo al inicio, aquellas tareas que puedan calificarse como sencillas por tener un alcance delimitado y unos objetivos definidos. Sentadas las bases de conocimiento y adquiridos unos mayores niveles de adecuación, la gestión de la continuidad de negocio de las empresas debe convertirse en un proceso sistemático de mejora continua, documentado y probado periódicamente

4.- Implantar Sistemas de Gestión de la Seguridad de la Información (SGSI)

5.- Mantener actualizadas las medidas de seguridad preventivas

Si las medidas de seguridad están bien diseñadas y funcionan eficazmente, las posibles incidencias de seguridad, de llegar a producirse, serán atajadas en tiempo, se minimizarán las consecuencias y se evitará que se conviertan en problemas o incluso situaciones de crisis más complejas de resolver.

6.- Concienciar a las unidades o responsables más estratégicos que asumen la toma de decisiones

La dirección debe estar y convencida de la necesidad de emprender planes de continuidad. Para ello es necesario mostrarles los costes de implantar los planes de continuidad y los beneficios que éstos proporcionan.

7.- Asegurar la continuidad de la cadena de suministro/abastecimiento

En toda estrategia de continuidad de negocio es necesario tener en cuenta la criticidad de los servicios facilitados por terceros y establecer con los mismos aquellas exigencias y/o requerimientos que aseguren la disponibilidad de sus servicios (auditorías periódicas de su capacidad de recuperación ante eventos críticos, establecimiento de contratos con cláusulas firmadas sobre la disponibilidad de los servicios ofertados, envíos periódicos de reportes al cliente que permitan evaluar la calidad del servicio contratado, etc.).

Cómo implantar un Plan de Continuidad de Negocio

Para aquellas pymes decididas a implantar un plan de continuidad, INTECO ha elaborado la guía Cómo implantar un Plan de Continuidad de Negocio en la que en la ella se establece un marco de actuación desde el momento inicial en el que se reconoce la necesidad de desarrollar un programa o estrategia de continuidad, hasta su mantenimiento y actualización constante.

Conservación preventiva y plan de gestión de desastres en archivos y bibliotecas

El Ministerio de Cultura de España ha publicado el manual Conservación preventiva y plan de gestión de desastres en archivos y bibliotecas en el que ofrece información clara y sencilla sobre las medidas que una biblioteca o archivo de tamaño medio puede aplicar sin grandes costes para la conservación de la documentación que custodia.

Un riesgo siempre presente


Hace unos días, los medios de comunicación se hacían eco de cómo la rotura de una bajante había inundado de aguas fecales las instalaciones de la fiscalía de Menores de Córdoba, afectando a una cantidad indeterminada de expedientes que quedaron mojados y, prácticamente, inutilizados. Al daño causado por la inundación se unía la falta de previsión y preparación del personal de dicha fiscalía para hacer frente a este tipo de contingencias.

Este percance, por llamativo que resulte, se repite con cierta frecuencia en organizaciones tanto públicas como privadas, y sus archivos -muchas veces atravesados por estas conducciones- se ven seriamente afectados. Pero al margen de desastres como inundaciones o incendios, todo fondo documental está expuesto a una serie de factores que ponen en peligro su conservación.

Es por ello que resulta necesario disponer de unas pautas básicas para la custodia y preservación de la documentación tanto en papel como en soporte magnético y digital, y esto es precisamente lo que nos ofrece el manual Conservación preventiva y plan de gestión de desastres en archivos y bibliotecas, en el que de manera clara y sencilla se presentan las medidas que una biblioteca o archivo de tamaño medio puede aplicar sin grandes costes para la conservación de su documentación.

Conservación preventiva

Como siempre es más útil “prevenir que curar”, el manual en primer lugar se ocupa de la conservación preventiva, describiendo los elementos que intervienen en el posible deterioro de los materiales documentales y bibliográficos, y que abarcan desde su manipulación, transporte y uso, a su almacenamiento, así como a factores ambientales como la luz, la temperatura y humedad relativa, a los agentes atmosféricos contaminantes y a los ataques biológicos.

La principal herramienta para garantizar una conservación preventiva es la elaboración y puesta en práctica de un “Plan Integral de Conservación Preventiva” en el que estén programadas todas las actividades respecto a la conservación de los fondos, las rutinas de inspección, seguimiento, control, reparto de responsabilidades entre el personal y la asignación adecuada de los recursos necesarios.

Protección de colecciones ante emergencias: Plan de Gestión de desastres

Tanto las bibliotecas como los archivos pueden sufrir grandes daños por el fuego, el agua o el ataque biológico debido a la acumulación de gran cantidad de documentación en poco espacio. Estos siniestros en muchos casos no pueden evitarse, pero la gravedad de sus consecuencias siempre puede ser atenuada si se dispone de un Plan de Gestión de desastres bien estructurado.

El Plan de Gestión de Desastres debe ejecutarse en tres fases:

1. De planificación, donde se definen los objetivos, necesidades y recursos, estableciéndose los protocolos de actuación, que se plasmarán en un documento escrito.

2. De protección, en la que se ponen en práctica todos los recursos encaminados a evitar que se produzca algún siniestro y a minimizar su impacto cuando éste se produce.

3. De reacción y recuperación, donde se desarrollan los protocolos diseñados para el salvamento de las colecciones cuando el desastre ya se ha producido.

La Administración electrónica aún no es realidad para los ciudadanos

La Administración electrónica, entendida como el uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones en las Administraciones Públicas, combinando con cambios organizativos y nuevas aptitudes, con la finalidad de mejorar los servicios públicos y los procesos democráticos y reforzar el apoyo a las políticas públicas, dista mucho de ser una realidad para los ciudadanos. Esta es la conclusión a la que ha llegado Javier Guillén Caramés en “La administración electrónica ¿Mito o realidad para los ciudadanos del siglo XXI?” y que acaba de publicar el Centro PwC & IE del Sector Público.

Este autor a pesar de valorar positivamente la implantación de la Administración electrónica en España, señala una serie de obstáculos de carácter general a su desarrollo:

• Falta de educación y formación de nuestra sociedad en las nuevas tecnologías.
  

• Falta de confianza en la utilización de los medios electrónicos.
  

• Falta de información respecto a lo que es y cómo puede beneficiarse el ciudadano de la Administración electrónica.
  

• Falta de formación de los empleados públicos.
  

• Reticencia de los empleados públicos a utilizar las nuevas tecnologías.
  

• Heterogeneidad del sector público.

Del mismo modo identifica otras trabas de carácter más específico:

• El derecho general de los ciudadanos al acceso electrónico a las Administraciones Públicas y a la tramitación telemática de los procedimientos reconocido por el marco jurídico actual se encuentra condicionado a que las Administraciones Públicas tengan los medios adecuados para poder utilizar las nuevas tecnologías.

• La previsión de que determinados procedimientos tengan que ser obligatoriamente tramitados tanto en versión telemática como en papel, tampoco favorece el desarrollo de la Administración electrónica.

• La multiplicidad de sedes electrónicas que se están desarrollando por las diferentes Administraciones Públicas, con sus correspondientes registros y buzones, puede producir una cierta confusión del ciudadano al desconocer en un gran número de ocasiones a dónde debe acudir.

• Las dificultades para el uso generalizado del DNI electrónico como instrumento preferente de firma electrónica para dotar de seguridad jurídica a las transacciones electrónicas entre los ciudadanos y las Administraciones Públicas. Así en estos momentos hay que acudir físicamente a una comisaría para tramitarlo; hay que comprar un tarjetero con un coste de 22 euros; debe instalarse el software necesario en el ordenador de cada ciudadano para que este servicio sea accesible, lo que no resulta sencillo para determinadas clases de población; y finalmente una vez instalado cuando se intenta emplear el DNI electrónico para un trámite el ciudadano se enfrenta a una enorme cantidad y complejidad de la información que se deriva de las Administraciones Públicas.

Ante esta situación Guillén Caramés propone la necesidad de adoptar una serie de medidas:

• Incrementar la formación tanto de los empleados públicos como de la ciudanía en el uso de las nuevas tecnologías.
  

• Incrementar la información y asistencia administrativa mediante el reforzamiento de las oficinas de información a los ciudadanos, y la creación de números de teléfono de asistencia gratuita a los ciudadanos.
  

• Implantar sistemas gratuitos de acceso a internet. El acceso de las nuevas tecnologías a los ciudadanos debe configurarse como un servicio de interés general.

• Establecimiento de una sede electrónica única en cada Administración territorial (como ya ocurre en la Administración General del Estado) a la que pueda acudir el ciudadano, con una correcta información y difusión de la misma.
  

• Simplificar al máximo los sistemas de firma electrónica.

Obligatoriedad de incorporación efectiva al Sistema Red de la Seguridad Social

El Sistema RED (Remisión Electrónica de Documentos) es el servicio que ofrece la Tesorería General de la Seguridad Social a empresas, agrupaciones de empresas y profesionales colegiados, cuyo objeto es permitir el intercambio de información y documentos entre las distintas entidades a través de medios telemáticos.

Los ámbitos de actuación que abarca este servicio son:

• Cotización: presentación de documentos de las series TC2 (Relación nominal de trabajadores), tramitación de saldos acreedores, e ingreso de las cuotas.
• Afiliación: altas, bajas, variaciones de datos de trabajadores, así como consultas y petición de informes relativas a trabajadores y empresas.
• Tramitación de los partes de alta y baja médica, así como los partes de confirmación, al Instituto Nacional de la Seguridad tanto derivados de contingencias comunes como de contingencias profesionales.

A partir del 1 de enero de 2011, la Orden TIN 2777/2010 establece la obligatoriedad de incorporación efectiva al Sistema Red para todas las empresas encuadradas en el Régimen General de la Seguridad Social, sea cual sea el número de trabajadores que tengan en alta, así como para las empresas incluidas en el resto de regímenes con más de 10 trabajadores en alta.

Asimismo, se establece la obligatoriedad de pago a través de las modalidades implementadas en el mismo a todas las empresas obligadas a incorporarse o que estuvieran voluntariamente utilizando este sistema, salvo en aquellos supuestos en los que el Sistema Red, por razones técnicas no pueda emitir el correspondiente recibo de liquidación de cotizaciones.

En consecuencia, a partir de enero de 2011 las empresas que no cumplan con la citada obligatoriedad verán rechazados sus ingresos confeccionados a través del modelo pre-impreso de la serie TC1 por parte de las Entidades Financieras.

La conciliación de la vida personal, familiar y laboral (taller de debate)

Los pasados días 12 y 13 de noviembre se celebraron en Teruel las “I Jornadas sobre las Familias Aragonesas en el ámbito educativo” organizadas por el Departamento de Servicios Sociales y Familia, el Departamento de Educación, Cultura y Deporte del Gobierno de Aragón y el Consejo Escolar de Aragón . Con estas Jornadas se pretendía, entre otras cosas, informar de los recursos existentes en Aragón para la solución de problemas y conflictos familiares, ofrecer formación en temas relativos a las familias, y coordinar las actividades de apoyo a las familias en el ámbito educativo.

Teresa Picontó, Rosa Pérez, Mª Dolores de Pedro y Yolanda Carrillo

Dentro de las Jornadas se desarrolló el taller - debate “La conciliación de la vida personal, familiar y laboral” coordinado por Yolanda Carrillo Andrés, directora de Acción Social de CEPYME Aragón, y en el que se abordo ¿qué es la conciliación de la vida personal, familiar y laboral?, ¿por qué y para qué conciliar la vida personal, familiar y laboral?, y ¿cómo se puede conciliar?. Además de este taller, se desarrollaron otros tres grupos de debate coordinados por Teresa Picontó Novales, Rosa Pérez Aznárez y M ª Dolores de Pedro Herrera y que se centraron en los servicios sociales de apoyo, la participación como modo de prevenir los conflictos familiares, y la estructura familiar del Siglo XXI.

Entre las conclusiones a las que llegaron en el grupo de debate sobre conciliación se puede destacar que la conciliación es un reto, un desafío, una cuestión por resolver, consecuencia de la evolución social, los nuevos modelos de familia, las nuevas necesidades y concepción de la vida personal… y debe afrontarse por todos, con miras nuevas, con fórmulas innovadoras que a todos satisfagan.

La conciliación sirve para qué se resuelvan los conflictos que afectan a las personas, a las empresas, a la familia y a todo el entorno social, mediante el establecimiento de condiciones de mejora de la coexistencia de facetas equilibradas en la vida de las personas. Por lo tanto conciliar no es un lujo sino una necesidad, estando demostrado que a mejores condiciones de conciliación se consigue una mayor fidelidad hacia la empresa, un menor absentismo, un mejor rendimiento y, además personas con mayor calidad de vida, que debe ser el objetivo a perseguir.

No obstante para lograr la conciliación hay obstáculos tanto laborales (discriminación en selección y salarios; horarios rígidos; reducidas oportunidades de promoción; escasa utilización de los padres del permiso legal de paternidad …), como sociales (recaída de la responsabilidad principal del cuidado de hijos y padres y personas en situación de dependencia en exceso sobre las mujeres; altos costes de servicios de ayuda; no disponibilidad de guarderías próximas al centro de trabajo y con horarios adecuados a las necesidades; falta de medios sociales que posibiliten la atención familiar en tiempos de ausencia necesaria;…), sin olvidar obstáculos subjetivos (factor emocional del fuerte instinto maternal; sentimiento de culpa por no atender más a la familia; miedo a mayores responsabilidades en el trabajo y no poder atender estas o las necesidades familiares en la forma que considera adecuada; sentimiento de insatisfacción personal por la necesidad de elegir entre no cubrir unas necesidades personales u otras…)

Entre las medidas propuestas para avanzar en la conciliación se destacaron:

1.- La sensibilización de la sociedad en general para alcanzar una sociedad más justa, de los hombres en pro de la corresponsabilidad, de la comunidad educativa, de los medios de comunicación (por la igualdad, en virtud de su implantación, transmisión de valores…), y de los agentes sociales que representan y generan opinión, representan a trabajadores y empresarios y negocian convenios que regularan las relaciones laborales.

2.- Adaptación de las condiciones laborales, información sobre derechos, fomentando el uso masculino de los permisos, fomentando las acciones positivas de las empresas, desarrollando planes de igualdad, y a través de su previsión en convenios colectivos.

3.- Crear servicios comunitarios: para la infancia, los mayores, las personas en situación de dependencia…

La mejora ambiental como herramienta de innovación en la PYME

El Departamento de Medio Ambiente de CEPYME ARAGÓN ha elaborado la guía “La mejora ambiental como herramienta de innovación en la PYME”

La guía tiene como objetivo sensibilizar en que la mejora ambiental es una oportunidad para innovar en las pymes. Los requisitos ambientales establecidos en la normativa ambiental conllevan un importante esfuerzo económico y técnico de adaptación y renovación, en su caso, de procesos y equipamientos. Además del cumplimiento legal propiamente dicho, las normas de carácter voluntario más extendidas como pueden ser las relativas al establecimiento de sistemas de gestión ambiental, establecen procesos de mejora continua, que conllevan por sí mismos la innovación.

El Departamento de Medio Ambiente de CEPYME ARAGÓN continúa con esta publicación la colección que sobre distintos aspectos de la problemática ambiental de las empresas dirige especialmente a pymes. Son publicaciones que pretenden acercar a técnicos y gerentes de estas empresas la normativa ambiental y las herramientas existentes para mejorar su gestión al respecto, de forma práctica, sencilla y en un formato de fácil acceso.

Boletín Bibliográfico Empresarial nº 52 (noviembre 2010)

Ya está accesible el Boletín Bibliográfico Empresarial correspondiente al mes de noviembre, elaborado por el Servicio de Documentación de CEPYME ARAGÓN.

http://www.conectapyme.com/files/BBE_2010-52.pdf

El boletín es una publicación de periodicidad mensual que recoge todos los recursos documentales (artículos, libros, informes…) recibidos en el centro de documentación de las organizaciones empresariales CEPYME ARAGÓN y FEMZ, clasificados temáticamente, conteniendo su referencia bibliográfica (título, autor, editorial, páginas) y un breve resumen que permita valorar su potencial interés.

Como anexo se presenta las disposiciones legales más relevantes publicadas en el periodo, y que han sido seleccionadas por el Departamento Jurídico.

La clasificación temática que estructura los recursos contenidos en el boletín es la siguiente:

I. Actividades económicas y empresariales
II. Economía, política y sociedad
III. Empleo y relaciones laborales
IV. Seguridad laboral
V. Medio ambiente
VI. Formación. Educación
VII. Internacional
VIII. Investigación. Comunicación. Información. Documentación
Anexo: Novedades legislativas