El archivo electrónico en las Administraciones Públicas

El archivo electrónico es el sistema que ofrece almacenamiento seguro para los documentos y ficheros relacionados con cada expediente, gestionando el ciclo de vida de cada documento desde su creación y registro hasta su archivo definitivo (preservación y custodia). Además de la funcionalidad de almacenamiento permite la recuperación y consulta de los documentos de cada procedimiento administrativo tanto por parte de los empleados de la Administración como de los interesados en el procedimiento.

Según la ley 11/2007, de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos, un archivo electrónico:

• Deberá ser capaz de conservar en formato electrónico todo documento electrónico que forme parte de un expediente y/o que afecte a derechos o intereses de los ciudadanos.
• Deberá tener en cuenta que el interesado o las Administraciones Publicas podrán emitir copias auténticas siempre que el documento original esté en manos de la Administración y que la información sobre firma electrónica (y, si procede, sellado de tiempo) permitan comprobar la coincidencia con el original
• El almacenamiento debe ser seguro (archivo securizado). En particular se deberá asegurar la identificación y el control de accesos.
• El almacenamiento de los documentos deberá ser en un soporte que se pueda convertir a otros formatos accesibles desde distintas aplicaciones.
• Deberá entender como expediente al conjunto de documentos electrónicos correspondientes a un procedimiento. Debe ser posible que un documento pueda formar parte de distintos expedientes electrónicos
• Deberá tener en cuenta que los expedientes deberán llevar un índice electrónico firmado por la Administración.

Como resultado, del empleo de sistemas informáticos para la creación y distribución de documentación como parte de la operativa diaria de las organizaciones que está originando una sustitución del soporte papel por otros formatos digitales, un proceso impulsado por la implantación de mecanismos de relación entre los ciudadanos y las administraciones a través de medios electrónicos, desde la aprobación de la Ley 11/2007, durante los próximos años se prevé un importante aumento en el volumen de información digital gestionada por los organismos públicos, los cuales deberán disponer de sistemas adecuados que permitan almacenarla de una forma ordenada y eficaz.

En este contexto, sin embargo el archivo electrónico no se está percibiendo como una prioridad a corto plazo, ya que la tecnología actual permite adoptar soluciones de contingencia a bajo coste. Así, es habitual que las Administraciones Públicas habiliten sistemas de almacenamiento donde mantener la información digital generada sin abordar el desarrollo de mecanismos que garanticen su conservación a largo plazo.

Existen principalmente tres tendencias dentro de la Administración para abordar el archivo de documentos electrónicos:

1. Implantar soluciones orientadas a automatizar la gestión de documentación en papel, que aunque permiten el almacenamiento de información digital, no entran a resolver su problemática. Suelen encontrarse en plataformas integrales de Administración Electrónica, como SIGEM o W@nda
2. Ampliar la funcionalidad de los sistemas de Gestión Documental existentes para habilitar ciertos mecanismos de preservación, utilizando sistemas corporativos como Documentum o Alfresco.
3. Habilitar espacios de almacenamiento de documentos digitales, dejando la implantación de políticas de preservación para más adelante.

En general, estas iniciativas tienden a impulsarse a través de departamentos de informática y sistemas, siendo poco habitual la participación de personal relacionado con el Archivo de la entidad en el proceso de diseño y definición.

Para superar esta situación, dentro de la iniciativa impulsada por el Centro Nacional de Referencia de Aplicación de las TIC basadas en fuentes abiertas (CENATIC) para analizar la problemática actual del archivo de documentos electrónicos en las Administraciones Públicas, se ha elaborado el estudio “Software de fuentes abiertas en la Administración electrónica: Archivo electrónico de las Administraciones Públicas” un documento en el que define un modelo conceptual de archivo electrónico adecuado a las necesidades de las Administraciones Públicas, y se analiza la viabilidad de una implantación tecnológica del modelo propuesto en el ámbito del software de fuentes abiertas.

La definición del modelo conceptual se apoya en un análisis previo de la normativa existente, que ha permitido determinar las directrices que deberán regir la operativa del Archivo Electrónico. Sobre ellas, se ha diseñado una propuesta válida y flexible para dar respuesta a los requerimientos de los distintos tipos de Administraciones Públicas existentes en España.