Incorporar la protección de datos a la cultura empresarial

Tras prácticamente 10 años de vigencia de la Ley Orgánica de Protección de Datos y con un Reglamento de Desarrollo ampliamente publicitado, las empresas deben comenzar a adquirir la madurez suficiente que facilite un adecuado cumplimiento de la Ley. El reto por lo tanto es incorporar la protección de datos a la cultura empresarial y al diseño, organización y funcionamiento de las organizaciones. En esta tarea, disponer de información práctica sobre los aspectos concretos a los que las empresas deben enfrentarse habitualmente ha sido una necesidad sentida muy especialmente por las pequeñas y medianas empresas.

Para atender a esta necesidad, la Agencia Española de Protección de Datos ha elaborado la guía “La protección de datos en las relaciones laborales” en la que se examinan las aspectos de la protección de datos que, o bien resultan fundamentales desde el punto de vista de la aplicación y el cumplimiento normativo, o bien han planteado dificultades de interpretación o aplicación práctica.

Así por ejemplo se aborda el tratamiento de datos personales en la gestión de los recursos humanos, en asuntos como los procedimientos de selección de personal, en los contratos de trabajo, durante el desarrollo de la prestación laboral, en las relaciones con los representantes sindicales, en los sistemas internos de denuncias, en la gestión de las nóminas o en la contratación de seguros de vida y planes de pensiones.

Sobre la gestión de la prevención de riesgos laborales en las empresas se atiende al consentimiento de los trabajadores para la vigilancia médica o al acceso a los datos por la empresa y los delegados de prevención

El Estatuto de los Trabajadores ha atribuido facultades específicas a la empresa que posibilitan el control del desarrollo de la prestación laboral. El ejercicio de estas facultades comporta en muchas ocasiones tratamientos de datos personales, en esta guía se analizan los controles basados en el uso de tecnologías de la información y los controles sobre el absentismo laboral.

La Constitución Española reconoce el derecho a la libertad sindical, y la legislación de desarrollo establece un conjunto de derechos, competencias y funciones para los representantes de los trabajadores cuya satisfacción requiere del tratamiento de datos personales y del establecimiento de ciertos flujos de datos habitualmente mediante comunicaciones de éstos desde la empresa. En la guía se aborda las publicaciones de datos personales en tablones, las cesiones de datos personales a los sindicatos, las cesiones de datos contenidos en documentos TC2, la entrega de TC2 al comité de empresa, la cesión de nóminas y TC2 de los trabajadores de subcontratas a las empresas contratistas.

La LOPD trata el deber de seguridad junto con el deber de secreto cuando regula los principios de protección de datos, es por ello que la guía finaliza atendiendo a los deberes de los trabajadores que acceden a datos personales: secreto y seguridad.

Cómo escribir en espacios digitales

Si después de cinco segundos no aparece algo en la pantalla que represente una respuesta o, al menos, la promesa de que algo interesante va a ocurrir, el usuario se va. Este es uno de los principales rasgos que definen al internauta medio. Para ayudar a los creadores de contenidos digitales y a los responsables de sedes web o de cualquier estrategia digital a afrontar esta impaciencia de los usuarios de Internet, Juan Carlos Camus ha elaborado el libro “Tienes cinco segundos” y a uno de los aspectos que le ha prestado especial atención es a la forma en la que se ha de escribir en un espacio digital.

En un medio interactivo, multimedia y con contenidos continuamente actualizados como es Internet, la forma en que se redacten sus contenidos debe “capturar” el interés del usuario para asegurar que avanzará a través de la información que se le brinda e incluso, llevará a cabo las acciones que se le ofrezcan. Y para lograr este objetivo es necesario prestar atención a cada uno de los elementos que conforman la información ofertada.

1.- El nombre de la sede web
Es muy importante contar con un nombre fácil de comunicar, y para ello hay que procurar que sea fácil de escuchar, escribir y leer.

Debe ser fácilmente recordado, para lo que se recomienda que su contenido no tenga más de diez letras y que represente una palabra que pueda fijarse fácilmente en la memoria.

Debe representar el contenido, los temas que son tratados en la sede web, de tal manera que su solo nombre ayude a entender lo que se va a encontrar en sus contenidos. Esto además ayudará a la indexación del sitio web en los motores de búsqueda para los temas a los que se refiere.

Debe funcionar sin las www. Para facilitar el uso del dominio, será muy relevante que el sitio web permita el acceso a sus páginas cuando se escriba su nombre con y también sin las www que se utilizan como prefijo de su dirección.

2.- La portada: jerarquizar para comunicar
En la portada, partiendo de los objetivos perseguidos por la sede web, se deben ordenar y jerarquizar los contenidos que se van a ofrecer, determinando que es lo más importante y que por lo tanto hay debe destacar.

Hay que tener en cuenta que los ojos de las personas que miran una pantalla se guían por los textos escritos en letras más grandes (es decir los títulos) y luego hacen lecturas parciales de los párrafos pequeños que los rodean y de los propios textos. En general, el lado superior izquierdo de la portada, especialmente cuando tiene muchos titulares, parece ser el punto consistente donde los nuevos usuarios miran primero.

Por lo tanto, para llamar la atención y dirigir la mirada de quien ingresa a una sede web, se debe jerarquizar –es decir, dejar lo más importante, un poco más grande. Si esto no ocurre, lo más probable es que la persona ni siquiera note que existe la información que se está intentando entregar.

3.- Los títulos
En una sede web, se deben crear titulares auto-explicativos, que no requieran de contexto para ser entendidos, que motiven al usuario a hacer click para saber más y cuya extensión permita aparecer sin ser truncados en las páginas de resultados de los buscadores.

4.- Subtítulo o bajada
Es recomendable utilizar subtítulos o bajadas, pues amplían de manera concisa la información del título y ayudan a mejorar el posicionamiento en los buscadores si se utiliza su contenido en el metadato encargado de ofrecer la descripción de la página en la que se trabaja.

5.- Recomendaciones para la escritura
La forma de escribir en la web debe ser diferente a la utilizada en los medios impresos, y para ello es recomendable:

• Ser sucinto.
• Escribir para la comprensión: ofrecer sólo una idea por párrafo y en el caso del primer párrafo de un texto largo, éste debe ofrecer un resumen del tema que se esté desarrollando con el fin de que el usuario entienda el contexto de lo que se le presenta.
• Usar verbos directos: es preferible usar menos palabras y por ello los verbos deben aparecer en forma directa para expresar la acción que se está indicando. Se debe preferir en ese sentido el modo infinitivo respecto del Presente Perfecto o cualquier otro compuesto.
• Evitar las explicaciones negativas: las explicaciones deben ofrecerse en términos afirmativos respecto de lo que hay que hacer.
• Establecer jerarquías de información: se debe utilizar el mecanismo de la “Pirámide invertida” para ofrecer lo más importante primero, de manera que los usuarios reciban la información a la primera lectura y luego vayan obteniendo elementos complementarios.
• Preferir los hechos a los discursos: se debe preferir entregar datos concretos, antes que discursos descriptivos pero que no ayuden a dar a conocer en forma directa el producto o servicio del que se trate el sitio.
• Crear subtítulos destacados: se deben quebrar los textos en zonas que ayuden a la comprensión por parte de los usuarios; en este sentido, es ideal que los subtítulos sean un resumen de los párrafos de información que se ofrecen a continuación; de esta manera el usuario sabrá si en dicho contenido está lo que busca.
• Destacar palabras significativas: es conveniente destacar las palabras que sean más importantes de cada párrafo, para que sirvan como “anclas” en las que se sitúen los ojos del usuario en el recorrido visual de la página. No obstante, se debe evitar “llenar” de palabras destacadas el texto.
• Crear listas: ofrecer la información no en párrafos largos de datos, sino que preferentemente en listas de elementos.
• Ofrecer enlaces hacia otras páginas.
• Preferir los botones a los textos: en el caso de formularios, no ofrecer explicaciones por anticipado, sino que incorporar ejemplos de cómo ingresar los contenidos junto al lugar donde hay que hacerlo. Si hay que ofrecer ayuda, hacerlo con un botón cerca de donde se va a usar.
• Evitar las abreviaciones y la jerga técnica.

El libro electrónico en el contexto de la industria de los contenidos digitales

El libro electrónico es la próxima revolución en el ámbito de los contenidos digitales. Así de rotundos se muestran en el “Informe 2009 de la industria de contenidos digitales” elaborado por la Asociación Multisectorial de Empresas de Tecnologías de la Información, Comunicaciones y Electrónica, ASIMELEC.

El informe que aborda la descripción y el análisis del negocio de los contenidos digitales en España en sus diferentes subsectores (música, vídeo, videojuegos, televisión, redes sociales, libro electrónico, prensa digital y publicidad en Internet) señala que aunque el sector del libro ha sido el último en incorporarse al mundo digital, en estos momentos gran parte de los editores están comenzando a ver su enorme potencial.

Tres son los motivos que encuentra para explicar el retraso en la digitalización del sector editorial:

1. La falta de dispositivos con las características y prestaciones necesarias para conseguir simular la experiencia de la lectura en papel. Hasta el año 2007 no se ha comenzado la comercialización de dispositivos electrónicos de lectura.
2. La complejidad del propio proceso de digitalización. A pesar de que los libros actuales directamente son elaborados con tecnología digital, la digitalización de obras antiguas supone un coste muy elevado para las editoriales que se embarcan en la tarea de digitalizar sus fondos bibliográficos. Adicionalmente al lento proceso de digitalización hay que tener en cuenta los complejos acuerdos comerciales entre los propietarios de los derechos de autor de las obras literarias y las empresas interesadas en la digitalización y comercialización de las obras que ralentizan dicho proceso de digitalización.
3. La bonanza de los modelos de negocio tradicionales en los últimos años, que ha llevado a los editores a no tener que innovar para encontrar nuevas fuentes de ingresos.

No obstante, el aumento continuado de internautas y el desplazamiento de las audiencias hacia servicios de ocio interactivos ofrecidos a través de Internet, junto con la aparición de dispositivos de reproducción que permiten la lectura de libros digitalizados con alta calidad, ha motivado el creciente interés de autores y editores por el libro electrónico o digital.

Los modelos de negocio asociados a estos dispositivos son, básicamente la compra de libros digitalizados y la suscripción a periódicos, revistas u otros contenidos de texto.

La compra de libros se realiza a través de servicios asociados a los dispositivos, y tras la adquisición de los títulos éstos son descargados, bien al PC para su posterior transferencia al dispositivo, bien al dispositivo directamente si cuenta con conectividad 3G. Así por ejemplo Amazon ha creado el servicio Kindle Store, donde alberga los contenidos disponibles para su descarga al dispositivo; y Sony su The eBook Store from Sony para su dispositivo Reader Digital Boox.

El modelo de suscripción a periódicos, revistas o blogs consiste en el pago periódico por acceso a dichos contenidos. En la actualidad este modelo únicamente se encuentra disponible para el dispositivo Kindle de Amazon.

Según el informe la principal tendencia que se perfila en el futuro del sector editorial es la definitiva implantación del libro electrónico como alternativa al libro en papel. Gran parte de los editores están comenzando a ver el enorme potencial de estos dispositivos, pues de hecho la venta de libros electrónicos en España no ha dejado de crecer en los últimos años.

La ventaja con la que cuenta el sector editorial en su migración al mundo digital es la experiencia previa del resto de sectores de contenidos digitales que realizaron este paso en años anteriores. El sector editorial está en disposición de evitar los errores cometidos en sectores como la música o el vídeo (en los que la distribución digital no compensa las pérdidas de la distribución sobre soporte físico) y de imitar las mejores prácticas de sectores como videojuegos o redes sociales.

Boletín Bibliográfico Empresarial nº 41 (nov. 2009)

Ya está accesible el Boletín Bibliográfico Empresarial correspondiente al mes de noviembre de 2009, elaborado por el Servicio de Documentación de CEPYME ARAGÓN.

http://www.conectapyme.com/files/BBE_2009-41.pdf

El boletín es una publicación de periodicidad mensual que recoge todos los recursos documentales (artículos, libros, informes…) recibidos en el centro de documentación de las organizaciones empresariales CEPYME ARAGÓN y FEMZ, clasificados temáticamente, conteniendo su referencia bibliográfica (título, autor, editorial, páginas) y un breve resumen que permita valorar su potencial interés.

Como anexo se presenta las disposiciones legales más relevantes publicadas en el periodo, y que han sido seleccionadas por el Departamento Jurídico.

La clasificación temática que estructura los recursos contenidos en el boletín es la siguiente:

I. Actividades económicas y empresariales
II. Economía, política y sociedad
III. Empleo y relaciones laborales
IV. Seguridad laboral
V. Medio ambiente
VI. Formación. Educación
VII. Internacional
VIII. Investigación. Comunicación. Información. Documentación
Anexo: Novedades legislativas

Posibles aplicaciones del software social en la empresa española

Ayer presentábamos las conclusiones a las que ha llegado el Estudio 2009 de la implantación y el uso del software social en la empresa española sobre el uso que actualmente están haciendo las empresas de las herramientas ofrecidas por la web 2.0. Para promocionar su uso, este mismo estudio señala las posibles aplicaciones de estas tecnologías por parte de la empresa, tanto a nivel interno como externo.

En el interior de una empresa la web 2.0 se puede aplicar a todos los niveles, desde la utilización de blogs para la difusión y consolidación de la cultura empresarial hasta un uso a nivel de equipo de trabajo para el seguimiento y desarrollo de proyectos. Estas herramientas permiten, en general, esquemas más flexibles y dinámicos de comunicación y colaboración y se agiliza el proceso de toma de decisiones a través de toda la estructura organizativa.

A un nivel estratégico, los blogs se pueden utilizar para lanzar los mensajes internos corporativos correspondientes en cada momento, mantener informados a los empleados de los cambios o resultados empresariales o para favorecer a través de ellos la reflexión corporativa que permita un proceso de mejora continúa. Estas herramientas tendrán un papel en el desarrollo y fortalecimiento de la cultura empresarial propia de cada organización.

Para una mejor gestión del conocimiento, las wikis, páginas web en las que varios usuarios pueden editar su contenido, permiten disponer de una única versión de los documentos, siempre actualizada. Además descentralizan la recolección de la información y dotan de mayor autonomía a las personas que tienen el conocimiento, consiguiendo una mayor implicación y un desarrollo más ágil y dinámico. Por otro lado, el uso de blogs permite a la organización dotar a sus expertos de una herramienta para difundir y acumular su conocimiento, haciéndolos visibles para el resto de la organización y por ende mejorando la cooperación. El resto de los empleados pueden encontrar a través de estos blogs interesantes oportunidades para su formación al mismo tiempo que la organización asegura que ese importante capital intelectual se mantiene, aun cuando el experto en cuestión abandone la organización.

El uso de materiales audiovisuales en estos entornos 2.0 como los podcasts o los vídeos por streaming permiten ofrecer una formación más personalizada y cómoda para el empleado, que puede aprovechar la ubicuidad de los contenidos para su utilización en el momento que le parezca más adecuado.


A nivel externo la monitorización de la web y sus aplicaciones cooperativas es necesaria para mantener un control sobre lo que se dice de la compañía. A diario la compañía puede salir en múltiples conversaciones entre clientes que a su vez son usuarios de las nuevas tecnologías. La filosofía abierta de la Web 2.0 hace posible escuchar y estudiar las conversaciones que sus clientes tienen, en este caso en la web, pero que perfectamente podrían tener en persona.

Con este fin existen en Internet múltiples herramientas, gratuitas y de pago, que permitirán a los responsables de comunicación de la compañía estar al día. Algunos ejemplos son Blogpulse, Swotti, Keotag, Google Trends, Alerts y Technorati. Todos ellos permiten seguir lo que se dice de la empresa en diversos blogs, ver y estudiar tendencias de búsquedas o crear alertas para detectar rápidamente la aparición de nuevas conversaciones. También es interesante detectar aquellos blogs especializados en el mismo campo que la compañía y realizar un seguimiento.

La monitorización permite a las empresas detectar tendencias en el sector, conocer qué elementos son los más valorados de la actividad de la compañía, cuáles reciben mayor número de críticas o cuáles están siendo mal comunicados y no tienen visibilidad. Además, permite conocer de primera mano y al instante la reacción de los clientes objetivos a movimientos corporativos, campañas de promoción o nuevas iniciativas.

Tan importante como una buena reputación es una buena visibilidad. Para ello existen diferentes técnicas, recogidas en actividades conocidas como Search Engine Optimization (SEO) y Search Engine Marketing (SEM) a través de los cuales, la compañía puede mejorar su posicionamiento en los buscadores, asociado a ciertas palabras clave, aumentando su visibilidad.

Implantación y uso del software social en la empresa española

La Fundación Orange ha presentado el Estudio 2009 de la implantación y el uso del software social en la empresa española en el que ofrece una visión del estado actual de la web 2.0 en la empresa española, y en el que se llega a las siguientes conclusiones:

• La mayor parte de las empresas utilizan las wikis como soporte al trabajo cooperativo: el 40% de las empresas dicen utilizarlos ya, y otro 20% tiene previsto incorporarlos.
• Los blogs corporativos tienen una buena aceptación, de manera que más de la mitad de las empresas encuestadas los utilizan actualmente o prevén hacerlo en el corto o medio plazo.
• Los sistemas para la agregación y sindicación de contenidos (RSS) son utilizados por el 36% de las empresas y su principal impacto se percibe en áreas relacionadas con el ámbito externo de la compañía.
• El etiquetado semántico es la tecnología menos utilizada, ya que solo el 15% de las empresas la utilizan.
• El microbloging lo han incorporado menos de la quinta parte de las empresas encuestadas, y un 10% dice haber descartado ya su uso, aún así.

Por su tamaño, son las medianas empresas la más retrasada en la incorporación de las tecnologías 2.0.

En cuanto a su ámbito de aplicación dentro de las empresas, se considera que software social tendrá mayor impacto en la comunicación con el cliente, y en general en todo lo relacionado con el ámbito externo. Sin embargo su impacto a nivel organizativo en el interior de las empresas será limitado.

Recomendaciones para el tratamiento documental en un entorno mixto: web - papel

Isidro F. Aguillo publicaba el pasado 23 de octubre una nota en ThinkEPI , bajo el título de Dr. Paper & Mr. Web, con la intención de llamar la atención sobre la cantidad de información de calidad que está disponible en sedes web académicas y que a menudo se ignora por parte de los profesionales porque no está ligada a un soporte papel.

Aguillo, partiendo de la consideración de que la calidad de los contenidos es independiente del soporte utilizado, propone una serie de sugerencias para su tratamiento:

• Los recursos web no deben ser analizados aparte, ni constituir bases de datos separadas de los catálogos convencionales, ni requerir análisis ni descripciones documentales diferentes más allá de lo estrictamente necesario para indicar sus direcciones electrónicas.

• Los recursos en papel deben anotarse con sus contrapartes electrónicas, indicando de forma exacta no solo su dirección web, sino su disponibilidad (formatos de ficheros, tipología documental, idiomas), accesibilidad e incluso extensión o tamaño.

• Es primordial una identificación tanto del autor como de su autoridad, al menos indicando su afiliación institucional (renegando de direcciones de correo genéricas, tipo Hotmail o gmail) o el editor web de las páginas que hospedan los contenidos.

• La descripción puede requerir campos adicionales, como indicar si existen consejos editoriales en los repositorios (si son la fuente primaría) o en el caso de artículos de revistas electrónicas si hay y cuáles son los procedimientos de evaluación por pares.

• El autor debe exigir la publicación electrónica citable, es decir con direcciones web significativas, que ayuden a identificar por ejemplo la afiliación, y de tamaño (longitud de la URL) razonable y con objetivo de estabilidad (URL razonablemente permanente).