En
el último número de la revista Anales de Documentación, Julio Cerdá Díaz, director
del Archivo del Ayuntamiento
de Arganda del Rey (Madrid) en un artículo titulado “Después de la Ley 11/2007:archivos y archiveros en la administración electrónica” realiza
un balance del desarrollo de la administración electrónica tras haberse
cumplido cinco año de la publicación de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de
acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos y analiza las
nuevas funciones y actividades a desarrollar por los Servicios de Archivo en
las nuevas plataformas de tramitación electrónica.
Problemas
en la gestión de los documentos y repositorios electrónicos
En este artículo Julio Cerdá identifica y
categoriza toda una serie de problemas que de modo habitual se están
produciendo a la hora de gestionar los documentos y repositorios electrónicos.
Disponibilidad
La
localización y acceso a los documentos sólo se puede realizar a través del marco
de trabajo del gestor documental. No es posible realizar procesos de búsqueda o
migración de datos y metadatos al margen del sistema propietario.
La
estructura de los repositorios suele ser aleatoria, no siendo posible
comprender la lógica de creación de los directorios
Los
formatos de los documentos electrónicos no garantizan su conservación a largo
plazo, no estando previstos procesos de cambios de formato para evitar la
obsolescencia y la no dependencia de las
tecnologías de creación.
Se
carece de protocolos planes para la conservación de documentos. Todos los documentos
se tratan por igual, no existe una política de conservación, migración,
conversión o de identificación de los documentos esenciales.
La
nomenclatura de los documentos electrónicos es modificada de modo aleatorio en
el momento de llegar al repositorio.
Autenticidad
Caducidad
de los certificados electrónicos. No existen garantías de la validez de las
firmas y certificados digitales en el transcurso del tiempo.
Integridad
Los
repositorios electrónicos no responden a lo que exige la ley, ya que no
incorporan los metadatos de los documentos o índices del contenido de los procedimientos.
Para ambos casos, la solución más habitual es la inclusión de ficheros XMP y XML.
Confidencialidad
No
se definen los controles de acceso a los diferentes tipos de información en función
de su nivel de sensibilidad según la normativa de protección de datos.
Trazabilidad
La
ausencia de índices y los metadatos de los documentos en los repositorios, hace
imposible acceder a los actos administrativos o trámites relacionados al margen
de las herramientas propias del gestor documental.
La
causa de los problemas: inexistencia de un modelo
de archivo electrónico
Para
Cerdá, muchos de estos problemas vienen ocasionados por la inexistencia de un
modelo de archivo electrónico, entendiéndolo tal y como señala la ley 11/2007
como "el repositorio electrónico, complementario y
equivalente en cuanto a su función a los archivos convencionales, destinado a
cubrir el conjunto del ciclo de vida de los documentos electrónicos, y donde se
administrarán datos y documentos electrónicos, y sus metadatos”.
Un
módulo de archivo está específicamente diseñado para que se pueda garantizar la
accesibilidad, disponibilidad, integridad y autenticidad de los documentos
electrónicos, independientemente del medio físico de almacenamiento, la tecnología
empleada para su creación o el formato del fichero.
Sin
embargo, es una práctica habitual que se desarrollen gestores documentales, las
plataformas que soportan la tramitación electrónica, los servicios más visibles
para el ciudadano, y se deje para una fase o proyecto posterior el
imprescindible módulo de archivo electrónico para la conservación permanente de
documentos.
En
la mayoría de las soluciones de gestión implantadas se ha relacionado el
término archivo con “sistema de almacenamiento”. Poco más que una capa de
desarrollo del gestor, sin abordar el desarrollo de procesos o herramientas que
garanticen la plena disponibilidad de los datos y metadatos, al margen de
cualquier sistema, y su conservación a largo plazo.
Una
confusión habitual consiste en no
diferenciar entre un Sistema de Gestión de Documentos de los
Sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo que, dada su
relevancia y las funcionalidades técnicas que incorporan, tiene que ser un
módulo independiente.
Se
suelen dar por suficientes los sistemas de almacenamiento de los gestores
documentales, cuando tienen como único objetivo servir de repositorio de
trabajo para las múltiples tareas que requieren las plataformas de tramitación
electrónica. Cumplen con una función que es imprescindible en los procesos de
tramitación electrónica, la de almacenar los numerosos datos y metadatos que se
van generando en los procesos de tramitación electrónica, y por ello incluyen
borradores, distintas versiones de los documentos, duplicados sin valor
jurídico, o documentos generados electrónicamente, pero que en ningún caso
deben ser conservados una vez resuelto el procedimiento.
Una
realidad muy distinta es un módulo de
conservación de documentos que sólo admite documentos finalizados y de
conservación permanente, donde se encapsulan los ficheros electrónicos junto
con sus metadatos, índices y signos de validación en un paquete e identificador
único. Son unos "paquetes de información" que pasarán a ser las unidades
de almacenamiento del sistema de archivo.
Cerdá
nos recuerda que en la actualidad, el modelo
de referencia de archivo electrónico para la preservación a largo plazo es OAIS
(Open Archive Information System) e incluye los siguientes módulos funcionales:
ingreso (ingest), almacenamiento (storage), gestión de datos (data management), consulta y recuperación
(access), administración (administration) y preservación (preservation planning). Además debería contar
con otras utilidades como validaciones, extracción de metadatos, generación de
representaciones de los contenidos, o la posibilidad de exportar los resultados
de las búsquedas en distintos formatos de ficheros estructurados y reutilizables.
Si
un módulo de esas características, o con unas funciones similares, no existe en
la plataforma de gestión, podemos decir que, en los términos establecidos por ley,
no existe archivo electrónico, y por las responsabilidades que en el futuro
pudieran derivarse, la situación debería ser puesta en conocimiento del órgano
de gobierno competente.
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