El Ministerio de Cultura de España ha publicado el manual Conservación preventiva y plan de gestión de desastres en archivos y bibliotecas en el que ofrece información clara y sencilla sobre las medidas que una biblioteca o archivo de tamaño medio puede aplicar sin grandes costes para la conservación de la documentación que custodia.
Un riesgo siempre presente
Hace unos días, los medios de comunicación se hacían eco de cómo la rotura de una bajante había inundado de aguas fecales las instalaciones de la fiscalía de Menores de Córdoba, afectando a una cantidad indeterminada de expedientes que quedaron mojados y, prácticamente, inutilizados. Al daño causado por la inundación se unía la falta de previsión y preparación del personal de dicha fiscalía para hacer frente a este tipo de contingencias.
Este percance, por llamativo que resulte, se repite con cierta frecuencia en organizaciones tanto públicas como privadas, y sus archivos -muchas veces atravesados por estas conducciones- se ven seriamente afectados. Pero al margen de desastres como inundaciones o incendios, todo fondo documental está expuesto a una serie de factores que ponen en peligro su conservación.
Es por ello que resulta necesario disponer de unas pautas básicas para la custodia y preservación de la documentación tanto en papel como en soporte magnético y digital, y esto es precisamente lo que nos ofrece el manual Conservación preventiva y plan de gestión de desastres en archivos y bibliotecas, en el que de manera clara y sencilla se presentan las medidas que una biblioteca o archivo de tamaño medio puede aplicar sin grandes costes para la conservación de su documentación.
Conservación preventiva
Como siempre es más útil “prevenir que curar”, el manual en primer lugar se ocupa de la conservación preventiva, describiendo los elementos que intervienen en el posible deterioro de los materiales documentales y bibliográficos, y que abarcan desde su manipulación, transporte y uso, a su almacenamiento, así como a factores ambientales como la luz, la temperatura y humedad relativa, a los agentes atmosféricos contaminantes y a los ataques biológicos.
La principal herramienta para garantizar una conservación preventiva es la elaboración y puesta en práctica de un “Plan Integral de Conservación Preventiva” en el que estén programadas todas las actividades respecto a la conservación de los fondos, las rutinas de inspección, seguimiento, control, reparto de responsabilidades entre el personal y la asignación adecuada de los recursos necesarios.
Protección de colecciones ante emergencias: Plan de Gestión de desastres
Tanto las bibliotecas como los archivos pueden sufrir grandes daños por el fuego, el agua o el ataque biológico debido a la acumulación de gran cantidad de documentación en poco espacio. Estos siniestros en muchos casos no pueden evitarse, pero la gravedad de sus consecuencias siempre puede ser atenuada si se dispone de un Plan de Gestión de desastres bien estructurado.
El Plan de Gestión de Desastres debe ejecutarse en tres fases:
1. De planificación, donde se definen los objetivos, necesidades y recursos, estableciéndose los protocolos de actuación, que se plasmarán en un documento escrito.
2. De protección, en la que se ponen en práctica todos los recursos encaminados a evitar que se produzca algún siniestro y a minimizar su impacto cuando éste se produce.
3. De reacción y recuperación, donde se desarrollan los protocolos diseñados para el salvamento de las colecciones cuando el desastre ya se ha producido.
Hace unos días, los medios de comunicación se hacían eco de cómo la rotura de una bajante había inundado de aguas fecales las instalaciones de la fiscalía de Menores de Córdoba, afectando a una cantidad indeterminada de expedientes que quedaron mojados y, prácticamente, inutilizados. Al daño causado por la inundación se unía la falta de previsión y preparación del personal de dicha fiscalía para hacer frente a este tipo de contingencias.
Este percance, por llamativo que resulte, se repite con cierta frecuencia en organizaciones tanto públicas como privadas, y sus archivos -muchas veces atravesados por estas conducciones- se ven seriamente afectados. Pero al margen de desastres como inundaciones o incendios, todo fondo documental está expuesto a una serie de factores que ponen en peligro su conservación.
Es por ello que resulta necesario disponer de unas pautas básicas para la custodia y preservación de la documentación tanto en papel como en soporte magnético y digital, y esto es precisamente lo que nos ofrece el manual Conservación preventiva y plan de gestión de desastres en archivos y bibliotecas, en el que de manera clara y sencilla se presentan las medidas que una biblioteca o archivo de tamaño medio puede aplicar sin grandes costes para la conservación de su documentación.
Conservación preventiva
Como siempre es más útil “prevenir que curar”, el manual en primer lugar se ocupa de la conservación preventiva, describiendo los elementos que intervienen en el posible deterioro de los materiales documentales y bibliográficos, y que abarcan desde su manipulación, transporte y uso, a su almacenamiento, así como a factores ambientales como la luz, la temperatura y humedad relativa, a los agentes atmosféricos contaminantes y a los ataques biológicos.
La principal herramienta para garantizar una conservación preventiva es la elaboración y puesta en práctica de un “Plan Integral de Conservación Preventiva” en el que estén programadas todas las actividades respecto a la conservación de los fondos, las rutinas de inspección, seguimiento, control, reparto de responsabilidades entre el personal y la asignación adecuada de los recursos necesarios.
Protección de colecciones ante emergencias: Plan de Gestión de desastres
Tanto las bibliotecas como los archivos pueden sufrir grandes daños por el fuego, el agua o el ataque biológico debido a la acumulación de gran cantidad de documentación en poco espacio. Estos siniestros en muchos casos no pueden evitarse, pero la gravedad de sus consecuencias siempre puede ser atenuada si se dispone de un Plan de Gestión de desastres bien estructurado.
El Plan de Gestión de Desastres debe ejecutarse en tres fases:
1. De planificación, donde se definen los objetivos, necesidades y recursos, estableciéndose los protocolos de actuación, que se plasmarán en un documento escrito.
2. De protección, en la que se ponen en práctica todos los recursos encaminados a evitar que se produzca algún siniestro y a minimizar su impacto cuando éste se produce.
3. De reacción y recuperación, donde se desarrollan los protocolos diseñados para el salvamento de las colecciones cuando el desastre ya se ha producido.
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