El
Diario Oficial de la Unión Europea ha publicado el resumen del informe “Los archivos en Europa frente a los desafíos de la era digital”
adoptado por el Grupo Europeo de Archivos en su reunión de Copenhague el pasado 30 de mayo de 2012.
Retos para
los archivos
En este informe se reconoce que el uso
generalizado de las TIC está cambiando la función que los archivos desempeñan
en la sociedad, y señalan como retos a los que se debe enfrentar:
- La cooperación con otras redes y organismos de gestión de la información, en particular las agencias de administración electrónica.
- Conocer las necesidades de sus usuarios para definir el equilibrio entre los servicios a prestar en línea e in situ y decidir qué servicios deben desarrollarse.
- La digitalización y la publicación en línea del material de los archivos para ponerlo a disposición tanto de la comunidad académica como de un público más amplio.
- Facilitar la reutilización de la información de los archivos.
- Encontrar vías adecuadas de financiar la digitalización.
Decisiones
adoptadas por el Grupo Europeo de
Archivos
Para
abordar los nuevos retos a los que se enfrentan los archivos, el Grupo Europeo de Archivos adoptó las siguientes decisiones:
Programa Digital Común
Establecer
un programa digital común para los archivos que
vincule los objetivos europeos con las ambiciones y los esfuerzos nacionales.
Se
intentará promover una política común de archivos en el sector europeo de la
información estudiando la manera en que los valores fundamentales de los
archivos pueden encontrar su lugar en la nueva era digital.
Se
prestará especial atención a la interoperabilidad, a la accesibilidad a largo
plazo de los datos, a los identificadores permanentes, a la información abierta
y a la evaluación.
Difusión
Los
archivos nacionales cooperarán para poner
en línea de aquí a 2015:
- Las principales fuentes que ayuden a los ciudadanos a entender mejor las relaciones entre países y administraciones en la historia y la construcción de Europa, así como la diversidad de culturas, tradiciones e identidades nacionales.
- Las "piezas maestras” de los archivos de cada Estado miembro.
- Colecciones relacionadas con los grandes acontecimientos históricos y los aniversarios.
Protección de datos
Los
archivos nacionales cooperarán más estrechamente con otros organismos a fin de
garantizar que los intereses archivísticos, como la conservación y el acceso,
se equilibran con otros intereses, tales como la protección de datos.
Se
comprometen a elaborar un código de conducta para los archivos en el marco de
la propuesta de Reglamento de la UE sobre la protección de datos.
Recomendaciones
realizadas por el Grupo Europeo
de Archivos
Los
archivos nacionales deben colaborar con los gobiernos en el establecimiento de normas
para la gestión de documentos electrónicos.
Sería
preciso contar con normas comunes para los servicios en línea, así como
examinar la influencia de las redes sociales en la prestación de servicios
archivísticos.
Los archivos deben
colaborar para superar los obstáculos y fomentar una mayor reutilización de
la información de los archivos. Es necesario desarrollar un modelo común de
las mejores prácticas existentes en Europa que pueda servir de marco para los
archivos que todavía no tienen una política de reutilización. El modelo debe
incluir el modo de autorizar la reutilización de contenidos y garantizar la
autenticidad así como las opciones de tarificación o el acceso gratuito. Los
archivos deberán compartir experiencias con las bibliotecas y los museos y
llevar a cabo nuevas investigaciones sobre qué buscan los clientes y los clientes
potenciales.
Los
archivos nacionales deberían compartir sus conocimientos y su experiencia e intercambiar
información sobre los enfoques de digitalización del material de archivo.
El desarrollo de una estrategia europea que incluya modelos y normas comunes de
digitalización ayudaría a los archivos a poner en marcha programas de digitalización
y contribuiría a una mayor interoperabilidad entre países.
La
transferencia y conservación de un volumen creciente de registros creados en
formato digital requiere que se intensifiquen la cooperación y el
intercambio de las mejores prácticas y soluciones entre los archivos
nacionales.
Es
necesario cuantificar mejor la financiación necesaria para el material de
archivo creado en formato digital, de modo que los archivos tengan una idea más
exacta de los costes y del modo de repartir los limitados presupuestos entre
medios tradicionales y medios digitales.
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