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miércoles, 10 de abril de 2013

La gestión documental en la nueva administración electrónica



En el último número de la revista Anales de Documentación, Julio Cerdá Díaz, director del Archivo del  Ayuntamiento de Arganda del Rey (Madrid) en un artículo titulado “Después de la Ley 11/2007:archivos y archiveros en la administración electrónica” realiza un balance del desarrollo de la administración electrónica tras haberse cumplido cinco año de la publicación de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos y analiza las nuevas funciones y actividades a desarrollar por los Servicios de Archivo en las nuevas plataformas de tramitación electrónica.

Problemas en la gestión de los documentos y repositorios electrónicos

En este artículo Julio Cerdá identifica y categoriza toda una serie de problemas que de modo habitual se están produciendo a la hora de gestionar los documentos y repositorios electrónicos.

Disponibilidad
La localización y acceso a los documentos sólo se puede realizar a través del marco de trabajo del gestor documental. No es posible realizar procesos de búsqueda o migración de datos y metadatos al margen del sistema propietario.

La estructura de los repositorios suele ser aleatoria, no siendo posible comprender la lógica de creación de los directorios

Los formatos de los documentos electrónicos no garantizan su conservación a largo plazo, no estando previstos procesos de cambios de formato para evitar la obsolescencia y la no  dependencia de las tecnologías de creación.

Se carece de protocolos planes para la conservación de documentos. Todos los documentos se tratan por igual, no existe una política de conservación, migración, conversión o de identificación de los documentos esenciales.

La nomenclatura de los documentos electrónicos es modificada de modo aleatorio en el momento de llegar al repositorio.

Autenticidad
Caducidad de los certificados electrónicos. No existen garantías de la validez de las firmas y certificados digitales en el transcurso del tiempo.

Integridad
Los repositorios electrónicos no responden a lo que exige la ley, ya que no incorporan los metadatos de los documentos o índices del contenido de los procedimientos. Para ambos casos, la solución más habitual es la inclusión de ficheros XMP y XML.

Confidencialidad
No se definen los controles de acceso a los diferentes tipos de información en función de su nivel de sensibilidad según la normativa de protección de datos.

Trazabilidad
La ausencia de índices y los metadatos de los documentos en los repositorios, hace imposible acceder a los actos administrativos o trámites relacionados al margen de las herramientas propias del gestor documental.

La causa de los problemas: inexistencia de un modelo de archivo electrónico

Para Cerdá, muchos de estos problemas vienen ocasionados por la inexistencia de un modelo de archivo electrónico, entendiéndolo tal y como señala la ley 11/2007 como "el repositorio electrónico, complementario y equivalente en cuanto a su función a los archivos convencionales, destinado a cubrir el conjunto del ciclo de vida de los documentos electrónicos, y donde se administrarán datos y documentos electrónicos, y sus metadatos”.

Un módulo de archivo está específicamente diseñado para que se pueda garantizar la accesibilidad, disponibilidad, integridad y autenticidad de los documentos electrónicos, independientemente del medio físico de almacenamiento, la tecnología empleada para su creación o el formato del fichero.

Sin embargo, es una práctica habitual que se desarrollen gestores documentales, las plataformas que soportan la tramitación electrónica, los servicios más visibles para el ciudadano, y se deje para una fase o proyecto posterior el imprescindible módulo de archivo electrónico para la conservación permanente de documentos.

En la mayoría de las soluciones de gestión implantadas se ha relacionado el término archivo con “sistema de almacenamiento”. Poco más que una capa de desarrollo del gestor, sin abordar el desarrollo de procesos o herramientas que garanticen la plena disponibilidad de los datos y metadatos, al margen de cualquier sistema, y su conservación a largo plazo.

Una confusión habitual consiste en no diferenciar entre un Sistema de Gestión de Documentos  de los Sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo que, dada su relevancia y las funcionalidades técnicas que incorporan, tiene que ser un módulo independiente.

Se suelen dar por suficientes los sistemas de almacenamiento de los gestores documentales, cuando tienen como único objetivo servir de repositorio de trabajo para las múltiples tareas que requieren las plataformas de tramitación electrónica. Cumplen con una función que es imprescindible en los procesos de tramitación electrónica, la de almacenar los numerosos datos y metadatos que se van generando en los procesos de tramitación electrónica, y por ello incluyen borradores, distintas versiones de los documentos, duplicados sin valor jurídico, o documentos generados electrónicamente, pero que en ningún caso deben ser conservados una vez resuelto el procedimiento.

Una realidad muy distinta es un módulo de conservación de documentos que sólo admite documentos finalizados y de conservación permanente, donde se encapsulan los ficheros electrónicos junto con sus metadatos, índices y signos de validación en un paquete e identificador único. Son unos "paquetes de información" que pasarán a ser las unidades de almacenamiento del sistema de archivo.

Cerdá nos recuerda que en la actualidad, el modelo de referencia de archivo electrónico para la preservación a largo plazo es OAIS (Open Archive Information System) e incluye los siguientes módulos funcionales: ingreso (ingest), almacenamiento (storage), gestión de datos (data management), consulta y recuperación (access), administración (administration) y preservación (preservation planning). Además debería contar con otras utilidades como validaciones, extracción de metadatos, generación de representaciones de los contenidos, o la posibilidad de exportar los resultados de las búsquedas en distintos formatos de ficheros estructurados y reutilizables.

Si un módulo de esas características, o con unas funciones similares, no existe en la plataforma de gestión, podemos decir que, en los términos establecidos por ley, no existe archivo electrónico, y por las responsabilidades que en el futuro pudieran derivarse, la situación debería ser puesta en conocimiento del órgano de gobierno competente.

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