El correo electrónico reduce el número de reuniones y llamadas telefónicas, deja constatación escrita de las decisiones, facilita la comunicación entre personas en diferentes lugares, elimina papeleo, es fácil de mandar... sin embargo parece que esta increíble vía de comunicación se nos está yendo de las manos, y está pasando de ahorrar trabajo a estresar al personal.
En el artículo Angustiados por el e-mail, que publica hoy el periódico El País se recoge las conclusiones de una serie de estudios realizados en América y Gran Bretaña, de los que se desprende que se está produciendo una creciente dedicación laboral al correo electrónico: se dedica más de una hora del tiempo laboral al e-mail, con una media de 200 correos diarios por persona y día.; un tercio chequea el correo cada 15 minutos, y el 64% más de una vez a la hora.
Esta sobrecarga informativa es una de las causas principales del estrés en el trabajo.
Pero además los correos electrónicos pueden resultar más ineficaces que otros medios de comunicación, así Cisco Systems demostró en 2006 que un trabajador puede tardar el cuádruple en atender por e-mail asuntos que se podían resolver con una simple llamada telefónica.
Pero además los correos electrónicos pueden resultar más ineficaces que otros medios de comunicación, así Cisco Systems demostró en 2006 que un trabajador puede tardar el cuádruple en atender por e-mail asuntos que se podían resolver con una simple llamada telefónica.
No cabe duda que el único remedio a estos males es un uso adecuado del correo electrónico, y para ello en el artículo se propone la necesidad de que las empresas establezcan planes específicos de formación y asesoría sobre la comunicación escrita a través del correo electrónico, dirigidos a todos sus empleados, y el establecimiento de normas escritas comprensibles sobre el uso corporativo del correo electrónico, que orienten positivamente a los empleados sobre las buenas prácticas que se esperan de ellos.
Además en dicho artículo se dan los siguientes consejos en el uso del correo electrónico:
Además en dicho artículo se dan los siguientes consejos en el uso del correo electrónico:
1. Lo primero, limpie
Comience la jornada laboral limpiando el buzón al máximo. Tire mensajes a paladas (no uno a uno) y sin abrirlos. La experiencia nos hace distinguir de un vistazo entre los mensajes basura, la gamberrada de los amigos y los realmente útiles.
2. Elimine la alarma
Los programas de correo incluyen una alarma que salta en el ordenador (o en el móvil) cada vez que llega un mensaje. Hay que anularlo, es la principal fuente de ansiedad.
3. Responda pronto
No cree una carpeta de "trabajo pendiente". Si abre el buzón no es sólo para leer los mensajes, también es para responder los pocos decentes que no eliminó.
4. Escriba clara, correcta y concretamente
Que la rapidez no vaya en detrimento de la claridad. Parte del tráfico se genera por la mala interpretación de los textos, lo que provoca el envío de nuevos mensajes aclaratorios. En la casilla "asunto" escriba de qué va el tema. Y en correcta ortografía; la mala se identifica con el correo basura. En el texto vaya al grano con frases cortas y claras. Antes de enviarlo, reléalo.
5. Emociones, fuera
El e-mail es un mal medio de expresión para ironías, emociones o dobles sentidos. Si quiere liarla en su empresa, escriba de relaciones personales. Es correo interminable, inútil y estéril.
6. Evite los adjuntos
Sí, cierto, el adjunto se abre con sólo un clic, pero al final del día serán un puñado. Además, hay que esperar a que se abran (si se abren) textos o fotos con sorpresas no siempre agradables. No envíe adjuntos; no abra adjuntos.
7. Corte la cadena
No rebote chascarrillos, ni reproduzca supuestas cadenas solidarias.
8. No mate el teléfono (ni se ahorre el cafelito)
Pese a las enormes ventajas del e-mail, hay asuntos que se resuelven antes con el teléfono o con el ancestral desayuno latino. Por mucho avance, no hay mejor sistema de comunicación que el cara a cara.
9. Lo último, limpie
Acabe el día laboral como lo comenzó, echando una mirada al correo.
Comience la jornada laboral limpiando el buzón al máximo. Tire mensajes a paladas (no uno a uno) y sin abrirlos. La experiencia nos hace distinguir de un vistazo entre los mensajes basura, la gamberrada de los amigos y los realmente útiles.
2. Elimine la alarma
Los programas de correo incluyen una alarma que salta en el ordenador (o en el móvil) cada vez que llega un mensaje. Hay que anularlo, es la principal fuente de ansiedad.
3. Responda pronto
No cree una carpeta de "trabajo pendiente". Si abre el buzón no es sólo para leer los mensajes, también es para responder los pocos decentes que no eliminó.
4. Escriba clara, correcta y concretamente
Que la rapidez no vaya en detrimento de la claridad. Parte del tráfico se genera por la mala interpretación de los textos, lo que provoca el envío de nuevos mensajes aclaratorios. En la casilla "asunto" escriba de qué va el tema. Y en correcta ortografía; la mala se identifica con el correo basura. En el texto vaya al grano con frases cortas y claras. Antes de enviarlo, reléalo.
5. Emociones, fuera
El e-mail es un mal medio de expresión para ironías, emociones o dobles sentidos. Si quiere liarla en su empresa, escriba de relaciones personales. Es correo interminable, inútil y estéril.
6. Evite los adjuntos
Sí, cierto, el adjunto se abre con sólo un clic, pero al final del día serán un puñado. Además, hay que esperar a que se abran (si se abren) textos o fotos con sorpresas no siempre agradables. No envíe adjuntos; no abra adjuntos.
7. Corte la cadena
No rebote chascarrillos, ni reproduzca supuestas cadenas solidarias.
8. No mate el teléfono (ni se ahorre el cafelito)
Pese a las enormes ventajas del e-mail, hay asuntos que se resuelven antes con el teléfono o con el ancestral desayuno latino. Por mucho avance, no hay mejor sistema de comunicación que el cara a cara.
9. Lo último, limpie
Acabe el día laboral como lo comenzó, echando una mirada al correo.
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