1.- El papel sigue ocupando un lugar preeminente como soporte documental en las empresas
En las tres últimas décadas hemos asistido a un crecimiento espectacular de las tecnologías de la información y su aplicación en la gestión diaria de las empresas.
- Se ha generalizado el uso de los ordenadores en las empresas.
- Han aparecido programas ofimáticos (procesadores de texto, hojas de cálculo, bases de datos) que posibilitan la creación y gestión electrónica de la documentación.
- Han aparecido programas informáticos específicos para la gestión empresarial.
- Se han desarrollado las tecnologías que posibilitan la conversión de la documentación en papel, en documentos digitales (escáner, OCR).
- Se ha posibilitado el acceso y distribución telemática de los documentos (redes locales, Intercambio Electrónico de Documentos (EDI), Internet)
Todos estos avances llevaron a la industria de las tecnologías de la información a acuñar el concepto “oficina sin papeles” para referirse al sistema de trabajo caracterizado por el uso exclusivo de documentos electrónicos, y por lo tanto por la desaparición de los documentos en papel.
En la actualidad la tecnología permite la existencia de oficinas sin papeles, la legislación facilita la disminución de muchos de los documentos en papel, y sin embargo la realidad es que en las empresas sigue habiendo muchos papeles, incluso más que nunca.
Y es que se está produciendo una paradoja tecnológica consistente en la utilización de las nuevas tecnologías con paradigmas antiguos, buscando con ellas reproducir la realidad ya conocida de forma más rápida y cómoda. Así, casi el 100 % de los documentos que se generan en las empresas se crean en formato electrónico, el instrumento de comunicación por excelencia es el correo electrónico, y sin embargo se produce la impresión masiva de documentos. En este sentido, que la impresora siga siendo un periférico insustituible en todas las oficinas y que el consumo de papel lejos de disminuir haya aumentado, son dos indicadores claros de lo que está ocurriendo.
Una de las consecuencias de este proceso de transición en el que nos encontramos es que la realidad documental en las empresas es muy compleja y heterogénea, conviviendo en estos momentos documentos en diferentes soportes y formatos, y entre ellos el papel sigue ocupando un lugar preeminente.
2.- Existen importantes deficiencias en la seguridad de la documentación en papel en el espacio de trabajo
Inmersos en un proceso de transición hacia un mundo digital, las empresas están obviando la atención a la documentación en papel generalizándose la creencia de que la gestión documental es un ámbito exclusivo de la documentación electrónica.
De esta manera las empresas no están siendo sensibles a la importancia de proteger los documentos en papel con información confidencial. Así lo ha demostrado el estudio The Security of Paper Documents in the Workplace, realizado por el Instituto Ponemon y patrocinado por la Alianza de Seguridad de Información Empresarial (ASBI).
Mediante la encuesta a 819 responsables de Tecnologías de la Información, seguridad informática y protección de datos de diferentes industrias en este estudio se han identificado una serie de riesgos a la confidencialidad de la información contenida en la documentación en papel:
En opinión de los encuestados es más difícil controlar el acceso a los documentos en papel que a los documentos electrónicos, por lo que en general, actualmente las organizaciones están en mejores condiciones para regular el uso, protección y eliminación de los documentos electrónicos que los documentos en papel.
3.- La solución: una adecuada gestión documental
La adopción de un conjunto de actividades que permiten coordinar y controlar de forma sistemática la creación, recepción, organización, almacenamiento, preservación, acceso, difusión y eliminación de los documentos en papel, es decir la aplicación de una correcta gestión documental es la única solución para garantizar la seguridad de la información en ellos contenida.
En la actualidad la tecnología permite la existencia de oficinas sin papeles, la legislación facilita la disminución de muchos de los documentos en papel, y sin embargo la realidad es que en las empresas sigue habiendo muchos papeles, incluso más que nunca.Y es que se está produciendo una paradoja tecnológica consistente en la utilización de las nuevas tecnologías con paradigmas antiguos, buscando con ellas reproducir la realidad ya conocida de forma más rápida y cómoda. Así, casi el 100 % de los documentos que se generan en las empresas se crean en formato electrónico, el instrumento de comunicación por excelencia es el correo electrónico, y sin embargo se produce la impresión masiva de documentos. En este sentido, que la impresora siga siendo un periférico insustituible en todas las oficinas y que el consumo de papel lejos de disminuir haya aumentado, son dos indicadores claros de lo que está ocurriendo.
Una de las consecuencias de este proceso de transición en el que nos encontramos es que la realidad documental en las empresas es muy compleja y heterogénea, conviviendo en estos momentos documentos en diferentes soportes y formatos, y entre ellos el papel sigue ocupando un lugar preeminente.
2.- Existen importantes deficiencias en la seguridad de la documentación en papel en el espacio de trabajo
Inmersos en un proceso de transición hacia un mundo digital, las empresas están obviando la atención a la documentación en papel generalizándose la creencia de que la gestión documental es un ámbito exclusivo de la documentación electrónica.
De esta manera las empresas no están siendo sensibles a la importancia de proteger los documentos en papel con información confidencial. Así lo ha demostrado el estudio The Security of Paper Documents in the Workplace, realizado por el Instituto Ponemon y patrocinado por la Alianza de Seguridad de Información Empresarial (ASBI).
Mediante la encuesta a 819 responsables de Tecnologías de la Información, seguridad informática y protección de datos de diferentes industrias en este estudio se han identificado una serie de riesgos a la confidencialidad de la información contenida en la documentación en papel:- No hay suficientes recursos disponibles para garantizar la confidencialidad de documentos en papel, por lo que hay riesgo de accesos no autorizados a los documentos confidenciales en papel.
- Hay incertidumbre acerca de la existencia de políticas destinadas a proteger la confidencialidad de los documentos en papel.
- Los empleados desconocen que tipo de información es sensible o confidencial, lo que se traduce en negligencias en la protección de los documentos que contienen ésta información.
- Las principales situaciones de riesgo para la documentación en papel son el cubo de basura, donde se pueden tirar documentos confidenciales y las bandejas de las impresoras.
En opinión de los encuestados es más difícil controlar el acceso a los documentos en papel que a los documentos electrónicos, por lo que en general, actualmente las organizaciones están en mejores condiciones para regular el uso, protección y eliminación de los documentos electrónicos que los documentos en papel.
3.- La solución: una adecuada gestión documental
La adopción de un conjunto de actividades que permiten coordinar y controlar de forma sistemática la creación, recepción, organización, almacenamiento, preservación, acceso, difusión y eliminación de los documentos en papel, es decir la aplicación de una correcta gestión documental es la única solución para garantizar la seguridad de la información en ellos contenida.
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