La gestión documental parte del concepto de ciclo vital de la documentación, según el cual todos los documentos tienen un ciclo que comienza con su elaboración, sigue un periodo de tiempo más o menos amplio en el que son utilizados o/y conservados por necesidades administrativas, legales o fiscales, y finalmente son destruidos o conservado a “perpetuidad” en atención a su importancia.
La gestión documental se ocupará de atender a todo este ciclo vital de los documentos, y consiste en un conjunto de actividades que permiten coordinar y controlar de forma sistemática la creación, recepción, organización, almacenamiento, preservación, acceso, difusión y eliminación de los documentos, sea cual se su soporte (digital o en papel).La gestión documental no es una actividad aislada dentro de las organizaciones y por lo tanto debe integrarse con la gestión de la información y la gestión del conocimiento.
La gestión documental es un proceso administrativo, pero que tiene implicaciones en toda la empresa. Es un proceso transversal tanto en el tiempo: desde el mismo momento de la constitución hasta su disolución, como funcional y personal (afecta a todas las actividades y a todas las personas de la empresa).
La gestión documental tiene implicaciones organizativas dentro de la empresa (difícilmente puede haber una buena organización empresarial sin una adecuada gestión documental). Además tiene fuertes repercusiones económicas que generalmente pasan desapercibidas o no son lo suficientemente evaluadas por las empresas.
Objetivos
Tal y como señala Carlota Bustelo en “Gestión documental en las empresas: una aproximación práctica” aunque la definición de objetivos debe adecuarse a cada empresa, hay unos elementos básicos entendibles y aplicables en todos los entornos. En general, un sistema de gestión documental pretende:
- Facilitar el trabajo con los documentos: que cada persona sepa qué documentos tiene que crear, guardar y conservar cuándo, cómo y donde; y así mismo que sepa cómo encontrar en poco tiempo los documentos adecuados cuando los necesita.
- Facilitar que la documentación y la información que contiene se comparta y se aproveche como un recurso colectivo, de manera que no sea necesario elaborar documentos o buscar informaciones ya existentes en la empresa, se evite la duplicación de documentos, evitar fotocopias innecesarias, evitar dobles grabaciones de datos, etc.
- Conservar la memoria de la organización, el “saber hacer” de la empresa más allá de los individuos que trabajan en ella y poder aprovechar el valor de los contenidos en los que queda plasmada la experiencia, evitando empezar de cero sobre aspectos en los que ya hay experiencia acumulada.
- Las buenas decisiones requieren de buena información (soporte para la toma de decisiones)
- Es necesario documentar las actuaciones de la empresa (soporte ante posibles acciones legales)
- Los documentos responden a múltiples necesidades de la empresa (memoria corporativa)
- Documentos no disponibles o ilocalizables suponen pérdidas de tiempo y de dinero (eficiencia organizativa)
- Documentos innecesarios representan costes innecesarios (reducción del volumen y los costes del papel y almacenamiento)
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