Buenas prácticas en el uso del correo electrónico

En otra entrada anterior en este mismo blog se señalaba la necesidad de hacer un uso racional del correo electrónico y se daban una serie de consejos para lograrlo.

En esta misma línea, el último número de la revista Emprendedores recoge 13 buenas prácticas para sacar más partido al correo electrónico y que éste no nos desborde.

1.- No estés comprobándolo continuamente
Es conveniente consultar el correo electrónico sólo en momentos establecidos.
Hay que reservar un momento específico del día para la lectura y contestación de correos electrónicos.

2.- Envía menos y recibirás menos
Se estima que de cada cinco correos que enviamos nos responden tres. Por lo tanto, la técnica más sencilla y olvidada es enviar menos correos para recibir menos.

3.- Utiliza correctamente el campo asunto
Si especificamos exactamente el fin del mensaje y damos una idea de su contenido, facilitaremos la tarea de clasificar los mensajes por su importancia y por el tipo de información que contienen.

4.- Marca con una bandera los mensajes pendientes
Esta es una de las maneras más prácticas para seguir la pista de aquellos mensajes que requieren mayor atención y a los que no puedes responder en el momento.

5.- El correo no es una herramienta de conversación
El correo electrónico como herramienta de conversación provoca interminables cadenas de preguntas y respuestas y mensajes kilométricos que incorporan el texto de toda la conversación. Para este tipo de comunicación es mejor el teléfono o los programas de mensajería instantánea. Además está comprobado que algunos asuntos tardan en resolverse hasta cuatro veces más si se hacen por correo electrónico en vez de por teléfono.

6.- Usa herramientas antispam
La mayoría de los servidores de correo web como gmail o Hotmail disponen de herramientas antispam, y si utilizamos un cliente de correo es conveniente instalar uno de los sistemas que ofrecen los fabricantes de software de seguridad.

7.- La buena organización es fundamental
Las dos reglas básicas para mantener organizado nuestro correo electrónico de manera que nos resulte fácil recuperar los mensajes en los que estamos interesados son:

• Crear carpetas. Es conveniente crear carpetas y subcarpetas donde se almacenarán convenientemente clasificados los correos que deban conservarse.
• Establecer reglas. Los correos se pueden ir clasificando y almacenando directamente en las correspondientes carpetas desde el momento en el que son recibidos mediante la creación de “reglas”. Al crear una regla establecemos un filtro que hade que los mensajes que cumplan una determinada condición se almacenen en una carpeta concreta.

8.- Revisa tus elementos enviados
Muchas personas guardan en la carpeta de “enviados” los mensajes que ha remitido durantes meses o años. Es conveniente revisarla para eliminar los no necesarios y guardar los restantes en la carpeta adecuada.

9.- No abuses de la opción responder a todos
Si hay que responder a un mensaje enviado a mucha gente suele ser lo más adecuado contestar sólo al que lo ha enviado, pues posiblemente muchos de ellos no estén interesados en el mismo. Por otra parte, para evitar la captura de direcciones de correo electrónicos por terceras personas es recomendable utilizar la función CCO con (copia oculta) cuando enviamos mensajes a un grupo de personas.

10.- Limpia, limpia, limpia
Una actividad habitual para la gestión correcta del correo electrónico es la de ir eliminando los correos que no necesitan ser conservados.

11.- Lo que debes evitar en los correos enviados

• Cuidado con los ficheros adjuntos. En la medida de lo posible hay que evitarlo adjuntar documentos y en todo caso no debemos enviar documentos de un tamaño tan grande que lleguen a bloquear nuestro servidor de correo electrónico o el de nuestro destinatario.
• No a demasiado texto.
• No a la confirmación de lectura

12.- Personaliza tu programa
La mayoría de las personas explota sólo entre el 20% y el 30% de las posibilidades que ofrecen los programas de correo electrónico.

13.- Cómo deben ser los correos

• Completos, claros y concisos. Hay que procurar que los mensajes incorporen información completa sobre el asunto que tratan.
• Agrupa los puntos más importantes. Los guiones o el sangrado constituyen un alivio para los ojos cansados y son la opción más fácil para agrupar los puntos más importantes del mensaje.
• La palabrería excesiva, si acaso al final
• Firma. Una buena firma aporta información contextual, identifica a la persona que envía el mensaje y trabajo que hace. Además ofrece vías alternativas para fomentar el contacto como el teléfono o el correo postal.
• Con buena letra. También en los correos electrónicos hay que respetar las normas ortográficas y gramaticales.