La Federación Española de Municipios y Provincias ha publicado la Guía práctica de la Ley 11/2007, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos (LAECSP) , en la que se realiza una descripción de los contenidos de dicha ley, con el objetivo de facilitar su mejor comprensión e interpretación, así como subrayar los aspectos de especial relevancia, para que cualquier Ayuntamiento o Diputación utilizando esta guía pueda, según sus características, adaptarse a la Ley 11/2007 o realizar una planificación acorde a la misma.
Y uno de los aspectos que aborda es el de la gestión documental en un nuevo entorno en el que van a convivir los documentos electrónicos y en papel, dando una serie de recomendaciones que bien pueden ser aplicables a otros contextos como el empresarial, sumido en una problemática semejante.Necesidad de un sistema de gestión integral de los documentos
Para posibilitar la gestión del nuevo entorno, se necesita implantar un Sistema de Gestión Documental, entendiendo como tal a un sistema responsable del eficiente y sistemático control de la creación, captura, mantenimiento, uso y distribución de documentos, incluyendo la trazabilidad de todas las actividades y transacciones realizadas con ellos, siguiendo las normas y recomendaciones internacionales al respecto (Moreq e ISO 15489).
La base del Sistema de Gestión Documental, será un repositorio único o archivo digital centralizado donde gestionar y almacenar todos los documentos y al que accederán mediante unos servicios documentales todos los aplicativos o personas que precisen acceder a los documentos. Este sis¬tema gestionará tanto los documentos en formato papel como los documentos en formato electrónico.
Este sistema debe ser:
- Integral: tratando documentos en papel y electrónicos desde su creación en un procedimiento administrativo o su captura en registro, hasta su destrucción controlada o conservación a largo plazo en archivo.
- Integrado: relacionando los documentos con los procesos que los producen y utilizan, pero independizándolos de los programas de gestión que los crean y/o utilizan, y poniéndolos bajo el control de un gestor documental.
Para la gestión independiente de los documentos es necesario que estos se indexen, es decir, que se les asocien una serie de datos (metadatos) que les cataloguen y permitan su identificación e incluso predeterminen su ciclo de vida. Es necesario automatizar esta catalogación, para que no suponga un trabajo añadido para los tramitadores, de forma que la propia aplicación de producción del documento genere automáticamente los datos de catalogación, evitando en lo posible la intervención de los tramitadores.
Por otra parte, debe permitirse la clasificación e incorporación al sistema de cualquier documento generado en otras aplicaciones, tanto en formato electrónico como en soporte papel, de una forma sencilla, contemplando opciones de digitalización simultanea a su inclusión en las aplicaciones corporativas y de escaneado masivo offline de los documentos de entrada y de la documentación histórica.
La digitalización del papel, necesaria mientras los documentos aportados lo sean en este soporte, supone una de las tareas clave en cualquier proyecto que aborde la gestión documental.
Además de la gestión mediante la explotación de los metadatos, el sistema debería contemplar la localización de la información mediante búsquedas por texto libre o la utilización de lenguajes controlados como el Tesauro.
Integración del sistema de gestión documental
La integración debe permitir incorporar a la gestión documental los documentos electrónicos asociados a las aplicaciones del sistema central de gestión: Expedientes, Registro de Entrada/Salida, Contabilidad... integrándose de forma natural dentro de los aplicativos las funciones de gestión documental.
Es importante recalcar la integración natural. Un factor clave del éxito de este tipo de proyectos reside en no querer cambiar o imponer determinados modos de funcionamiento que pueden sobrecargar la operativa de la organización. Se debe diseñar un sistema que trabaje para la organización, más que la organización trabaje para un sistema. Por lo tanto el sistema de gestión documental debe ser lo más transparente posible para sus usuarios finales, que deben limitarse a realizar su trabajo utilizando las herramientas de gestión necesarias y adecuadas (gestión de expedientes, tributaria, etc.). Es el sistema el que debe ir trabajando por debajo de las aplicaciones de gestión para que el modelo funcione sin un esfuerzo adicional para el usuario.
Por otra parte, debe permitirse la clasificación e incorporación al sistema de cualquier documento generado en otras aplicaciones, tanto en formato electrónico como en soporte papel, de una forma sencilla, contemplando opciones de digitalización simultanea a su inclusión en las aplicaciones corporativas y de escaneado masivo offline de los documentos de entrada y de la documentación histórica.
La digitalización del papel, necesaria mientras los documentos aportados lo sean en este soporte, supone una de las tareas clave en cualquier proyecto que aborde la gestión documental.
Además de la gestión mediante la explotación de los metadatos, el sistema debería contemplar la localización de la información mediante búsquedas por texto libre o la utilización de lenguajes controlados como el Tesauro.
Integración del sistema de gestión documental
La integración debe permitir incorporar a la gestión documental los documentos electrónicos asociados a las aplicaciones del sistema central de gestión: Expedientes, Registro de Entrada/Salida, Contabilidad... integrándose de forma natural dentro de los aplicativos las funciones de gestión documental.
Es importante recalcar la integración natural. Un factor clave del éxito de este tipo de proyectos reside en no querer cambiar o imponer determinados modos de funcionamiento que pueden sobrecargar la operativa de la organización. Se debe diseñar un sistema que trabaje para la organización, más que la organización trabaje para un sistema. Por lo tanto el sistema de gestión documental debe ser lo más transparente posible para sus usuarios finales, que deben limitarse a realizar su trabajo utilizando las herramientas de gestión necesarias y adecuadas (gestión de expedientes, tributaria, etc.). Es el sistema el que debe ir trabajando por debajo de las aplicaciones de gestión para que el modelo funcione sin un esfuerzo adicional para el usuario.
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