El problema documental al que se enfrentan las empresas no es tanto que el soporte utilizado sea papel o digital, sino la ineficaz gestión documental.
1.- Docuventas 2010
El pasado 17 de junio se celebraba en Zaragoza la “9ªJornada sobre gestión documental y factura electrónica” Docuventas 2010 con un apretado programa que sirvió para conocer los servicios y productos que empresas como Multitec, Prosoft, Canon o SCN Sistemas nos ofrecen para abordar la gestión electrónica de la documentación en las organizaciones, con una especial atención a la factura electrónica.
El tono de la jornada fue claramente divulgativo, con el objetivo claro de convencer a los asistentes de las ventajas que ofrece la gestión documental electrónica frente a la gestión documental en papel. La orientación comercial propia de este tipo de eventos se vio “compensada” por la profesionalidad de unos ponentes que fueron capaces de incidir más en la problemática de la gestión documental actual que en sus propios servicios y productos.
En el transcurso de la misma se abordaron aspectos tan cruciales como la preservación a largo plazo de los documentos digitales, la digitalización certificada o la necesidad de integrar la gestión documental dentro de los propios procesos empresariales.
La jornada se cerró con una mesa redonda formada por Albert Blanch, Mª Luisa Marín, José Ángel Salazar y el que os escribe, Miguel Ángel del Prado, en la que se abordó “Cómo gestionar el cambio del documento en papel al documento electrónico”, y que se puede ver desde el canal de Tecnología de la Información de GLOBB TV.
La jornada se cerró con una mesa redonda formada por Albert Blanch, Mª Luisa Marín, José Ángel Salazar y el que os escribe, Miguel Ángel del Prado, en la que se abordó “Cómo gestionar el cambio del documento en papel al documento electrónico”, y que se puede ver desde el canal de Tecnología de la Información de GLOBB TV.
Y al hilo de esta jornada, me gustaría realizar una serie de reflexiones:
2.- Un presente digital
En estos momentos lo digital ya es ubicuo, estando presente en nuestras prácticas cotidianas, desde un ocio claramente digital (televisión, fotografías, música, videojuegos, libros…) hasta unos entornos laborales dominados por las nuevas tecnologías sin exclusión de sector económico -ya no son extrañas por ejemplo las explotaciones agrarias informatizadas- ni de actividad dentro de las empresas.
Hasta tal punto estamos dominados por lo digital, que ya hay voces que advierten de la necesidad de empezar a pensar en un futuro postdigital, en el que abandonemos la obsesión y fascinación por la tecnología y empecemos a vivir en un mundo completamente transformado por sus consecuencias.
Y por supuesto, la gestión documental no ha sido ajena a este fenómeno, de tal manera que en la actualidad la práctica totalidad de la documentación se produce electrónicamente por medio de paquetes ofimáticos (procesadores de textos, hojas de cálculo…); los procesos administrativos se realizan sobre base de datos o programas de gestión empresarial (contabilidad, realización de presupuestos, gestión de recursos humanos, realización de nóminas, control de clientes y proveedores, logística…); los documentos recibidos en papel pueden convertirse en documentos digitales a través de su digitalización; la transmisión de documentos por medios electrónicos está generalizada de forma que el correo electrónico se ha convertido en un modo de comunicación estándar entre las empresas.
En definitiva, el entorno tecnológico unido a un nuevo marco legal que reconoce la validez jurídica de los documentos electrónicos y que posibilita las relaciones de los ciudadanos con la administración por vía telemática, permite la existencia de las tantas veces anunciadas “oficinas sin papeles”.
3.- La dimensión electrónica de la gestión documental
Desaparecidos los documentos en papel de nuestras oficinas, la gestión documental se deberá centrar en los nuevos documentos ahora electrónicos, por lo que se impondrá una gestión documental “electrónica”.
Ahora bien, cegados por el afán de novedad y con intereses claramente comerciales, suele ser habitual que se considere a la gestión documental como un ámbito exclusivo de la documentación electrónica, contraponiéndose gestión documental a “archivo en papel”.
Por ello no está de más recordar que la gestión documental, entendida como el conjunto de actividades que permiten coordinar y controlar de forma sistemática la creación, recepción, organización, almacenamiento, preservación, acceso, difusión y eliminación de los documentos, se aplica a documentos sea cual sea su soporte (digital o en papel). De hecho hasta fecha reciente la gestión documental se aplicó exclusivamente a la documentación en papel.
Esto no impide reconocer que tanto la aplicación práctica de la gestión documental como su reflexión teórica se haya visto afectada por la irrupción de los documentos electrónicos.
4.- Un pasado que se resiste a abandonarnos
Pero lo cierto, es que todavía estamos inmersos en un proceso de transición hacia un mundo digital, en el que el papel sigue ocupando un lugar preeminente como soporte documental y una de sus consecuencias es que la realidad documental se ha hecho muy compleja y heterogénea, conviviendo en estos momentos documentos en diferentes soportes y formatos:
5.- Una gestión documental integral
Por lo tanto actualmente hay que pensar en una gestión documental para un nuevo entorno en el que van a convivir los documentos electrónicos y en papel, y el verdadero reto es lograr la integración de todos los procesos documentales, incluidos por supuesto la tecnología digital, en un completo programa de gestión de los documentos desde el momento de su generación o recepción hasta su eliminación o conservación permanente.
Para posibilitar la gestión del nuevo entorno, se necesita implantar un Sistema de Gestión Documental, entendiendo como tal a un sistema responsable del eficiente y sistemático control de la creación, captura, mantenimiento, uso y distribución de documentos, incluyendo la trazabilidad de todas las actividades y transacciones realizadas con ellos, siguiendo las normas y recomendaciones internacionales al respecto (ISO 15489, Moreq e ISO 14721).
Este sistema debe ser:
Hasta tal punto estamos dominados por lo digital, que ya hay voces que advierten de la necesidad de empezar a pensar en un futuro postdigital, en el que abandonemos la obsesión y fascinación por la tecnología y empecemos a vivir en un mundo completamente transformado por sus consecuencias.
Y por supuesto, la gestión documental no ha sido ajena a este fenómeno, de tal manera que en la actualidad la práctica totalidad de la documentación se produce electrónicamente por medio de paquetes ofimáticos (procesadores de textos, hojas de cálculo…); los procesos administrativos se realizan sobre base de datos o programas de gestión empresarial (contabilidad, realización de presupuestos, gestión de recursos humanos, realización de nóminas, control de clientes y proveedores, logística…); los documentos recibidos en papel pueden convertirse en documentos digitales a través de su digitalización; la transmisión de documentos por medios electrónicos está generalizada de forma que el correo electrónico se ha convertido en un modo de comunicación estándar entre las empresas.
En definitiva, el entorno tecnológico unido a un nuevo marco legal que reconoce la validez jurídica de los documentos electrónicos y que posibilita las relaciones de los ciudadanos con la administración por vía telemática, permite la existencia de las tantas veces anunciadas “oficinas sin papeles”.
3.- La dimensión electrónica de la gestión documental
Desaparecidos los documentos en papel de nuestras oficinas, la gestión documental se deberá centrar en los nuevos documentos ahora electrónicos, por lo que se impondrá una gestión documental “electrónica”.
Ahora bien, cegados por el afán de novedad y con intereses claramente comerciales, suele ser habitual que se considere a la gestión documental como un ámbito exclusivo de la documentación electrónica, contraponiéndose gestión documental a “archivo en papel”.
Por ello no está de más recordar que la gestión documental, entendida como el conjunto de actividades que permiten coordinar y controlar de forma sistemática la creación, recepción, organización, almacenamiento, preservación, acceso, difusión y eliminación de los documentos, se aplica a documentos sea cual sea su soporte (digital o en papel). De hecho hasta fecha reciente la gestión documental se aplicó exclusivamente a la documentación en papel.
Esto no impide reconocer que tanto la aplicación práctica de la gestión documental como su reflexión teórica se haya visto afectada por la irrupción de los documentos electrónicos.
4.- Un pasado que se resiste a abandonarnos
Pero lo cierto, es que todavía estamos inmersos en un proceso de transición hacia un mundo digital, en el que el papel sigue ocupando un lugar preeminente como soporte documental y una de sus consecuencias es que la realidad documental se ha hecho muy compleja y heterogénea, conviviendo en estos momentos documentos en diferentes soportes y formatos:
- Documentos que nacen electrónicos y que se convierten en papel para su autentificación
- Documentos que ingresan en papel en las organizaciones
- Documentos electrónicos que nunca dejan de serlo (p.e. correo electrónico)
- Documentos en papel que se convierten en electrónicos al digitalizarlos
- Documentos que se “componen” de datos en una aplicación al pedir ser consultados
- Datos en una base de datos que nunca se convierten en documentos
- Documentos que se sustituyen por aplicaciones informáticas que recogen los distintos pasos de un trámite o workflow
- Documentos firmados electrónicamente
5.- Una gestión documental integral
Por lo tanto actualmente hay que pensar en una gestión documental para un nuevo entorno en el que van a convivir los documentos electrónicos y en papel, y el verdadero reto es lograr la integración de todos los procesos documentales, incluidos por supuesto la tecnología digital, en un completo programa de gestión de los documentos desde el momento de su generación o recepción hasta su eliminación o conservación permanente.
Para posibilitar la gestión del nuevo entorno, se necesita implantar un Sistema de Gestión Documental, entendiendo como tal a un sistema responsable del eficiente y sistemático control de la creación, captura, mantenimiento, uso y distribución de documentos, incluyendo la trazabilidad de todas las actividades y transacciones realizadas con ellos, siguiendo las normas y recomendaciones internacionales al respecto (ISO 15489, Moreq e ISO 14721).
Este sistema debe ser:
- Integral: tratando documentos en papel y electrónicos desde su creación en un procedimiento administrativo o su captura en registro, hasta su destrucción controlada o conservación a largo plazo en archivo.
- Integrado: relacionando los documentos con los procesos que los producen y utilizan.
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