¿Galgos o podencos?

El final del verano suele venir acompañado por la proliferación de cursos o jornadas formativas ampliamente publicitados a través de diversos medios. Una de éstas próximas jornadas se van a centrar en los “sistemas integrados de gestión documental” entendidos de una manera muy amplía de modo que dan cabida tanto a sistemas de gestión bibliotecaria como de archivos.

Ante este uso laxo del término, Lluís-Esteve Casellas i Serra, a través del foro Arxiforum advertía del riesgo de confusión entre profesionales próximos como somos archiveros, bibliotecarios y documentalistas al quedar difusas las diferencias entre lo que hacemos unos y otros; y convencido de que los límites y bases profesionales para quien ejerce a diario una u otra profesión estan claros, proponía la necesidad de consensuar los límites del concepto “Sistema Integrado de Gestión Documental”.

En mi opinión, disponer de unos conceptos y utilizar una terminología precisa y consensuada no sólo es necesaria para garantizar una correcta comunicación sino que es un requisito imprescindible para que una disciplina avance. En este sentido esforzarnos por delimitar el concepto “Sistema Integrado de Gestión Documental” puede resultar muy pertinente a nivel teórico -o científico si nos ponemos más presuntuosos-, así mismo a efectos prácticos esta claridad conceptual puede que ayude a delimitar las fronteras profesionales entre archiveros, bibliotecarios, y documentalistas; ahora bien suponer que de ello se va a derivar una mejor y más nítida imagen externa de nuestro cometido, ya no lo tengo tan claro.

Pienso que la reafirmación profesional tiene que venir de nuestra capacidad para dar respuestas ágiles a los complejos problemas de la actual y futura gestión documental, una gestión que como la sociedad que nos ha tocado vivir es mestiza y en continuo cambio. Aprender a evolucionar continuamente, y ser capaces de utilizar sin prejuicios todo aquello que necesitemos -provenga de donde provenga- así como de prescindir de todo lo que sea innecesario -por muy sacralizado que esté- creo que es el camino.

Por otra parte “popularizar” una correcta imagen social de nuestras funciones resulta prioritario.

Y es que el problema no es tanto la utilización que del término “Sistema Integrado de Gestión Documental”, u otros semejantes, hacemos los distintos profesionales de la información (archiveros, bibliotecarios, documentalistas), sino de como se han apropiado de los mismos, profesionales muy alejadas a nosotros.

Un ejemplo. Desde hace tiempo sigo con curiosidad el blog de una empresa que desarrolla y comercializa un programa de gestión documental, y desde cuyas páginas se explica que deben entender las empresas por gestión documental y como abordar un proyecto de este tipo; pues bien su último post titulado “Cómo clasificar documentos” resulta ilustrativo de cómo se vulgarizan y pervierten conceptos y metodologías nucleares en nuestra profesión. Veamos lo que dice:

Hace unos días comentaba los detalles de la instalación de nuestro software a un nuevo cliente, y sucedió algo que ya es habitual pero no deja de ser sorprendente […] Su preocupación principal era: “¿Cómo vamos a organizar los documentos? […] después de 25 años desarrollando y vendiendo software ya estoy más que acostumbrado a que me pregunten cuestiones que poco o nada tienen que ver con “lo mío“, así que le respondí lo mejor que pude y los dos juntos nos pusimos, bolígrafo en mano, a diseñar la estructura de carpetas que crearemos y servirá para clasificar sus decenas de miles de documentos.

¿Y qué metodología se puede utiliza para diseñar la estructura clasificatoria? Pues al parecer dos sencillos trucos son suficientes para despachar un asunto tan vital, en una sola mañana:

En cuanto a mi respuesta a este caso, utilizo con frecuencia dos viejos trucos muy poco tecnológicos pero que me suelen dar muy buen resultado. En primer lugar les pregunto: ¿Cómo lo hacéis ahora mismo, antes de instalar el nuevo programa? Lo normal es que esta duda ya la tengan resuelta. […] El segundo truco parece obvio, pero no es tan sencillo de aplicar en la práctica. Lo que les digo es: vamos a simular las tareas de un día corriente, lo que vas a hacer con el programa cada día.

El post finaliza con una pregunta para nota: “¿conoces algún otro truco para ayudar a la gente a organizar sus papeles?”.

Como colectivo creo que dedicamos más esfuerzo a debates y disquisiciones teóricas destinadas a establecer límites profesionales difícilmente entendibles fuera de nuestro ámbito, que a “popularizar” una correcta imagen social de nuestras funciones. El riesgo que corremos es que nos ocurra como a los conejos de la fábula de Iriarte, perdidos en una discusión sobre galgos o podencos.