La huida hacia delante como estrategia en la gestión documental

Una manera poco recomendable de afrontar las situaciones problemáticas es tratar de encontrar una salida de emergencia que nos evite las consecuencias del problema pero sin alcanzar una solución real al mismo, es lo que conocemos como “huidas hacia delante”. Pues bien, en materia de gestión documental cada vez resulta más habitual adoptar esta estrategia.

1.- La situación

Todas las empresas, sea cual sea su actividad económica, ya sea industrial, comercial o de servicios, sea cual sea su tamaño, se ven obligadas a recibir y generar diferentes tipos de documentos. Además dentro de las empresas todos los departamentos, todas las actividades generan documentación. Igualmente, todos los trabajadores, sea cual sea su cualificación, nivel, o actividad son productores directa o indirectamente de documentación (contratos de trabajo, nóminas, partes de baja…). Por lo tanto gestionar documentación es una actividad ineludible para todas las empresas.

Sin embargo la mayoría de las empresas consideran a la gestión de sus documentos como una actividad residual a la que no se dedica ni los recursos ni la atención necesaria, lo que se traduce en importantes deficiencias. Pues bien, si tenemos en cuenta que el papel a pesar de los avances tecnológicos y legislativos sigue siendo el soporte mayoritario de los documentos existentes en una empresa, comprenderemos fácilmente que las deficiencias de la gestión documental empresarial se evidencian de manera especial en sus “archivos de papel”:

• Hacinamiento y acumulación de papeles.
• Falta de espacio.
• Dificultad para localizar la documentación y la información que contienen.

2.- Una falsa solución: la huida hacia delante

Un análisis apresurado -cuando no interesado- puede llevar a identificar como la causa del problema al soporte de la documentación es decir al papel y a sus contenedores: los archivos; y a adoptar como “solución milagrosa” la supresión o/y sustitución de los documentos en papel por documentos electrónicos y los archivos de papel por programas informáticos de gestión documental.

La digitalización de los documentos en papel, el reconocimiento de los textos de las imágenes digitalizadas mediante OCR y el almacenamiento de los documentos electrónicos en un programa informático de gestión documental será la metodología a seguir para solventar el problema. Su pretendida sencillez así como su carácter innovador y tecnológico hacen que éste sea un proyecto fácilmente “vendible” a las empresas.

De este modo las empresas que quieran acabar con sus problemas documentales deberán centrar su atención en la elección del tipo de escáner y del software que se utilizará, y por lo tanto sus interlocutores serán los desarrolladores y comerciantes de estos productos.

Siendo la tecnología lo sustancial todos los demás aspectos relacionados con la gestión documental pasan a ser prescindibles: radiografiar la actividad de la organización, identificar los documentos esenciales para la continuidad del negocio, establecer los plazos de conservación y eliminación, determinar esquemas de clasificación… serán asuntos ninguneados. Y en este contexto contar con el auxilio de un experto en gestión documental como es un archivero es considerado como un lujo del que sobre todo las pymes pueden prescindir.

En definitiva este modo de actuar pretende evitar las consecuencias de una inadecuada gestión documental pero sin alcanzar una solución real a la misma, es decir una huida hacia delante.