Retos en la actual gestión documental

Carlota Bustelo Ruesta en el último número de la revista “El profesional de la Información” , nos presenta de manera muy sintética “Los grandes temas relacionados con la gestión de documentos” que actualmente debemos abordar y solucionar.

Integración de los procesos y controles documentales en los procesos de trabajo

El primer reto y objetivo principal de cualquier modelo de gestión de documentos debe ser la integración de los procesos y controles documentales en los procesos de trabajo. Para ello se deben diseñar los procesos de trabajo de tal manera que las personas responsables de su desempeño, mientras llevan a cabo las tareas que les han sido asignadas, realicen de manera inconsciente gestión documental: los documentos necesarios se crean con sus metadatos correspondientes, se clasifican de forma correcta y se les aplican las políticas corporativas de acceso y conservación.

Análisis de riesgos

Otro componente esencial en la actual gestión documental es la evaluación y gestión de riesgos, tanto a nivel estratégico como operativo.

A nivel estratégico es necesario evaluar cuáles son los riesgos que tiene una organización si no gestiona adecuadamente los documentos que evidencian sus actuaciones. Como por ejemplo ¿qué consecuencias tiene para una empresa no encontrar el justificante de la revisión de sus instalaciones, o el contrato con un cliente, o la justificación de un pago a un proveedor…?

A nivel operativo hay que evaluar los riesgos del mal funcionamiento de los distintos procesos de gestión documental, como por ejemplo: ¿Qué consecuencias tiene guardar los documentos en formatos obsoletos?

Técnicas y controles necesarios para la gestión de documentos y evidencias digitales

Desde el punto de vista técnico, los documentos electrónicos nos plantean nuevos desafíos, destacando Carlota Bustelo tres aspectos que requieren un mayor desarrollo conceptual y práctico para conseguir su adecuada gestión: los metadatos, la firma y autenticidad de los documentos y la preservación digital

Acceso

Finalmente debemos abordar el acceso a los documentos y la información en ellos contenida, conjugando el derecho a la información y la transparencia con la protección fundamentalmente de la intimidad de las personas y otras restricciones. La construcción de plataformas de acceso a documentos con sistemas de seguridad y acceso que resuelvan los posibles conflictos se presenta como una tarea complicada, y en la habrá que tener en cuenta tanto aspectos tecnológicos como legales e incluso conceptuales.