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lunes, 14 de noviembre de 2011

¿La hora de la gestión documental?


En los últimos tiempos estamos asistiendo a un despliegue de la gestión documental en el ámbito empresarial como nunca antes lo habíamos visto. Toda una serie de factores y un conjunto variado de actores están concurriendo para que esta actividad sea tenida cada vez más en consideración por todo tipo de organizaciones tanto públicas como privadas, grandes o pequeñas:

La crisis económica, que está obligando a las empresas a racionalizar sus gastos, descubriendo que una correcta gestión documental supone un importe ahorro de costes (ahorro de espacio físico, reducción en la duplicidad de documentos archivados, fotocopias innecesarias, dobles grabaciones de datos…) y una mayor productividad de los trabajadores (reducción de tiempo para la localización y consulta de los documentos).

Una mayor concienciación del valor de la documentación y la información en ella contenida como un recurso estratégico competitivo para las empresas, evidenciándose que una correcta gestión documental supone un importante valor añadido a la gestión empresarial al garantizar una mayor seguridad, calidad y fiabilidad de la documentación y la información utilizada en la empresa, a la vez que posibilita que se comparta y aproveche de forma más eficiente y como un recurso colectivo.

Nuevas obligaciones legales, así la publicación del Real Decreto 1720/2007 por el que se aprueba el reglamento de desarrollo de la ley orgánica 15/1999 de protección de datos personales, exige a las empresas de manera explícita la obligación de garantizar una adecuada e integral gestión documental, en la que se incluye a todos los tipos de soportes documentales (papel o digital) y a lo largo de todo el ciclo vital de la documentación, como garantía para la protección de los datos personales.

Una potente industria TIC que ha visto en la gestión documental un importante nicho de negocio, desarrollando y difundiendo en el ámbito empresarial herramientas que facilitan una más eficaz y eficiente gestión de los documentos: escáneres y dispositivos de digitalización, bases de datos, gestores documentales…

El desarrollo de empresas de servicios relacionadas con la gestión documental que ofrecen desde asesoramiento en la materia, a la externalización de diferentes servicios como puede ser la custodia y conservación de la documentación.

Una respuesta profesional cada vez más acorde a las necesidades de las organizaciones, que ha llevado al desarrollo de normas, criterios y especificaciones que posibilita y facilita una adecuada gestión documental.

En estos momentos, por encima de las visiones parciales que los distintos actores tienen sobre la gestión documental, incidiendo cada uno de ellos en los aspectos sobre los que se ejerce su acción, cada vez se tiene una visión más clara de lo que supone una correcta gestión documental.

Así por ejemplo la Wikipedia ya recoge una correcta definición de gestión documental entendida como

conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía”.

Del mismo modo los legisladores están situando la gestión documental en el lugar que le corresponde, abordándola desde una perspectiva transversal a lo largo del ciclo vital completo de los documentos e integral abarcando todos los documentos independientemente de su soporte.

Así es reseñable el Decreto de la Diputación foral de Guipuzkoa por el que se regula el Modelo Global de Gestión Documental y Expediente Electrónico en el ámbito de la Administración Foral.

Y más recientemente, la Ley 7/2011, de 11 de noviembre, de Documentos, Archivos y Patrimonio Documental de Andalucía que le dedica su título III a la gestión documental, y que no sólo ha sabido abordar su carácter transversal e integral, sino que la ha cargado de futuro al situarla en el marco de la nueva administración electrónica y dentro del contexto del sistema de información global de la Junta de Andalucía.

2 comentarios:

jmcollado dijo...

buen artículo,que muestra las tendencias y el camino a recorrer. Otra cosa será que tal nos movemos, y si vamos a ir por carreteras cuando otros van por autovías

Miguel Ángel del Prado Martínez. Documentación CEPYME Aragón dijo...

Gracias Julián. A lo mejor tampoco es tan malo transitar por carreteras, pues como ya sabes las autovías comunican grandes poblaciones pero suelen dejar de lado a las medianas y pequeñas. Lo verdaderamente negativo sería que nos quedásemos parados.