Informe sobre los Archivos de Empresas en España

El pasado mes de mayo el Bureau de la Sección de Archivos Económicos del Consejo Internacional de Archivos (ICA SBL) solicitó al Archivo de Hullera Vasco-Leonesa (León) la redacción y presentación de un Informe sobre la situación y perspectivas de los Archivos de Empresas en España.

El informe final, elaborado por su director José Andrés González Pedraza, está accesible en la sede web de la Fundación Hullera Vasco-Leonesa, bajo el título de "Informe sobre los Archivos de Empresas en España"

RESUMEN DEL INFORME

En España, los archivos de empresas han sido creados de forma mayoritaria para organizar y difundir la memoria histórica de las compañías y no para implantar una política de gestión documental, una necesidad que ha sido, hasta ahora, ignorada en la mayor parte de las organizaciones.

Apunte contable

En la inmensa mayoría de los casos falta una visión global del ciclo documental –desde su creación en las oficinas hasta su eliminación o conservación permanente en los archivos-, las funciones aparecen separadas y los archiveros no están presentes en las oficinas desde el momento de la creación de los documentos. Tampoco se han editado calendarios de conservación de series documentales en archivos de empresas.

Sí existen archivos que participan en la gestión administrativa de la organización a través de bases de datos comunes y recibiendo transferencias periódicas de series documentales desde las oficinas.

Por sectores económicos destacan por su importancia los archivos bancarios y los de empresas mineras.

Su situación en cuanto a los recursos de que disponen, el tamaño del archivo y su dependencia administrativa es muy diversa. Hay empresas –las menos- que tienen importantes servicios de archivo y otras empresas con un abandono total de sus documentos. Algunos archivos dependen directamente de la empresa y otros archivos han sido incluidos en Fundaciones culturales o centros de documentación, junto a las bibliotecas de la empresa.

El desinterés por parte de los empresarios de la importancia del archivo en una empresa es un problema grave. Se echa en falta una visión global del archivo como una parte de la política de empresa y no tanto una visión del archivo como una iniciativa personal para la recuperación de documentos curiosos.

No existe una política nacional ni regional sobre archivos de empresas. No obstante, hay tres iniciativas de la Subdirección General de Archivos Estatales de las que los Archivos de Empresas se pueden beneficiar de forma indirecta.

1. Ayudas anuales para el desarrollo de proyectos archivísticos y equipamientos de Archivos de entidades privadas sin ánimo de lucro.
2. El Censo de Archivos de España e Iberoamérica, accesible a través de Internet, donde los Archivos de Empresas pueden incluir los datos sobre sus documentos, dirección y servicios que prestan.
3. Proyecto Portal de Archivos Españoles (PARES), creado en 2006, que incluye descripciones normalizadas de las agrupaciones documentales en distintos niveles e imágenes digitalizadas de documentos.

No existe ninguna Asociación de Archivos de Empresas en España.

En España no existe un centro educativo que ofrezca una formación específica para ser archivero en una empresa. Tampoco existe un centro educativo que ofrezca una formación específica y única para ser archivero sino que esta formación se comparte con conocimientos en gestión de bibliotecas y centros de documentación.

No existe un directorio de los archivos de empresas en España pero existen algunos ejemplos de instrumentos de descripción que han sido editados para su difusión a toda la sociedad y que dan a conocer de forma pública el trabajo desarrollado en un archivo de empresa.

Hay pocos archivos de empresas que hayan creado su página web en Internet. Existe gran diversidad en cuanto a la cantidad de información que se ofrece pero, generalmente, se presenta el Archivo, su historia, el cuadro de clasificación, la dirección, las condiciones de acceso, pero no se ofrece un acceso al inventario de documentos. Tampoco existe un portal que ofrezca un único punto de acceso a la información de archivos dispersos geográficamente o del mismo sector de actividad empresarial.

Aunque no existe por el momento en España una revista específica ni ningún Manual sobre Archivos de Empresas la bibliografía sobre los archivos de empresas en España ha crecido de forma considerable en los últimos años, localizándose en artículos dentro de revistas o en capítulos dentro de libros.