Normas para la gestión de archivos (I)

En los últimos 15 años, organismos e iniciativas internacionales, así como archivos nacionales han destinado parte importante de sus actividades al desarrollo de normas, criterios y especificaciones para la organización y preservación de archivos en formatos tanto tradicionales como digital.

La actividad normalizadora desarrollada ha sido de tal calibre que en pocos años se ha pasado de una reducida lista de estándares a la actual y casi inabordable relación de siglas, llegando a estar “ahogados en un mar de siglas” tal y como señalaba el lema del V Congreso de Archivos de Castilla y León celebrado los días 1 a 3 de octubre de 2008, y en el que se abordó como tema de reflexión los “Estándares para la gestión, descripción y acceso a los recursos archivísticos” y cuyas aportaciones se han recogido en el último número de la revista Tabula.

Este desarrollo normativo está muy vinculado a la aplicación de los principios de la gestión de calidad. Desde esta perspectiva Alicia Barnard el pasado 24 de septiembre de 2008 en la II Convención Internacional de Archivistas celebrada en Colombia bajo el lema “Los archivos y la gestión de la calidad”, presentó la Conferencia Estándares e Iniciativas para la Gestión de Archivos en el Contexto Internacional. Complemento de la Gestión de Calidad.

En esta conferencia se hace referencia a las normas emitidas por el Consejo Internacional de Archivos (ICA), así como de aquellas consideradas por la autora como relevantes para el trabajo archivístico emitidas por la Organización Internacional para la Estandarización (ISO). También se hace referencia a otros criterios, normas o productos que se consideran relevantes en el entorno de los archivos digitales.

1.- Normas emitidas por el Consejo Internacional de Archivos
El Consejo Internacional de Archivos ha elaborado un conjunto de normas aplicables a archivos físicos o digitales, orientadas a la descripción de fondos y sus componentes, a la descripción de contexto dentro del cual fueron creados los archivos, a la descripción de funciones así como para describir a las instituciones donde se conservan esos archivos.

ISAD(G): Norma Internacional General de Descripción Archivística
La ISAD(G) viene a ser una guía general útil para describir archivos en cualquier etapa del ciclo de vida, aunque su principal foco de acción son los archivos que han sido seleccionados para su conservación. Con ello se persigue contar con la descripción normalizada útil para su acceso por parte de investigadores e interesados en este tipo de archivos y para el intercambio de descripciones.

ISAAR(CPF):Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de Archivos relativos a Instituciones, Personas y Familias
Esta norma es una guía útil en la elaboración de registros de autoridad de archivos para la descripción de entidades (instituciones, personas y familias) asociadas a la producción y a la gestión de archivos. Es complementaria con la ISAD(G) y fue concebida para que los registros de autoridad de archivos fueran compartidos y, así fomentar la elaboración de descripciones, consistentes, adecuadas y por si mismas explicativas de los productores de documentos de archivo fueran instituciones, personas o familias.

ICA-ISDF, Norma Internacional para la Descripción de Funciones
El objetivo principal de la norma es el de proporcionar orientación para la elaboración de descripciones de funciones de instituciones asociadas con la producción y la conservación de documentos de archivo.

ICA-ISDIAH, Norma internacional para describir instituciones que custodian fondos de archivo
Como complemento a las normas anteriores, ésta tiene como propósito el que los usuarios cuenten con información acerca de la institución que conserva materiales archivísticos.

Especificaciones para los requisitos de actividades en organizaciones - Estándar de intercambio de documentos de archivo. (BRS), 2008
Describe una parte del proceso de transferencia de custodia de los documentos digitales de archivo de un sistema a otro. La especificación está relacionada solo con un aspecto de la transferencia de custodia, específicamente con la reubicación actual de archivos digitales de un sistema a otro. No incluye aspectos sobre negociación de la transferencia, decisiones acerca de que se transfiere y el monitoreo de la calidad de la transferencia.