ISO 15489. Información y documentación – Gestión de documentos
La aparición de esta norma responde entre otras cosas a la necesidad de integrar la gestión de documentos con el enfoque basado en procesos y las normas de gestión de la calidad.
Es precisamente la norma ISO 9001:2000, al establecer como requisito el control de los documentos del sistema de gestión de la calidad, uno de los principales motivos que llevaron al desarrollo de una norma específica sobre gestión de documentos. De hecho, la norma ISO 15489 afirma que proporciona la gestión de documentos como apoyo de un sistema de calidad que cumpla con las normas ISO 9001 e ISO 14001.La norma ISO 15489 se centra en los principios de la gestión de documentos y establece los requisitos básicos para que las organizaciones puedan establecer un marco de buenas prácticas que mejore de forma sistemática y efectiva la creación y mantenimiento de sus documentos, apoyando la política y los objetivos de la organización.
El objeto de esta norma es regular la gestión de documentos creados o recibidos por las organizaciones -públicas o privadas- en el transcurso de sus actividades, con independencia de su formato o soporte y de las tecnologías utilizadas.
Su propósito es que una organización disponga, en cualquier momento, de los documentos adecuados para llevar a cabo de forma eficaz sus procesos de negocio y actividades; cumplir con el marco legal y reglamentario; y rendir cuentas de sus actividades cuando lo requieran las partes interesadas (clientes, personal, accionistas, socios, proveedores, sociedad...).
Partiendo de los principios del enfoque basado en procesos y de la mejora continua, que proponen tanto el modelo EFQM de excelencia como la familia de normas ISO 9000, para definir la gestión de documentos en las organizaciones, la norma propone una metodología específica para diseñar e implementar el sistema de gestión de documentos, definir los procesos técnicos, elaborar los instrumentos principales (cuadro de clasificación, calendario de conservación, tabla de acceso y seguridad) y establecer las actividades de evaluación, medición y aprendizaje que conduzcan a la mejora continua del sistema. También destaca la importancia de los metadatos para la gestión de los documentos electrónicos y señala los requisitos que éstos deberían cumplir.
La norma ISO 15489 se compone de dos partes:
Es el núcleo de la norma y define los conceptos básicos, los principios y los requisitos de la gestión de documentos en las organizaciones. Se especifican los elementos que se deberían tener en cuenta con el fin de garantizar que una organización crea y gestiona los documentos que necesita.
Es un informe técnico que proporciona una metodología de implementación de un sistema de gestión de documentos de acuerdo con los principios definidos en la primera parte de la norma. Así, se insiste especialmente en las estrategias y la metodología de diseño e implementación y se establecen directrices adicionales para definir los procesos y los instrumentos principales de gestión de documentos (cuadro de clasificación, calendario de conservación y tabla de acceso y seguridad).
La primera parte, con un enfoque más genérico, está destinada a los directivos de las organizaciones, a los profesionales de la gestión de documentos, de la información y sus tecnologías y a cualquier persona encargada de crear y mantener documentos
La segunda parte tiene un enfoque más sistemático, pensando en su uso por parte de los profesionales de la gestión de documentos y los responsables de gestionar los documentos en sus organizaciones.
La segunda parte tiene un enfoque más sistemático, pensando en su uso por parte de los profesionales de la gestión de documentos y los responsables de gestionar los documentos en sus organizaciones.
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El contenido de esta entrada está extractado de:
Alonso, José Alberto; García, Montserrat; Lloveras, M. Rosa (2007) La norma ISO 15489: un marco sistemático de buenas prácticas de gestión documental en las organizaciones. Item : revista de biblioteconomia i documentació(47):pp. 41-70.
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