Normas para la gestión de archivos (III)

ISO 23081. Información y documentación - Procesos de gestión de documentos - Metadatos para la gestión de documentos

ISO 23081 es una guía para entender, implantar y utilizar metadatos en el marco de la norma ISO 15489, y en ella se establece un marco para la creación, gestión y uso de metadatos para la gestión de documentos, y se explican los principios por los que deben regirse.

Trata de la importancia de los metadatos propios de la gestión de documentos en los procesos de negocio, de los diferentes tipos de metadatos y del papel que desempeñan tanto para los propios procesos de trabajo como para los procesos de gestión de documentos. También establece el marco para gestionar estos metadatos.

No define un conjunto obligatorio de metadatos para la gestión de documentos, ya que estos diferirán en el detalle según los requisitos específicos de cada organización u ordenamiento jurídico. Sin embargo, sirve para evaluar los principales conjuntos de metadatos existentes contrastándolos con los requisitos de ISO 15489.

Consta de dos partes:

ISO 23081-1:2006. Información y documentación - Procesos de gestión de documentos - Metadatos para la gestión de documentos. Parte 1: Principios

Esta primera parte pone las bases teóricas que consolidan y regulan los metadatos en la gestión documental y su aplicación a través del tiempo a:

• Los documentos y sus metadatos
• Todos los procesos que les afectan
• Cualquier sistema en el que residan
• Cualquier organización responsable de su gestión

Un completo análisis de esta primera parte ha sido realizado por el equipo editorial de la Revista Española de Documentación Científica en el volumen 31 n. 2 (abr.- jun. 2008)

ISO 23081-2. Información y documentación. Procesos de gestión de documentos. Metadatos para la gestión de documentos. Parte 2: Elementos de implementación y conceptuales

En la segunda parte se desarrollan los aspectos prácticos. Basándose en los principios descritos en la primera parte, esta especificación proporciona una explicación más amplia sobre los conceptos básicos en los esquemas de metadatos para la gestión de documentos, ofrece directrices prácticas para el desarrollo y construcción de dichos esquemas desde un punto de vista organizativo y finalmente describe los aspectos relacionados con la implementación y la gestión de metadatos a lo largo del tiempo.

Esta Especificación Técnica se dirige a:

• Profesionales de la gestión de documentos (o las personas encargadas dentro de la organización de la gestión de documentos en cualquier entorno) responsables de la definición de metadatos para gestionar documentos en cualquier nivel de agrupación tanto en sistemas de gestión como en aplicaciones informáticas específicas para la gestión de documentos.
• Analistas de sistemas/procesos de gestión responsables de la identificación de metadatos para la gestión de documentos en los sistemas informáticos de gestión.
• Profesionales de la gestión de documentos o analistas de sistemas encargados de definir requisitos de interoperabilidad de sistemas que afectan a los documentos.
• Proveedores de aplicaciones informáticas que deberían servir de base para y permitir la creación, incorporación y gestión de metadatos a lo largo del tiempo.

Un completo análisis de esta segunda parte ha sido realizado por el equipo editorial de la Revista Española de Documentación Científica en el volumen 31 n. 3 (jul. – sept. 2008)