Normas para la gestión de archivos (IV)

ISO/TR 26122:2008. Información y documentación. Análisis de procesos de trabajo para documentos de archivo

Informe técnico de muy reciente aparición (data de junio de 2008) que proporciona orientaciones sobre el análisis de los procesos de trabajo desde la perspectiva de la creación, captura y control de los documentos.
Trata de la importancia del análisis secuencial y funcional de los procesos de trabajo en las organizaciones, como una herramienta para contextualizar los documentos en su entorno de producción.
Identifica dos tipos de análisis:

1. análisis funcional (descomposición de las funciones en procesos)
2. análisis secuencial (investigación del flujo de transacciones)

Esta norma adquiere una gran relevancia en el ámbito de la clasificación y la evaluación de los documentos.

Además de las ya citadas, existen otras normas ISO destinadas a los sistemas informáticos y las aplicaciones de gestión de documentos, que se deberían tener en cuenta a la hora de diseñar e implementar un sistema de gestión electrónica de documentos. Estas normas las han extractado de manera muy clara Alonso, Garcia y Lloveras en La norma ISO 15489: un marco sistemático de buenas prácticas de gestión documental en las organizaciones.

ISO/TR 15801:2004. Electronic imaging – Information stored electronically – Recommendations for trustworthiness and reliability
Informe técnico que describe la implementación y operación de sistemas que almacenan información electrónica y para los cuales las cuestiones de la veracidad, fiabilidad, autenticidad e integridad son importantes. Se contempla todo el ciclo de vida de los documentos almacenados electrónicamente desde su incorporación inicial hasta su eventual destrucción.

UNE-ISO/IEC 17799:2002. Tecnología de la Información – Código de buenas prácticas para la Gestión de la Seguridad de la Información Norma que establece principios generales y directrices para iniciar, implementar, mantener y mejorar la gestión de la seguridad de la información en una organización. Contiene buenas prácticas de control de las diversas áreas de la gestión de la seguridad de la información (política de seguridad, organización de la seguridad de la información, gestión de activos, seguridad de los recursos humanos, seguridad física y del entorno, gestión de las comunicaciones y las operaciones, control del acceso, adquisición, desarrollo y mantenimiento de sistemas de información, gestión de incidentes, gestión de la continuidad del negocio, conformidad).

ISO/TR 18492:2005. Long-term preservation of electronic document-based information
Informe técnico que proporciona orientaciones metodológicas para la preservación a largo plazo y la recuperación de la información basada en documentos electrónicos cuando su periodo de conservación supera el tiempo previsto de duración de la tecnología (hardware y software) usada para crear y mantener la información

ISO 19005-1:2005. Document management – Electronic document file format for long-term preservation. Part 1: Use of PDF 1.4 (PDF/A-1)
Especifica la utilización del formato PDF/A para la conservación a largo plazo de los documentos electrónicos

ISO 32000-1:2008. Document management – Portable document format – Part 1: PDF 1.7
Proporciona la información esencial que necesitan los desarrolladores de software destinado a crear ficheros PDF o leer ficheros PDF existentes e interpretar su contenido para su visualización e interacción.