Obtención de copias electrónicas auténticas a partir de documentos originales en soporte papel

Roser Latorre Tafanell, Cap d'Arxiu i Documentació del Ayuntamiento de Sant Boi de Llobregat (Barcelona) informaba a través del foro de archivística Arxiforum, de la publicación el pasado día 18 de marzo en el Boletín Oficial de la Provincia de Barcelona de la “Ordenanza Municipal reguladora del procedimiento y la aplicación informática para la producción de copias electrónicas auténticas mediante procedimientos de digitalización y autenticación seguros” (<<Traducción al castellano>>)

La ordenanza que forma parte del “Proyecto 3 en 1: digitalizar, autenticar y conservar” , impulsado desde el Servicio de Archivo Administrativo de ese municipio, y cuyo objetivo es la creación y conservación de copias electrónicas auténticas de documentos creados en soporte papel, describe el procedimiento para la obtención de copias electrónicas auténticas a partir de documentos originales en soporte papel. Los documentos electrónicos generados según este procedimiento tendrán la misma validez que los documentos originales.

La elaboración y publicación de este tipo de ordenanzas es toda una novedad en la administración pública española, y a buen seguro animará a otras muchas a seguir sus pasos. Para una empresa la ordenanza le puede servir como esquema para establecer su propio procedimiento de digitalización autenticada, debiendo desarrollar las instrucciones técnicas específicas necesarias en las distintas fases del procedimiento.

El procedimiento establecido en la ordenanza se realiza en tres fases:

1. Fase de preparación de los documentos

a. Estudio de los documentos. Los documentos objeto de tratamiento requieren de un estudio previo con el fin de asegurar que se obtendrá de ellos una imagen íntegra y fidedigna en relación al original en papel. Se deberá tener en cuenta: la medida, el peso, el gramaje, la encuadernación, el color, el estado de conservación, la impresión y, según estos parámetros, adecuar el hardware de digitalización a las características físicas de los documentos.

b. Depuración de los documentos. Se deberá realizar un tratamiento de depuración previo de los documentos y expedientes con el fin de asegurar que el proceso de digitalización se realiza sobre documentos auténticos –extracción de documentos de apoyo-. También será necesario realizar la extracción de elementos extraños: clips, grapas, etc.

c. Integración al Sistema de gestión documental. Los documentos se deberán organizar por ítems a escanear, siendo la mejor agrupación la del expediente. Cada expediente y/o documento habrá de incorporar su descripción según establece el Sistema de gestión documental, es decir, el número de expediente y/o documento normalizado.

2 Fase de captura, digitalización y autenticación de las imágenes

Se establecen dos procedimientos para la captura, digitalización y autenticación de las imágenes, uno individualizado y otro automatizado.

El procedimiento individualizado se realiza mediante:

a. Captura de los documentos. Los operadores del proceso escanearán el documento en soporte papel y se guardará el resultado en una imagen electrónica. La imagen electrónica se incluirá en un documento electrónico en un formato que garantice la larga conservación y la integridad del documento y en un repositorio provisional de documentos electrónicos.

b. Tratamiento de las imágenes. Se visualizará la imagen electrónica y se contrastará con el documento original en papel con el objetivo de comprobar que la copia electrónica sea idéntica al documento original y realizar un control de calidad para detectar posibles defectos de lectura y proceso.

c. Firma y autenticación de las imágenes. Si la copia electrónica es idéntica al documento en papel y la calidad es correcta, se procederá a la autenticación de la imagen electrónica con la firma electrónica reconocida. La firma electrónica incorporará la información de la fecha y hora de la firma y la identificación del firmante. La firma electrónica reconocida es la garante de la identidad de los contenidos del documento original y de la copia electrónica.

Procedimiento automatizado

La captura de los documentos en procedimiento automatizado se realiza mediante una aplicación informática compuesta de diferentes módulos como son el de control de cámaras o escáners, que gestiona el dispositivo de captura, el módulo de proceso de imagen simple, que realiza operaciones simples sobre la imagen que se puedan hacer en el momento del escaneado (rotaciones, reconocimientos de códigos de barras o crop de los márgenes) y el módulo de grabación a disco con firma, que se encarga de comprimir y grabar las imágenes a disco y añadir la firma digital al fichero asociado a cada una de las imágenes.

Una vez ejecutado el módulo de escaneado y proceso de imagen simple, y antes de grabar las imágenes a disco, el operador realizará un control de calidad tanto de posibles defectos de lectura –desenfoque suciedad a los elementos ópticos- como de proceso –resolución espacial , resolución tonal, reproducción del color y ruido-, mediante la visualización de las imágenes.

Las “imágenes originales” obtenidas, firmadas con el sello del aplicativo , se someterán a un proceso específico para poder obtener las “imágenes finales”, con la garantía de calidad y originalidad establecidas. Todo el proceso tendrá que estar documentado, es decir, dejaran constancia de las transacciones y trazas realizadas en la pista de auditoría que acompañará cada imagen.

Las imágenes que han sido sometidas al proceso de tratamiento, junto con la pista de auditoría, se autenticarán mediante el sello de órgano y de tiempo para poder garantizar su autenticidad, originalidad, integridad y accesibilidad. Este último proceso consta de las siguientes fases: 1) Recopilación y agrupación de las imágenes y sus pistas de auditoría, preferiblemente respetando la unidad documental. 2) Generación de PDF o soporte similar, que garantice la larga conservación. 3) Firma con sello de órgano y tiempo.

3. Fase de archivo
Los documentos digitalizados y autenticados se incorporarán al repositorio seguro de documentos electrónicos que debe garantizar, en todo caso, el acceso a la información, si se establece la integridad y la autenticidad de los documentos. La transferencia de documentos al repositorio de documentos electrónicos se realizará siguiendo los criterios establecidos por el Sistema de Gestión documental en cuanto a su clasificación, descripción y gestión de depósitos.