Las funciones de un documentalista

Anne Viniciane Doucet y María José Sánchez García en La gestión del conocimiento como estrategia en el trabajo del documentalista, publicado en el último número de la revista Scire, han recogido las funciones que un documentalista realiza, tanto las tradicionales como las nuevas que están surgiendo para dar respuesta a las nuevas necesidades de la llamada sociedad del conocimiento.

Funciones tradicionales:

• Analizar las necesidades de los usuarios.
• Buscar las fuentes de información para conocerlas y ponerlas a disposición de los usuarios.
• Selección de materiales de acuerdo a las necesidades de los usuarios y de los objetivos del centro de documentación.
• Adquisición de materiales, para constituir el fondo documental del centro de documentación.
• Registro: operación administrativa cuyo objetivo es hacer un inventario de los documentos adquiridos por el centro de documentación.
• Catalogación del material.
• Análisis documental a través del resumen e indización de su contenido.
• Almacenamiento de los materiales
• Difusión orientada hacia los usuarios
• Control de la satisfacción de los usuarios y del funcionamiento interno del centro de documentación.

Nuevas funciones

• Ser capaz de autentificar y validar las fuentes y los recursos.
• Saber manipular los documentos electrónicos para ponerlos a disposición de los usuarios, cualquiera que sea su plataforma de trabajo.
• Poder realizar nuevas operaciones de almacenamiento, archivo y capitalización activa de lo que es pertinente y útil con la idea de poder reexplotarlo.
• Concebir, crear y realizar nuevos productos y servicios que pongan de manifiesto las potencialidades de Internet, que satisfagan a los usuarios y que valoren las competencias de los documentalistas.
• Ayudar a los usuarios en las funcionalidades y recursos de Internet.
• Organizar nuevas redes de acceso a la información, la documentación y el conocimiento.
• Definir e implementar metodologías para la determinación del conocimiento necesario en el cumplimiento de los objetivos, desarrollando formas de difusión de los conocimientos y su reutilización.
• Determinar la información y el conocimiento necesarios para el desarrollo tanto de los procesos como de los procedimientos de actividad.
• Detectar e integrar la información externa con la producida en la propia organización.

Funciones relacionadas con la gestión del conocimiento

• Jugar un papel de experto funcional en la definición de los proyectos de gestión del conocimiento.
• Contribuir a asegurar la perennidad de las aplicaciones de gestión del conocimiento.
• Intervenir en la definición de los contenidos en función de los objetivos de utilización.
• Imponer nuevas prácticas.
• Atender a la documentación interna, organizar flujos de conocimientos externos e integrar datos, documentos y conocimiento personal, enlazando políticas, recursos y actividades.