Los repositorios digitales en las empresas

Un repositorio digital es un sitio centralizado donde se almacena y mantiene información digital, habitualmente bases de datos o archivos informáticos.

En las empresas, los repositorios digitales abarcan desde los discos duros de almacenamiento de los documentos que se reciben o se generan, hasta las aplicaciones corporativas: ERPs, CRMs, gestores documentales, etc.

Gestionar con eficiencia estos contenidos se convierte en un tema crucial para la propia supervivencia. Sus necesidades se centran en la localización rápida de los documentos que se necesitan para una auditoria o para la firma de un contrato, en el seguimiento comercial de las ofertas o en seguimiento de resultados. Es necesario resaltar la importancia de la confidencialidad y, en consecuencia, la necesaria gestión de los accesos.

Los proyectos que se están llevando a cabo en las empresas preocupadas por una correcta gestión de los repositorios digitales tienen como objetivos:

a) poder localizar con rapidez un determinado documento o información dentro de la misma empresa para mejorar en eficiencia;
b) simplificar los procesos, con la reducción de costes que conlleva e
c) identificar claramente los perfiles de las personas que pueden acceder a unos determinados contenidos.

Si bien son requerimientos comunes con otros entornos, en este caso los dos conceptos que aparecen con más fuerza son los de eficiencia y coste. Las soluciones varían bastante entre una empresa u otra, ya que los aspectos culturales y el liderazgo son dos elementos clave para llevar un proyecto de este tipo adelante.

En cualquier caso, es necesario elaborar un mapa de los distintos contenidos digitales ligados a los procesos de la organización.

A partir del mapa es posible ordenar –o clasificar- los contenidos, establecer algún tipo de taxonomía corporativa o de cuadro de clasificación, identificar perfiles de usuarios que agilicen las tareas de los informáticos cuando tienen que dar permisos de acceso, y definir el ciclo de vida de los distintos contenidos digitales identificados.

Una solución de este tipo debe ir necesariamente ligada a una fuerte implicación de la dirección y a una formación del personal de la empresa.

Repositorios digitales: un concepto, múltiples visiones / Adela d’Alòs-Moner.- En: Revista Gestión documental. - Accesible en: http://www.revistagestiondocumental.com/2009/07/14/repositorios-digitales-un-concepto-multiples-visiones/