La Consejería de Medio Ambiente de la Junta de Castilla y León, quiere promover la extensión de la “Oficina sin papeles” como un proyecto que unifica la administración electrónica con las buenas prácticas ambientales a través de la reducción del consumo de materias primas y la prevención de la generación de residuos. Con objeto de proporcionar una herramienta que facilite la implantación y la extensión de esta práctica, ha elaborado el Manual de Implantación de la Oficina sin papeles.
En este manual se realiza una propuesta detallada de los pasos a seguir para llevar a cabo el proceso de implantación de la Oficina sin papeles.
1.- Análisis y diagnóstico
En esta fase se recoge la información relacionada con el ámbito de aplicación del proyecto Oficina sin papeles, para lo que se debe tener una visión global que permita abordar el estudio de los principales procesos, necesidades tecnológicas, humanas, legales, económicas, plazos de implantación, formación necesaria, etc.; sin olvidar el enfoque ambiental de este proyecto, el ahorro de papel.
1.1.- Análisis de la situación de partida
Es preciso hacer un análisis tanto interno como externo, que permita determinar el grado de sustitución del papel en las actividades y procesos que se llevan a cabo en la organización.
1.2.- Diagnóstico
Analizada la situación de partida se estará en condiciones para hacer un diagnóstico adecuado que permita identificar qué tenemos, qué nos falta y establecer las necesidades técnicas, funcionales y organizativas, para introducir justificadamente los cambios.
1.3.- Identificación de necesidades
En virtud del diagnóstico realizado se sabrá cuales son las carencias y necesidades a cubrir.
2.- Planificación
El análisis, diagnóstico e identificación de necesidades, proporciona la información suficiente para detallar el conjunto de acciones o proyectos a realizar para implantar la Oficina sin papeles.
Los elementos básicos para acometer la planificación y el programa de trabajo son:
2.1.- Definir un objetivo general
En este caso, el objetivo general de la Oficina sin papeles es eliminar el papel en los principales procesos de la organización, con el consiguiente beneficio ambiental.
2.2.- Identificación de procesos clave
Para conseguir el objetivo del proyecto Oficina sin papeles es importante definir e identificar los procesos clave en los que la aplicación de las nuevas tecnologías conlleve, no sólo el aumento de la eficiencia, la reducción de gastos innecesarios, y el incremento de la capacidad de respuesta de la organización, sino también una reducción y ahorro considerable de papel.
2.3.- Diseño y desarrollo
Dentro de cada uno de los procesos analizados se desarrollan una serie de servicios que son los que constituyen y dan forma al proceso en sí. El siguiente paso será seleccionar, dentro de los procesos y basándonos en los resultados del análisis anterior, aquellas acciones que sean determinantes en la eliminación o minimización del uso de papel.
3.- Implantación y puesta en marcha
La implantación consiste en seguir los pasos que marcados en el plan de acción; poner en marcha aquellas acciones seleccionadas y controlar la ejecución de las mismas de acuerdo a lo planificado.
4. - seguimiento y control
El seguimiento y control permitirá el perfeccionamiento de los resultados planteados en el plan de acción, la adaptación de los procesos o la introducción de nuevas funcionalidades, la corrección de posibles incidencias y la mejora continua de los servicios.
5. – Evaluación
Finalizada la implantación, se deben evaluar los resultados alcanzados en función de los objetivos de cada acción y del proyecto global.
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