Cómo aplicar la gestión documental en una empresa: un caso práctico

Suele ser relativamente habitual leer referencias sobre las bondades que ofrece una adecuada gestión documental en la mejora de la gestión empresarial, pero lo que ya no resulta tan habitual es conocer experiencias concretas de cómo se lleva a cabo este proceso. Por ello es reseñable el proyecto de gestión documental desarrollado por el grupo At4 Wireless, dado a conocer en las XI Jornadas de Gestión de la Información, organizadas por SEDIC el pasado mes de noviembre.

Según expone su documentalista, Nuria Amérigo Flores, el proyecto surge de la necesidad de adoptar soluciones acordes a la nueva realidad documental que vivía la empresa debido al crecimiento exponencial del número de documentos como consecuencia a su vez del crecimiento de su plantilla, y para solucionar toda una serie de problemas detectados en la gestión documental, como era la inexistencia de un repositorio común para almacenar la información, la duplicidad de la documentación o la dispersión y descentralización de la documentación.

Ante esta situación se decide establecer una estrategia global para la gestión de la documentación que incluiría a todas Divisiones y Departamentos de la empresa, a los documentos en formato papel y electrónico, así como a las bases de datos y a cualquier persona con responsabilidad de crear y mantener documentos. Se trataba de crear un servicio único que integrara todo el ciclo de la evolución documental y que permitiera acceder rápidamente a los documentos de cualquiera de las filiales de la empresa.

Las fases seguidas y que aparecen detalladas en la ponencia son:

1. Investigación preliminar
Mediante la consulta de diversas fuentes documentales y entrevistas al equipo directivo de la empresa, se identificaron y documentaron los fines y cometidos de la organización, su estructura, su entorno legal y normativo, así como los factores críticos y debilidades en relación con la gestión de documentos de archivo.

2. Análisis de las actividades de la organización
El análisis de la organización les permitió obtener una visión estructurada de las funciones, actividades y operaciones de la organización, que les posibilitó definir los tipos documentales producidos en la empresa, establecer una nomenclatura inequívoca y elaborar una clasificación única para todos ellos.

3. Diseño del mapa documental
A continuación crearon un mapa que clasifica y agrupa los documentos, indica cual es su soporte, específica su valor para la organización y marca políticas de conservación y transferencia documental.

4. Crear procedimientos
La siguiente etapa fue el establecimiento de normas y procedimientos para la gestión y mantenimiento con el objetivo de que aseguraran coherencia, sinergias, y rentabilidad de las tareas documentales, y se elaboró el diseño funcional, necesario para su posterior desarrollo en la herramienta informática.

5. Elección e implantación del gestor documental
Una fase crucial fue la elección del gestor documental, buscando una herramienta intuitiva, cómoda y sencilla cuyo uso no supusiera una tarea añadida para el usuario, y que debía cumplir los siguientes requisitos:

• Almacenar la documentación en un repositorio único
• Reducir los tiempos de búsqueda.
• Automatizar el control de los documentos a través de los ciclos de vida.
• Asegurar el acceso a la última versión del documento y coordinar de modo global los cambios y disponibilidades.
• Compartir la información.
• Mantener la confidencialidad.
• Garantizar la seguridad mediante pistas de auditoria y trazabilidad.

En este proceso de elección de un gestor documental, resulta de interés las recomendaciones que Julián Moyano da para evaluarlos correctamente.

La herramienta fianalmnete escogida fue Alfresco.

6. Formación de usuarios
Para que los usuarios conocieran el proyecto y supieran manejar la herramienta, se abordó la formación del personal de la empresa, en grupos reducidos de 15 a 25 personas según su rol dentro del Sistema de Gestión Documental y el Departamento o División al que pertenecieran.

7. Proyecto Piloto
Antes de su aplicación general se implantó un proyecto piloto con varios grupos de usuarios pertenecientes a distintos Departamentos para identificar buenas y malas prácticas y depurar fallos.

8. Incorporación de los datos
Los documentos se fueron incorporando por Departamentos y Divisiones en varias fases. Para garantizar que el cambio de los documentos de un repositorio a otro se había hecho bien, se auditó cada traslado y se implicó a los responsables de los distintos departamentos.

9. Valoración archivística
Finalmente se decidió el tiempo que debían permanecer los documentos en el archivo de gestión y en el intermedio, y cuando se tenían que migrar a otros formatos de conservación.

Normativa aplicada y responsabilidades

En este proyecto se han seguido las indicaciones de la norma UNE-ISO 154895 que proporciona estrategias y metodología para el diseño e implantación de sistemas de gestión de documentos y constituye una referencia fundamental para la implantación de buenas prácticas y el establecimiento de una política corporativa de gestión de los documentos.

La gestión documental se caracteriza por su transversalidad afectando a todos los miembros de la empresa. En At4 Wireless las responsabilidades en gestión documental se distribuyen jerárquica y funcionalmente entre:

• Dirección General: lidera el proyecto.
• Directores de División y Departamento: validan las propuestas de los jefes de unidad en materia de taxonomías, permisos, workflow, transferencias y expurgo.
• Jefes de unidad: definen las taxonomías, pueden dar permisos de acceso a las carpetas de las que son responsables, controlan que la documentación se clasifica adecuadamente, establecen los plazos de transferencia y expurgo con el servicio de archivo.
• Jefes de proyecto: transmiten a los jefes de unidad sugerencias, necesidades y mejoras del sistema que les hace llegar su equipo de trabajo; controlan que la documentación se clasifica adecuadamente.
• Departamento de informática: se responsabiliza del correcto funcionamiento de los servidores, de las copias de seguridad, y hacer desarrollos a medida en función de la evolución el Sistema de Gestión Documental.
• Servicio de documentación: propone estrategias, es administrador de la herramienta de gestión documental, responsabilizándose de su adaptación y actualización, aplica las normas de archivo, imparte la formación, supervisa las transferencias al archivo intermedio e histórico, coordina las tareas del personal con responsabilidades en el archivo y por último detecta los problemas y atiende las demandas de usuarios.
• Todo personal es responsable de la correcta clasificación, conservación y uso de documentación que genera y recibe.