Cómo poner en marcha un sistema de Archivo en una organización

Julián Moyano Collado ha elaborado un útil documento divulgativo en el que nos explica “Cómo poner en marcha un sistema de Archivo en una organización”

Tras analizar qué es y la tipología de archivos que puede haber en las organizaciones, expone la metodología a seguir para la puesta en marcha de un sistema de archivo, que comprendería seis etapas:

1.- Auditoría de información.
2.- Análisis de las actividades de la Organización.
3.- Identificación de los requisitos que ha de cumplir la organización en la gestión de sus documentos.
4.- Evaluación del sistema existente en la organización.
5.- Identificación de las estrategias para cumplir los requisitos.
6.- Diseño de un sistema de gestión de documentos.

En este documento Moyano llega a las siguientes conclusiones:

• Desarrollar e implantar un sistema de gestión documental y de archivo en una organización no es ningún fin, ni objetivo. Es un medio para lograr el correcto control de los recursos informativos y documentales producidos por la institución, que contribuirá al desarrollo de una administración más inteligente, eficiente, y eficaz.

• Su puesta en marcha requiere abundantes recursos económicos, humanos y materiales.

• Es necesario implantar un sistema, a través de uno o varios programas informáticos, adecuados, que pueden influir en el éxito o el fracaso del proyecto.

• Implantar un sistema de archivo en una institución requiere la implicación de todos los sectores de la misma, de una manera activa y colaborativa. Si esto no está asegurado, es preferible esperar y contar con el apoyo de toda la organización, desde elementos directivos, hasta trabajadores departamentales.

• El gestor de la información (profesional) ha de ser una parte activa del conjunto de procesos, pero no puede estar aislado con respecto a la organización, ni mucho menos, actuar de forma independiente. Debe ofrecer su conocimiento, y también tener en cuenta las necesidades, y posibilidades de la organización.