Firma y factura electrónica: propuestas para generalizar su aplicación empresarial

Las ventajas del uso de la firma electrónica y la facturación digital parecen evidentes, al menos en la teoría, pero para conseguir la generalización de su aplicación en las empresas españolas es necesario ir más allá de un marco legal que posibilite su uso. Jordi Albareda en el último número de la revista Gestión documental considera que para generalizar su aplicación empresarial se debe evitar que su implantación genere nuevos costes e incidencias tanto técnicas como administrativas, y para conseguirlo realiza una serie de propuestas.

1.- Propuestas en relación con la firma electrónica

Las Autoridades de Certificación deben prestar servicios más orientados a la realidad de las empresas. Deberán ofrecer sus certificados en dispositivos económicos y que puedan ser empleados en cualquier ordenador sin necesidad de realizar instalaciones y sin renunciar a la máxima seguridad. Adicionalmente, deben complementar el proceso de emisión de certificados con servicios de validación en origen para que el receptor de un documento firmado electrónicamente no deba incrementar la complejidad y coste de sus procesos administrativos.

Los profesionales dedicados a prestar servicios de asesoramiento a las PYMES y autónomos, entre los que destacan los gestores administrativos y empresas proveedoras de soluciones informáticas, deberán asumir la responsabilidad de atender las necesidades de estos colectivos a la hora de activar y emplear soluciones de firma electrónica ya que se combinan los aspectos fiscales y legales con las necesidades tecnológicas.

Las empresas tecnológicas deben integrar la firma electrónica en sus aplicaciones comerciales para evitar costosos proyectos personalizados al cliente final que difuminan las ventajas y ahorros de la firma electrónica.

2.- Propuestas en relación con la factura telemática

Disponibilidad de soluciones que garanticen el ahorro inmediato. La premisa básica de la factura telemática es el ahorro de costes y el incremento de la eficacia. Para que este objetivo sea cierto en todos los perfiles de empresa, deben emplearse soluciones que garanticen dicho ahorro desde la primera factura emitida o recibida y sin requerir inversiones iniciales.

Uso de soluciones integradas en las aplicaciones de gestión. El usuario final debe encontrar las soluciones de factura telemática integradas en su aplicación de gestión, contemplando así un modelo que integre los aspectos fiscales, funcionales y tecnológicos. Alternativamente, podrán emplearse soluciones de edición de facturas interoperables que permitan el pago por uso, garantizando el ahorro desde la primera factura.

Uso de estándares internacionales. Para que la factura telemática aporte ventajas tanto en origen como en destino resulta imprescindible que el documento con los datos de la factura se base en estándares internacionales, de este modo, el sistema de gestión del receptor podrá automatizar el proceso de introducción de los datos en su sistema de información y beneficiarse de la recepción de facturas en formato electrónico más allá del ahorro en el almacenamiento.

Uso de modelos de firma intervenida. El uso de la factura como un documento justificativo de deducción fiscal recae en el receptor de la misma, por tanto, éstos se inclinarán por soluciones que permitan la emisión de factura previa comprobación del estado del certificado, de este modo, se garantiza la validez de la firma electrónica vinculada al documento.

Modelos asimétricos emisor-receptor. El nuevo marco fiscal establecido para la factura telemática permite que el receptor del documento pueda beneficiarse de las ventajas que aporta sin necesidad de realizar ninguna inversión. Del mismo modo, en el caso de que sea el cliente quien desea recibir la factura pueden plantearse escenarios gratuitos para el pequeño proveedor que no puede asumir la inversión. Esta capacidad de focalizar el proyecto únicamente en una de las partes implicadas, emisor o receptor según sea el perfil de la empresa motivada por la obtención de ahorro, permite garantizar el éxito de la factura telemática tanto en la gran empresa como en la PYME e incluso en cliente residencial.

Recursos de formación y difusión positiva. Todas las partes implicadas, autoridades de certificación, empresas titulares de aplicaciones de gestión, perfiles profesionales responsables de asesorar fiscalmente a las empresas… deberán potenciar el desarrollo y difusión de recursos informativos y formativos que faciliten una decisión acertada por parte de las empresas interesadas en emitir o recibir factura telemática.