Planificación de la prevención y recuperación de los documentos vitales de la empresa ante los riesgos de desastre

Ninguna empresa, independientemente de su tamaño, está exenta del riesgo de sufrir en sus instalaciones un desastre natural o artificial (inundaciones, terremotos, incendios, caídas de la energía eléctrica…) que puede impactar de manera grave en sus actividades o incluso llegar a paralizar sus operaciones de negocio. De ahí la conveniencia de que las empresas cuenten con un “Plan de continuidad del negocio” que establezca las medidas técnicas, organizativas y procedimentales que garanticen la continuidad de las actividades o procesos de negocio en caso de tener que afrontar una contingencia grave.

Una de las áreas más sensibles en caso de desastre es la documentación, ya que por su propia fragilidad corre un riesgo elevado de desaparecer o quedar inutilizable, por lo que habrá que dedicar en los planes de continuidad del negocio una especial atención a los documentos, sobre todo a aquellos considerados como vitales, entendiendo por tales a:

1.- Los documentos que registran derechos legales y financieros, cuya pérdida o deterioro supone un riesgo importante para los derechos de carácter jurídico y económico de la empresa.

2.- Los documentos esenciales para la continuidad del funcionamiento de la empresa durante una emergencia y para asegurar el restablecimiento de sus actividades normales después de dicha emergencia.

Programas de prevención y de recuperación de documentos vitales

Para proteger los documentos vitales de los peligros reales o potenciales que pueden sufrir, las empresas deberían elaborar sus propios programas de prevención y de recuperación de documentos dañados por desastres.

Fuensanta Iborra Botía en el artículo “Programas de documentos vitales y de recuperación de documentos afectados por desastres en archivos” publicado en el último número de la revista Tejuelo, sistematiza las fases a seguir para la elaboración de dicho programa.

Analizar y evaluar los riesgos reales o potenciales y el impacto que puede tener sobre las funciones, las actividades y los documentos de una organización para determinar la respuesta necesaria y el mejor método de protección.

Determinar cuáles son las operaciones o actuaciones esenciales que un organismo debe realizar para continuar con sus actividades y funciones en situaciones de emergencia.

Identificar los documentos vitales que respaldan las operaciones o actuaciones esenciales, así como los que protegen los derechos legales y fiscales de la empresa y de las personas directamente afectadas por sus acciones.

Elaborar un inventario de los documentos vitales que incluya la identificación y el título de cada serie de documentos o del sistema electrónico que contiene los documentos vitales, la descripción de los documentos, el soporte en que se encuentran, el nombre de la oficina responsable de los mismos, la localización del almacenamiento de las copias de los documentos vitales dentro o fuera de las instalaciones del organismo, el hardware y software necesarios para acceder a los documentos vitales electrónicos, un calendario de actualizaciones de las copias y otros detalles de interés, como pueden ser: los criterios usados para determinar qué información es vital y el grado con que esa información debe ser protegida, la actividad y frecuencia de consulta, la protección existente y la vulnerabilidad de acceso.

Establecer los métodos de protección y el lugar de almacenamiento de los documentos vitales.

El resultado final será una guía escrita para seguir en caso de emergencia, que debe contener las funciones y responsabilidades del personal designado, una lista detallada de los documentos vitales, la estrategia para su protección, su ubicación en las instalaciones de la empresa o en un lugar de trabajo alternativo, así como un inventario completo de los documentos vitales y los plazos de actualización.

Pese al conjunto de medidas adoptadas para la protección de los documentos vitales, éstas no pueden prevenir totalmente el daño causado a los documentos cuando ocurren desastres, por lo que las empresas deben desarrollar planes de recuperación de los documentos afectados con el fin de salvar, restaurar o reemplazar los documentos dañados y la información que contienen.

Un plan de recuperación de documentos debe ofrecer información necesaria para:

Informar rápidamente a los responsables de emergencias de los detalles del tipo de emergencia y del nivel de amenaza para los documentos.

Evaluar cuanto antes el daño causado a los documentos y tomar las medidas inmediatas para estabilizar el estado de los documentos evitando daños mayores.

Crear un equipo de recuperación de documentos con el personal del organismo para acelerar la estabilización de los documentos dañados.

Consultar con especialistas en recuperación de documentos afectados por desastres en caso de que la evaluación de daños muestre la necesidad de su experiencia, para lo que se crearán listas revisadas y actualizadas de los especialistas que incluyan las áreas de especialización y la forma de contactar con ellos.

Recuperar los documentos y la información que contienen. Si no es posible la recuperación habrá que proporcionar una sustitución de la información perdida.

Reanudar el trabajo normal usando la información y documentos recuperados.