Herramientas colaborativas para PYMES

Internet se ha convertido en un espacio abierto en el que todos podemos ser partícipes, esto es lo que ha venido a denominarse Web 2.0 o Web Social. Así se han desarrollado distintas soluciones tecnológicas que nos permiten pasar de ser meros receptores de información a ser partícipes de esa información, creándola, compartiéndola o mejorándola a través de redes de colaboración. Esta nueva capacidad de participación es la que nos va a facilitar el trabajo colaborativo dentro nuestra empresa.

Ventajas de las herramientas colaborativas

Las herramientas colaborativas ofrecen a las empresas numerosas ventajas, como:

• Facilitar la comunicación interna y externa.
• Mejorar la gestión del conocimiento dentro de la empresa, facilitando el acceso a una información de interés completa y actualizada.
• Facilitar la participación de todos los grupos de interés en múltiples ámbitos, como por ejemplo en los servicios o productos ofrecidos, o en la mejora continua dentro de la empresa.
• Disminuir los costes de las actividades.
• Aumentar la transparencia de las actuaciones, fortaleciendo la Responsabilidad Social ante todos los grupos de interés.

Este tipo de herramientas suelen ser fáciles de usar y los costes de implantación son sensiblemente inferiores en comparación con otras herramientas informáticas.

Guía Herramienas para el trabajo colaborativo

Con el objetivo de mostrar las principales herramientas colaborativas existentes en la actualidad, orientadas a facilitar el trabajo interno de una empresa, permitiendo aumentar su eficiencia y competitividad en el sector, la Junta de Castilla y León y las Cámaras de Comercio e Industria de Castilla y León han elaborado la guía Herramientas para el trabajo colaborativo.

Para ello se han identificado distintos ámbitos de actuación empresarial, y para cada uno de ellos exponen las principales herramientas disponibles, incluyendo una breve descripción y sus principales características, analizando cómo pueden ayudar a las empresas y mostrando ejemplos de las mismas.

1.- Planificación y gestión de proyectos. Hay toda una serie de herramientas que facilitan la gestión colaborativa de las actividades que conlleva la consecución de un proyecto.

• Tareas y calendarios. Hay herramientas como Google calendar, una aplicación de calendario compartido, en la que podemos establecer diferentes tipos de acceso; o Remember the milk una aplicación web que permite administrar listas de tareas y su tiempo de gestión desde cualquier ordenador o dispositivo móvil.

• Reuniones online. La gestión de proyectos lleva asociada el desarrollo de reuniones, y las videoconferencias, los seminarios online, la visualización compartida de pantallas, el intercambio de documentos, pueden ayudarnos en la organización de reuniones de forma remota. Así por ejemplo podemos utilizar Join.me una herramienta para compartir el contenido de la pantalla de un usuario con otros; Skype o Dimdim herramientas que permiten llevar a cabo reuniones en directo usando sólo el navegador web.

• Mapas mentales y tableros colaborativos. Otro tipo de herramientas de gran utilidad en la gestión de proyectos son aquellas que nos permiten la edición colaborativa de diagramas y mapas mentales, con ejemplo como Gliffy un servicio en línea que te permite crear diagramas y compartirlos con otras personas; Bubbl.us herramienta para crear mapas metales, que se pueden compartir con otras personas, insertar en un blog o página web, enviar por email, imprimir o guardarlos; Conceptboard que permite añadir notas a un prototipo y compartirlas con el equipo del proyecto para que participen como si fuese un panel de discusiones, para discutir la funcionalidad del sistema, el diseño y los requisitos directamente en el prototipo.

• Edición colaborativa de documentos. Toda gestión de un proyecto conlleva la creación, revisión, modificación y validación de multitud de documentos, para facilitar su gestión colaborativa disponemos de una serie de herramientas, como Writeboard, Google docs, o Zoho docs.

• Sites colaborativos que pueden servir de ayuda en la gestión integral de proyectos y equipos, como Teambox una herramienta web gratuita para la gestión de proyectos, que nos ofrece la posibilidad de crear un proyecto y administrarlo de forma colaborativa; o Collabtive una herramienta para la gestión de proyectos online, diseñado para pymes, que permite gestionar los hitos y las tareas de nuestros proyectos, controlar el calendario, disponer de un sistema de mensajería instantánea, gestionar los archivos asociados al proyecto. También podemos utilizar Zyncro, Socialcast, Google sites o Zoho projects.
  

2.- Gestión del conocimiento. Las empresas se pueden aprovechar de una serie de herramientas que permiten generar, desarrollar y organizar el conocimiento que hay dentro de la empresa de forma colaborativa, como:

• Wikis: sitios web colaborativos con texto, enlaces, imágenes y cualquier otro tipo de contenido, cuyas páginas pueden ser editadas por varios usuarios registrados a través de un navegador Web.

• Marcadores sociales: espacios en la web como Del.icio.us donde podemos tener incluidos nuestros “Favoritos”, es decir, aquellos enlaces a sitios webs que son de nuestro interés.

• Herramientas para almacenamiento online de archivos como Dropbox que nos permite almacenar cualquier tipo archivo en una estructura de carpetas que podemos compartir con otras personas, con posibilidad de acceso desde cualquier sitio.

• Publicación de documentos y presentaciones, con herramientas como Scribd que nos permite compartir y visualizar publicaciones a través de Internet; o Slideshare que nos permite almacenar, organizar y compartir presentaciones de forma gratuita.

• Gestión de fotos y videos, con herramientas tan populares como Youtube, la red de vídeos en streaming donde podremos almacenar, organizar y compartir vídeos de forma gratuita, o Flickr una red de contenidos para compartir fotografías (y también vídeos) a través de Internet.

• Gestión de notas, con herramientas como Evernote, un gestor de notas, configuradas y etiquetadas según las preferencias del usuario que permite capturar y guardar la información de diferentes formas para posteriormente organizarla mediante etiquetas o blocs de notas, y poder acceder a ella de forma sencilla y desde cualquier lugar.

3.- Comunicación interna dentro de la empresa. Existen toda una serie de canales de comunicación que potencian la colaboración entre los diferentes trabajadores de una empresa, como:

• Foros, herramientas que favorecen las discusiones, las opiniones y la compartición de ideas en línea.

• Microblog, una combinación entre los blogs y la mensajería instantánea que consiste en la publicación de mensajes cortos en el perfil del usuario con intención de informar sobre lo que está ocurriendo de forma rápida y efectiva. Twitter es la herramienta de microblogging más utilizada.

• Redes Sociales son espacios virtuales donde un usuario puede interactuar con otros usuarios. Se trata de una estructura social compuesta por grupos de personas conectadas por algún tipo de afinidad o relación que puede ir desde la amistad o el parentesco hasta intereses comunes, necesidad de compartir, adquirir conocimientos u otras. Facebook es la red social más utilizada.

4.- El networking, es el uso de herramientas sociales para la gestión de contactos profesionales en el ámbito empresarial. Así gracias a las redes sociales profesionales como Linkedin se pueden realizar contactos profesionales entre sus miembros, para crear nuevos proyectos o vías de colaboración, contactar con posibles clientes, proveedores, directivos, etc. que pueden resultar de interés, facilitando así el encuentro entre profesionales con intereses comunes y la realización de colaboraciones y alianzas.

5.- Gestión administrativa y atención al cliente. Las herramientas colaborativas también empiezan a utilizarse en las actividades de gestión administrativa y contable de las empresas, y en los servicios de atención al cliente. Así por ejemplo Zoho CRM es una herramienta de la plataforma Zoho para la administración y la gestión de las relaciones con nuestros clientes, con agenda de contactos, tareas y gestión de grupos de usuarios, y que permite asociar perfiles de LinkedIn, publicar un comentario a las actualizaciones de LinkedIn, enviar mensajes a los contactos de LinkedIn, y subir fotos de contactos y clientes potenciales de CRM y establecer una relación personal. DocOnYou es una red social privada de facturación que permite intercambiar, conversar, archivar, validar y conectar todo lo relacionado con las facturas y otros documentos de trabajo. Enneto es una herramienta de facturación electrónica que permite interactuar con los clientes a la hora de revisar las facturas. Salesforce dispone de un conjunto de herramientas para ventas, servicio al cliente y trabajo colaborativo, además de que permite el desarrollo de varias aplicaciones personalizadas.

6.- Innovación y mejora continua (Crodwsourcing). También existen herramientas que nos pueden ayudar en los procesos de innovación y la mejora continua dentro de la empresa, aprovechando el conocimiento tanto interno como externo a la misma, generando ideas de forma colaborativa como por ejemplo Yutongo, Starterby o AskMyMob.