En los últimos días he leído dos visiones
distintas, pero a su vez complementarias sobre la situación actual de la gestión
documental en el ámbito de las administraciones públicas y que nos muestran por
una parte las buenas perspectivas que el nuevo marco legal ofrece para el
definitivo despegue de la gestión documental y por otro se nos advierte del
riesgo real de que los nuevos proyectos que se acometan se centren
exclusivamente en el componente tecnológico.
La primera visión nos la
ofrece Joaquim Llansó Sanjuan,
quién desde el blog de la Asociación de Archiveros de Navarra presenta una imagen optimista del futuro más inmediato
para los archiveros y la gestión documental en la administración pública.
Llansó marca como un hito importante la
publicación el pasado mes de julio, en el Boletín Oficial del Estado, de la
Norma Técnica de Interoperabilidad de Política de gestión de documentos electrónicos,
así como de la publicación de la Guía de
aplicación de la Norma Técnica de Interoperabilidad de Política de gestión de documentos electrónico en el Portal de la Administración Electrónica.
Esta norma de obligatorio cumplimiento para
todas las administraciones públicas implica la involucración y respaldo de la
alta dirección por la política de gestión de documentos.
Las administraciones públicas deberán
dotarse de un sistema de gestión documental en el que se garantice la
autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad a largo plazo de sus
documentos en un entorno en el que conviven electrónicos y en papel.
Este sistema deberá definir un programa de
tratamiento archivístico, sobre el que se desarrollen los procesos de gestión
de documentos a lo largo de todo su ciclo de vida: captura, registro,
clasificación, descripción, evaluación, conservación, acceso y control de
trazabilidad.
Este sistema se orientará también a
documentar cada uno de esos procesos en un manual de normas y procedimientos
archivísticos específicos para esa organización, a formar a las personas que
tienen responsabilidades en la coordinación y ejecución de dichos procesos y a
supervisar y auditar su conformidad con los objetivos institucionales y, si es
menester, reorientarlos.
Más escéptico se muestra
Julián Moyano Collado quién en el artículo Gestión documental ¿es un software la solución?
publicado en su blog, analiza el pliego de
condiciones del proceso de licitación que el Ministerio de Justicia está
desarrollando para la implantación de un software de gestión documental, y en
el que encuentra importantes carencias como que no aparezca la palabra
“archivo”, ni se citen normas de calidad sobre gestión documental, ni se fije
la coordinación con los profesionales encargados de la documentación…
Para Moyano un proyecto como éste necesita de la colaboración de todos los
departamentos, áreas y trabajadores implicados en la institución, y requiere
que los profesionales que mejor conocen la documentación coordinen las tareas y
se impliquen en su puesta en marcha.
También señala como deseable
que en el pliego se incluya el informe de una previa auditoría de
información y documentación que muestre todos los procesos y carencias de la
institución en estas materias lo que permitiría al licitador conocer a qué se
enfrenta y le servirá para dar un correcto servicio.
Moyano
concluye que sin la previa auditoria y sin la involucración del archivo en la
implantación del software, la
instalación del programa es muy probable que sea un éxito, pero la gestión documental
eficiente quedará diluida por las innumerables funciones de este software, por
la eterna formación del personal y por las constantes versiones y cambios que
se anunciarán como hitos de la innovación administrativa. El problema que se
quería solucionar no se habrá resuelto.
2 comentarios:
Hola Miguel Ángel! No soy escéptico, solo pienso que si la gestión documental se confunde con la instalación de una herramienta, obviadno puntos básicos (o que nosotros consideramos básicos), es muy probable que el problema no se resuelva, más bien se acreciente. Saludos y hasta pronto
Hola Julián, sé muy bien que eres un convencido de la gestión documental y de la función que nos corresponde a los profesionales del “gremio”, como se evidencia tanto en tu blog http://www.documentalqueridowatson.es/ como en todas tus aportaciones en los distintos eventos en los que participas, y como no puede ser de otra manera dejas traslucir dudas razonables sobre la eficacia de los proyectos que confunden la gestión documental con la instalación de una herramienta. Nos seguimos leyendo.
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