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martes, 19 de mayo de 2009

Diferencias entre un Gestor Documental y un Archivo Electrónico

En el anterior post recogíamos la definición de archivo electrónico , en este señalaremos las diferencias que existen entre un archivo electrónico y un gestor documental.
Los Sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos (SGDE), también llamados Gestores Documentales son herramientas que facilitan la creación, edición y compartición de documentos electrónicos generados como resultado de la operativa de la unidad organizativa, permitiendo a los usuarios modificarlos y borrarlos. En otras palabras, manejan documentos “vivos” que pueden cambiar como resultado del trabajo diario.

En un Gestor Documental pueden conservarse distintas versiones de un mismo documento, mantener duplicados, así como almacenar cualquier documentación de apoyo que se considere oportuno para la tramitación.

Sólo cuando el documento electrónico alcanza su versión definitiva y no se permiten nuevas modificaciones, se ingresa en el sistema de archivo electrónico, que se ocupará de su custodia y conservación. Una vez en el archivo electrónico, el documento podrá consultarse pero no editarse ni borrarse.

El archivo electrónico deberá asegurar la accesibilidad, disponibilidad, integridad y autenticidad de los documentos electrónicos en el futuro, independientemente del medio físico de almacenamiento y del formato del fichero.

Para favorecer su preservación, pueden imponerse algunos requisitos a los documentos previamente a su ingreso en el Archivo Electrónico:
  • Formato: será necesario que los documentos electrónicos de archivo tengan unos formatos definidos para su conservación y consulta, recomendándose que estos formatos estén basados en estándares abiertos.
  • Firma electrónica: se podrá exigir una serie de requisitos a los documentos firmados electrónicamente para poder verificar su autenticidad e integridad.
  • Digitalización: los documentos de papel que se digitalicen, deberán cumplir unos requerimientos normativos para que se puedan considerar copias auténticas del documento original.
Para facilitar el proceso, se recomienda que las normas, requisitos y políticas de conservación se tengan en consideración desde el mismo instante en el que se genera el documento, y no sólo en el momento de su ingreso en el Archivo Electrónico.

Fuente:
Software de fuentes abiertas en la Administración electrónica: Archivo electrónico de las Administraciones Públicas . Barcelona: Centro Nacional de Referencia de Aplicación de las TIC basadas en fuentes abiertas (CENATIC), 2009, pp. 20-22

3 comentarios:

jmcollado dijo...

muy buena reflexión, yo creo que la diferencia entre uno y otro terminará delimitado por cuestiones de permisos y de accesos, más que de posibilidades. será cuestión de esperar.... ¿qué tal fue tu exposición en FESABID? Yo no pude ir a prácticamente nada...

Servicio Documentación CEPYME Aragón dijo...

En la administración pública si que creo que se mantendrán las diferencias, pero en el ámbito privado seguramente lo normal es que confuyan las funcionalidades y todo se realice con una única herramienta. La mesa redonda sobre los documentalistas aragonesas en FESABID estuvo animada y creo que se dijeron cosas de interés. Espero en breve preparar una entrada en el blog comentandola.

Fuensanta dijo...

Enhorabuena por el post. Es cierto que existen diferencias claras entre un DMS y un archivo electrónico, pero a día de hoy tanto la Administración Pública como la empresa privada son más propensos al uso de gestores documentales que a archivos electrónicos. Un ejemplo claro de un buen DMS sería <a href="http://www.openkm.com>OpenKM</a>, ya que muestra tanto los beneficios de un archivo electrónico como las ventajas del gestor documental tradicional.

Saludos