Buscar en este blog

martes, 21 de febrero de 2012

La colaboración como estrategia para el desarrollo de la gestión documental en las pymes

Uno de los actores más relevantes para el despliegue de la gestión documental en el ámbito empresarial está siendo sin lugar a dudas la industria TIC, quien ha visto en este campo un importante nicho de negocio, por lo que en los últimos años ha desarrollado un número creciente de herramientas que facilitan a las empresas una más eficaz y eficiente gestión de los documentos (escáneres y dispositivos de digitalización, OCR, bases de datos, gestores documentales…).

Con un tejido empresarial formado mayoritariamente por empresas de pequeño tamaño, es lógico que la industria TIC haya puesto su foco de atención en las pymes, y considere que el futuro de la gestión documental está precisamente en esta tipología de empresas. En este contexto, recientemente se celebró un Debate MC sobre “Gestión documental en las pymes: retos y oportunidades” en el que participaron representantes de empresas tecnológicas, quienes desde su perspectiva analizaron la realidad de la gestión documental en las pequeñas empresas españolas.



Desconocimiento y uso ambiguo del término gestión documental

En este debate se reconoció el desconocimiento y uso ambiguo del término gestión documental, afirmándose que “las pequeñas empresas no saben lo que es”, que “cada cliente tiene una visión diferente de lo que es la gestión documental” o que “el término gestión documental está muy prostituido y parece que todo encaja en la gestión del documento”.

Las pymes precisan soluciones adaptadas a sus necesidades reales

No obstante a las empresas tecnológicas no parece preocuparles excesivamente estas cuestiones teóricas de la gestión documental, centrándose en su aplicación práctica; así se señalaba que las empresas “saben que tienen que manejar papeles y que cada día es más costoso, les lleva más tiempo… los pierden. Normalmente tienen un problema muy concreto y nuestra misión es resolverlo”. Y fue precisamente el pragmatismo y la adaptación a las necesidades reales de las empresas una de las ideas nucleares del debate.

Así se remarcó que a las pymes hay que ofrecerles soluciones sencillas, que no exijan una gran inversión inicial, que les proporcione un ahorro de costes, les facilite y haga más eficiente la gestión empresarial diaria y por encima de todo que se adapten a sus necesidades reales y concretas.

Un momento oportuno para el desarrollo de la gestión documental

En un contexto de crisis económica que está obligando a las empresas tanto a reducir sus gastos como a incrementar su productividad, la gestión documental puede ser un importante aliado que contribuya al ahorro (ahorro de espacio físico, reducción en la duplicidad de documentos archivados, fotocopias innecesarias, dobles grabaciones de datos…) y mejore la productividad de los trabajadores (reducción de tiempo para la localización y consulta de los documentos).

Por otra parte, el desarrollo de la administración electrónica al obligar a las empresas a realizar cada vez más trámites a través de medios telemáticos también está contribuyendo al impulso de la gestión documental en las pymes.

Estos factores indicados en el Debate MC, junto a otros ya apuntados en una anterior entrada en este blog, podrían hacer pensar que ha llegado la hora de la gestión documental en las pymes .

La colaboración como estrategia

Pero a pesar de la oportunidad actual para el desarrollo de la gestión documental, lo cierto es que los distintos actores implicados, reconocen dificultades para convencer a las pymes. Así en el Debate MC se señalaba que las empresas tecnológicas no han sabido trasladar a las pymes el valor que pueden encontrar en este tipo de soluciones “si llevamos tantos años dedicándonos a esto y no hemos sabido hacerles ver dónde se encuentra el valor de la gestión documental es que tal vez hemos hecho algo mal”.

Un ejercicio semejante de autocrítica se realizaba desde este mismo blog al intentar indagar sobre los factores que podían explicar porque los archiveros no están consiguiendo llegar a las empresas, especialmente a las pymes.

Y es que somos varios los agentes implicados en la gestión documental, desde la industria TIC (soluciones de hardware y software), pasando por diferentes empresas de servicios (consultorías y asesorías, custodia y conservación de la documentación…) y por los propios profesionales de la documentación (archiveros).

Cada uno de estos agentes ofrecemos nuestras propias soluciones, generalmente desde la parcialidad del producto o del servicio que ofertamos, en una dura competición por convencer a unas mismas destinatarias, las pymes, que se pueden sentir confundidas cuando no abrumadas por la variedad de propuestas que se le presentan para solucionar un mismo problema.

Todos parecemos estar de acuerdo en que cada empresa tiene unas necesidades concretas en materia de gestión documental, por lo que es preciso identificar adecuadamente esas necesidades y en consecuencia ofrecerles las soluciones ajustadas a sus casos particulares. Siendo esto así, no se pueden ofrecer soluciones generalistas aplicables a todas las empresas por igual. No todas las empresas van a necesitar el mismo producto o servicio, por lo que difícilmente un único agente -llámese empresas tecnológicas, de servicios, o archiveros- es el depositario de la solución que las empresas necesitan en materia de gestión documental.

Cada vez resulta más evidente la complementariedad de las propuestas que ofrecemos los distintos agentes: la tecnología como soporte ineludible para la gestión documental actual, con distintos productos y grados de desarrollo ajustables al estadio tecnológico de cada empresa; los archiveros capacitados para orientar a las empresas sobre los métodos y procesos más adecuados para la gestión de los documentos a lo largo de todo su continuum vital y si es el caso para dirigir o/y controlar su ejecución; los servicios externos para la custodia y conservación de la documentación que libera a las empresas de espacio en sus propias dependencias.

Esta complementariedad de soluciones nos indica que el camino a seguir para alcanzar la credibilidad de las pymes en la gestión documental no está en el enfrentamiento ni en cerrar filas en nuestros propios productos y servicios, sino muy al contrario en el respeto y la colaboración entre los distintos agentes. Debemos ser capaces de aunar esfuerzos, desarrollar proyectos conjuntos, reconocer nuestras propias limitaciones y aprender a reconducir a las empresas hacia los agentes más capacitados para dar la solución a cada caso concreto.

5 comentarios:

Joan Soler Jiménez dijo...

Excelente artículo. Claro y diáfano. Debemos explicarnos mejor, pero también necesitamos mejores oídos y más predispuesto. Un saludo desde Diplomàtica.cat!!

Miguel Ángel del Prado Martínez. Documentación CEPYME Aragón dijo...

Muchas gracias Joan. Coincido plenamente contigo, necesitamos explicarnos mejor (marketing), pero también la confianza y la predisposición tanto de los destinatarios de nuestros servicios como de los posibles colaboradores. Sin lugar a dudas se trata de las dos caras de la misma moneda.

Marcos dijo...

Excelente artículo Miguel Ángel, me quedo sobre todo con lo que comentas en el apartado 'Las pymes precisan soluciones adaptadas a sus necesidades reales' ya que cada pyme aún perteneciendo a un mismo sector que otra puede necesitar unas soluciones específicas diferentes, siendo muy importante la estrategia de gestión documental a seguir!

Miguel Ángel del Prado Martínez. Documentación CEPYME Aragón dijo...

Gracias Marcos. Comprender las necesidades reales y particulares debe ser lo primero que debemas hacer para poder ofrecer nuestros servicios o/y productos de gestión documental.

Ben Roques dijo...

El problema de la gestión documental de hoy es que, aunque se puede encontrar soluciones accesibles al nivel de tarifa, hasta OpenSource para algunas... los costos de integración y configuración son muy elevados para las PyMEs, y muchas de ellas no tienen la necesidad de tantas funcionalidades.

Creo que el futuro del ECM (gestión documental) para las PyMEs vendrá con soluciones simples, click and go, y adaptadas a sus recursos técnicos y financieros.

Con el proyecto DINO vamos en está dirección. Ahorra estamos en Beta privada, y abrimos la Beta publica al final del mes. Les dejo el link si quieren reservar una cuenta Beta.

http://www.dino.mx/

Saludos a todos! Ben@DINO