Análisis de los distintos aspectos relacionados con la gestión documentalDurante el año 2009 se han publicado en el blog diversos artículos con un enfoque fundamentalmente divulgativo sobre técnicas, procedimientos, enfoques y novedades producidas en el ámbito de la gestión de la documentación y la información en las organizaciones.
1.- Archivos y gestión documental:
La gestión de la documentación generada en el interior de las organizaciones en el desempeño de sus funciones ha sido uno de esos ámbitos analizados, prestando una especial atención a la complejidad actual de su gestión debido a la convivencia de documentación en distintos formatos y soportes como consecuencia del proceso en el que nos encontramos de transición a un entorno digital, pero en el que de momento no desaparece los documentos en papel. Así se han publicado artículos como:
Íntimamente relacionada con la gestión documental está la tramitación administrativa, pues en definitiva los documentos existentes en cualquier organización son el resultado de las diferentes tramitaciones que se realizan en su seno. En este sentido en el blog hemos estado atentos a dos asuntos primordiales:
1.- La simplificación o reducción de los trámites administrativos y de las barreras burocráticas a las que están sometidas las empresas, con artículos como “Se siguen aligerando las cargas administrativas” y “La simplificación administrativa al servicio del Mercado Interior Europeo”.
2.- La Administración electrónica, una de las principales vías para agilizar y reducir las cargas administrativas y que desde el pasado 1 de enero ya es una realidad en el ámbito de la Administración General del Estado o en algunas administraciones locales como el Ayuntamiento de Zaragoza, y un compromiso que se hará efectivo a partir de 2011 en Aragón en el ámbito competencial de la Comunidad Autónoma.
Gracias a la administración electrónicas los ciudadanos y empresas, tendremos derecho a realizar todas las gestiones ante la Administración por medios electrónicos, a no tener que presentar datos ni documentos que obren en poder de las Administraciones, a acceder por medios electrónicos a los servicios públicos prestados por las Administraciones, a conocer por medios electrónicos el estado de tramitación de los procedimientos administrativos, a obtener copias electrónicas de los documentos electrónicos incorporados a los expedientes o procedimientos en los que tengan la condición de interesados. En el blog se ha publicado:
Las novedades producidas en las prácticas, técnicas, productos y modos de acceso y difusión de los servicios y sistemas de información como bibliotecas y centros de documentación ha sido otro de los focos de atención. Y sin lugar a dudas las principales novedades se están produciendo en el creciente desembarco de productos y servicios en la web y en la progresiva virtualización de las bibliotecas y centros de documentación. En un momento de redefinición de la misión y funciones de estos servicios, la “conquista” de la web se ha convertido en uno de sus principales objetivos.
Las tradicionales divisiones entre disciplinas como la archivística o la biblioteconomía, pierden sentido ante las necesidades globales de información de las organizaciones. Las empresas precisan de una gestión integral de la información y la documentación tanto interna como externa, y no sólo eso, sino que además necesitan analizar y contextualizar la información, deben dar sentido a la información y aplicarla de manera estratégica a la toma de decisiones, a la resolución de problemas y a su operativa diaria. Es por ello que en el blog hemos recogido estos nuevos enfoques reconocidos bajo etiquetas como vigilancia tecnológica o inteligencia competitiva:
4.- Reutilización de la información pública
Otro de los temas que nos ha preocupado es la reutilización de la información pública o uso de la información generada por el sector público por parte de empresas del sector privado para la creación de nuevos productos y/o servicios destinados a diferentes públicos:
5.- Los profesionales de la documentación
Y como no podía ser de otra manera, también nos hemos ocupado de los profesionales encargados de la gestión de la documentación y la información, analizando quiénes son, que hacen, cómo han evolucionado y qué futuro previsible les espera.
1.- Archivos y gestión documental:
La gestión de la documentación generada en el interior de las organizaciones en el desempeño de sus funciones ha sido uno de esos ámbitos analizados, prestando una especial atención a la complejidad actual de su gestión debido a la convivencia de documentación en distintos formatos y soportes como consecuencia del proceso en el que nos encontramos de transición a un entorno digital, pero en el que de momento no desaparece los documentos en papel. Así se han publicado artículos como:- ¿Qué es la gestión documental?
- La gestión documental en las empresas
- Cómo aplicar la gestión documental en una empresa: un caso práctico
- Gestión documental en un entorno mixto (electrónico y en papel)
- Diferencias entre un Gestor Documental y un Archivo Electrónico
- El archivo electrónico en las Administraciones Públicas
- Twin Docs: Gestor personal de documentos electrónicos a través de la web
- De momento ni oficina sin papeles ni oficina móvil
Íntimamente relacionada con la gestión documental está la tramitación administrativa, pues en definitiva los documentos existentes en cualquier organización son el resultado de las diferentes tramitaciones que se realizan en su seno. En este sentido en el blog hemos estado atentos a dos asuntos primordiales:
1.- La simplificación o reducción de los trámites administrativos y de las barreras burocráticas a las que están sometidas las empresas, con artículos como “Se siguen aligerando las cargas administrativas” y “La simplificación administrativa al servicio del Mercado Interior Europeo”.
2.- La Administración electrónica, una de las principales vías para agilizar y reducir las cargas administrativas y que desde el pasado 1 de enero ya es una realidad en el ámbito de la Administración General del Estado o en algunas administraciones locales como el Ayuntamiento de Zaragoza, y un compromiso que se hará efectivo a partir de 2011 en Aragón en el ámbito competencial de la Comunidad Autónoma.
Gracias a la administración electrónicas los ciudadanos y empresas, tendremos derecho a realizar todas las gestiones ante la Administración por medios electrónicos, a no tener que presentar datos ni documentos que obren en poder de las Administraciones, a acceder por medios electrónicos a los servicios públicos prestados por las Administraciones, a conocer por medios electrónicos el estado de tramitación de los procedimientos administrativos, a obtener copias electrónicas de los documentos electrónicos incorporados a los expedientes o procedimientos en los que tengan la condición de interesados. En el blog se ha publicado:
- Uso de la Administración electrónica por los ciudadanos y las empresas
- Plan de Administración electrónica del Gobierno de Aragón
- Aragón en el pelotón de cola en la aplicación de la Administración Electrónica
- Administración Electrónica: La Ley y la realidad
- La Administración Electrónica y las empresas españolas
- La administración electrónica en la ciudad de Zaragoza
- El reglamento de desarrollo de la ley de Administración Electrónica
- Ayuntamiento electrónico de Zaragoza
- Oficina sin papeles: uniendo administración electrónica y buenas prácticas ambientales
- Incorporar la protección de datos a la cultura empresarial
- 10 medidas para mantener la Seguridad de la Información en las pequeñas empresas
- Medidas para salvaguardar y controlar la trazabilidad, acceso y entrega de los documentos que contienen información privilegiada
- Deficiencias en la seguridad de la documentación en papel en el espacio de trabajo
- Contraseñas seguras
- Seguridad informática en las Pymes
Las novedades producidas en las prácticas, técnicas, productos y modos de acceso y difusión de los servicios y sistemas de información como bibliotecas y centros de documentación ha sido otro de los focos de atención. Y sin lugar a dudas las principales novedades se están produciendo en el creciente desembarco de productos y servicios en la web y en la progresiva virtualización de las bibliotecas y centros de documentación. En un momento de redefinición de la misión y funciones de estos servicios, la “conquista” de la web se ha convertido en uno de sus principales objetivos.- La Biblioteca Digital Mundial de la UNESCO
- Dialnet: un recurso documental imprescindible
- Biblioteca Virtual de Aragón
- Zaguán: Repositorio Digital de la Universidad de Zaragoza
- RIA: Repositorio Institucional de Asturias
- Los repositorios digitales en las empresas
- Recomendaciones para el tratamiento documental en un entorno mixto: web – papel
- Software libre para bibliotecas
- Gestores de referencias bibliográficas
- Pregunte, las bibliotecas responden
- ONIX, estándar para la codificación y el intercambio de información bibliográfica del sector editorial
- Un nuevo modelo de negocio para el sector del libro
- El libro electrónico en el contexto de la industria de los contenidos digitales
- Prospección del mercado de dispositivos lectores de eBooks
- Experiencia de uso en la lectura del libro electrónico
- Sobre pantallas, ebooks y libros en papel
Las tradicionales divisiones entre disciplinas como la archivística o la biblioteconomía, pierden sentido ante las necesidades globales de información de las organizaciones. Las empresas precisan de una gestión integral de la información y la documentación tanto interna como externa, y no sólo eso, sino que además necesitan analizar y contextualizar la información, deben dar sentido a la información y aplicarla de manera estratégica a la toma de decisiones, a la resolución de problemas y a su operativa diaria. Es por ello que en el blog hemos recogido estos nuevos enfoques reconocidos bajo etiquetas como vigilancia tecnológica o inteligencia competitiva:- Empresas inteligentes
- Dar sentido a la información
- Interrogaciones sobre inteligencia competitiva
- Vigilancia tecnológica, inteligencia competitiva: el debate del SEDIC
- ¿Qué información usan las empresas?
- La relevancia de la información y la documentación para la empresa
- Estrategia general de gestión de la información científica
4.- Reutilización de la información pública
Otro de los temas que nos ha preocupado es la reutilización de la información pública o uso de la información generada por el sector público por parte de empresas del sector privado para la creación de nuevos productos y/o servicios destinados a diferentes públicos:
- Activos de información pública
- Reutilización de la información del sector público: algunas preguntas previas
- Reutilización de la información: la hora de los documentalistas
- Publicada la Guía Aporta sobre la reutilización de la información del sector público
- Un ejemplo de reutilización de información pública
- Reutilización de la información del sector público
5.- Los profesionales de la documentación
Y como no podía ser de otra manera, también nos hemos ocupado de los profesionales encargados de la gestión de la documentación y la información, analizando quiénes son, que hacen, cómo han evolucionado y qué futuro previsible les espera.
- ¿Qué hace un archivero?
- Las funciones de un documentalista
- 10 motivos para contratar a un documentalista en una empresa
- La situación actual del documentalista dentro de la empresa aragonesa
- Diez consejos para profesionales de la información
- ¿Es posible el desarrollo de la archivística en las organizaciones empresariales?
- Reutilización de la información: la hora de los documentalistas
- Evolución de la Documentación y la influencia de las nuevas tecnologías
- A vueltas con nuestro futuro profesional
- Una visión sobre el próximo futuro de los documentalistas y de los centros de documentación
